В НАДС нагадали, що із 30 березня 2023 року діє оновлений Порядок розроблення посадових інструкцій державних службовців категорій «Б» та «В», затверджений наказом НАДС від 25.11.2022 р. № 123-22 (далі - Порядок).
Тож після онлайн сесії щодо окремих питань розроблення посадових інструкцій підготовлено відповіді на ТОП-10 питань, які найчастіше ставили учасники.
1. Чи потрібно оновлювати діючі посадові інструкції у зв'язку зі зміною форми?
Порядком не передбачено обов'язок перезатверджувати усі існуючі посадові інструкції для приведення їх у відповідність до зміненої форми. Оновлену форму посадових інструкцій, а також положення Порядку потрібно застосовувати з 30 березня 2023 року.
2. Чи потрібно документально оформлювати рішення про перегляд посадових інструкцій?
Ні, не потрібно. Порядком не передбачено обов'язок видання розпорядчого документа для перегляду посадових інструкцій державних службовців.
3. Чи необхідно передбачити в посадовій інструкції покладання виконання посадових обов'язків на іншого державного службовця?
В посадовій інструкції не рекомендується зазначати про покладання обов'язків тимчасово відсутнього державного службовця на іншого державного службовця.
Зазначене, на наш погляд, доцільно передбачити в окремому рішенні керівника державної служби, у якому буде враховано поточну ситуацію в державному органі (фактичну наявність працівників, їх завантаженість тощо)
4. Чи встановлена мінімальна кількість посадових обов'язків, які повинні бути зазначені в посадовій інструкції? Якщо у держслужбовця 10 і більше посадових обов'язків - як правильно їх прописати в посадовій інструкції?
Якщо при визначенні змісту виконуваної за посадою роботи виявлено більше десяти основних дій, рекомендується додатково їх переглянути, згрупувавши відповідно до тих завдань, функції та відповідальності, які будуть делеговані державному службовцю на цій посаді. При цьому слід зважати на кількість, складність, типову тривалість виконання певних дій та інші фактори для належного розподілу обсягу роботи в межах робочого часу між державними службовцями відповідного державного органу.
Мінімальної кількості посадових обов'язків, які мають бути зазначені в посадовій інструкції державного службовця, Порядком не передбачено. Кількість посадових обов'язків державного службовця обумовлена специфікою посади державної служби.
5. Якщо в державному органі є 10 посад з однаковими посадовими обов'язками, скільки необхідно затвердити посадових інструкцій - 10 чи 1? Чи можуть в одному відділі у спеціалістів бути ідентичні посадові інструкції з однаковими посадовими обов'язками, якщо працівники виконують однакову роботу?
Для однієї посади - одна посадова інструкція. У разі виконання працівниками однакових посадових обов'язків, в їх посадових інструкціях рекомендується визначити однакові основні посадові обов'язки.
6. Чи обов'язкові для заповнення усі розділи посадової інструкції державних службовців категорій «Б» та «В»?
Інформація в розділах посадової інструкції заповнюється за потреби (наприклад, не кожній посаді характерні спеціальні умови служби, тому вони зазначаються у разі їх наявності).
7. Чи може один спеціаліст мати декілька посадових інструкцій: основну та додаткову, наприклад, з військового обліку або пожежної безпеки?
Ні, не може.
8. Чи потрібно погоджувати проект посадової інструкції з юридичною службою державного органу?
Ні, не потрібно.
9. Яка відповідальність за неналежне оформлення посадової інструкції/невчасне її розроблення та затвердження?
У разі створення в державному органі служби управління персоналом (а не введення посади спеціаліста з питань персоналу) для належної реалізації цих функцій вони мають бути делеговані одному або декільком державним службовцям, які працюють у службі управління персоналом.
За невиконання або неналежне виконання посадових обов'язків, визначених цим Законом та іншими нормативно-правовими актами у сфері державної служби, посадовою інструкцією, а також порушення правил етичної поведінки та інше порушення службової дисципліни державний службовець притягається до дисциплінарної відповідальності
10. Коли ознайомлювати особу із посадовою інструкцією, якщо вона призначена на посаду держаної служби у період дії воєнного стану без конкурсного відбору?
В день призначення або переведення державного службовця на відповідну посаду ознайомлює його з посадовою інструкцією. У разі тимчасової відсутності державного службовця служба управління персоналом ознайомлює такого державного службовця з посадовою інструкцією у день його виходу на роботу.
Де читати про трудові зміни в умовах воєнного стану? У рішенні LIGA360:HR. Особливості дистанційної роботи, найму і звільнення працівників, бронювання й війського обліку та інші актуальні питання. Замовте LIGA360 - дізнавайтеся першими про найважливіше.
