Закордонні відрядження для бізнесу давно стали звичайною практикою. Проте для бухгалтера така поїздка працівника часто означає цілий ланцюг валютних операцій, розрахунків і документів, у яких легко припуститися помилки. На перший погляд усе просто: працівник розрахувався карткою, подав звіт - і питання закрите. Але саме тут виникають нюанси, які можуть вплинути на облік, податки та фінансову звітність підприємства. Бухгалтеру доводиться враховувати особливості валютних операцій, курсових різниць і порядку списання коштів з корпоративних карток.
На практиці підприємства використовують кілька способів фінансування таких поїздок. Наприклад, іноземну валюту можуть придбати заздалегідь або ж працівник розраховується корпоративною платіжною карткою, прив'язаною до валютного рахунку. І кожен із цих варіантів має свої облікові особливості.
Ситуація ускладнюється ще більше, коли підприємство використовує мультивалютну корпоративну картку. У такому разі під час оплати можуть відбуватися конвертації валюти - іноді навіть у кілька етапів. У результаті фактична сума списання може відрізнятися від тієї, на яку розраховував бухгалтер.
Додаткову складність створює й те, що дати здійснення платежу працівником та фактичного списання коштів банком не завжди збігаються. Через це виникають питання: яку дату брати для відображення операції, який курс використовувати та як правильно показати такі витрати в бухгалтерському обліку.
Ще один важливий момент - облік курсових різниць. У деяких випадках вони виникають під час кожної операції, пов'язаної з використанням корпоративної картки. У інших ситуаціях - ні. Саме тому бухгалтеру важливо розуміти, які операції вважаються монетарними, а які - ні. Неправильне відображення курсових різниць може призвести до викривлення звітності та небажаних запитань від контролюючих органів.
Не варто забувати і про ліміти. Законодавство чітко обмежує суми, які можна купувати або знімати готівкою для потреб відрядження. Крім того, існує «магічна межа» добових у 80 євро. Якщо її перевищити хоча б на цент через невдало підібраний курс НБУ, у підприємства виникає обов'язок утримати податки. Хто має платити ПДФО та військовий збір у такому разі?
Окремо постає питання документального підтвердження витрат працівника у відрядженні. Адже навіть незначна неточність у відображенні валютних операцій або добових може викликати запитання під час перевірок.
Щоб уникнути таких ризиків, бухгалтерам доводиться уважно відстежувати не лише самі витрати, а й механізм їх оплати - від придбання валюти до остаточного списання коштів із рахунка підприємства.
Саме ці питання детально розглянуто у матеріалі «Відрядження за кордон: бухгалтерський облік».
