Міністерство оборони суттєво оновило Інструкцію з питань Державного Протоколу та Церемоніалу, встановивши чіткі сумові границі та кошторисні ліміти для представницьких витрат на прийом іноземних делегацій.
Документ детально регламентує фінансування витрат на обслуговування іноземних делегацій, проведення офіційних прийомів, переговорів та культурних програм. Для бухгалтерських та фінансових служб військових частин і розпорядників коштів це означає необхідність застосування оновлених норм при плануванні кошторисів та складанні первинної звітності.
Відповідно до затвердженого порядку, загальний обсяг представницьких витрат не може перевищувати 0,25 відсотка від річного кошторису відповідного розпорядника бюджетних коштів. Установлені нормативним актом граничні суми діють у 2026 році, а починаючи з 1 січня 2027 року вони підлягатимуть щорічному перерахунку. Новий механізм передбачає множення базового показника попереднього року на річний індекс інфляції, оприлюднений Державною службою статистики України, із подальшим коригуванням посадових коефіцієнтів.
У 2026 році граничні норми витрат розмежовано залежно від рівнів посадових осіб, які очолюють делегацію або приймають гостей. Зокрема, добова норма на харчування або проведення одного офіційного (дружнього) обіду чи вечері становить 5 510 грн на особу для заходів за участю Міністра оборони, 4 960 грн - для Головнокомандувача ЗСУ та першого заступника Міністра, і 4 130 грн - для начальника Генерального штабу. На придбання сувенірної продукції передбачено до 7 600 грн та 6 840 грн відповідно, а витрати на буфетне обслуговування («келих шампанського») під час підписання документів обмежено сумою 310 грн на одну особу.
Для коректного підтвердження первинних документів бухгалтерам слід враховувати встановлені пропорції розподілу добових витрат на харчування: 30 відсотків від добової норми припадає на сніданок, 40 відсотків - на обід та 30 відсотків - на вечерю. У разі, якщо вартість сніданку вже включено до рахунку за проживання в готелі, витрати на решту прийомів їжі розраховуються у пропорції 50/50 або 60/40 відсотків між обідом та вечерею. Додатково передбачено буфетне обслуговування в готельних номерах глав делегацій у розмірі від 400 до 450 грн на добу.
Важливим контрольним параметром під час списання коштів є дотримання кількісного складу учасників заходів. За правилами Інструкції, чисельність учасників з української сторони під час офіційних чи робочих обідів не може перевищувати чисельність іноземної делегації. Крім того, нормовано залучення супроводжуючого персоналу та перекладачів: один перекладач та один супроводжуючий призначаються на делегацію до п'яти осіб включно, або по одній такій особі на кожні п'ять членів іноземної делегації.
Попри відомчу дію документ може бути корисним і для фінслужб господарюючих суб'єктів у якості прикладу оформлення внутрішніх політик щодо представницьких витрат. Адже контролери доволі прискіпливо ставляться до цього питання під час перевірок.
Якщо Ви не наш клієнт - почніть свою роботу з LIGA360 вже сьогодні - Ligazakon.net
На цю ж тему також може бути корисним:
Представницькі витрати: визначення, мета, види, звітність та оподаткування
Валютне забезпечення закордонних відряджень: процедурні нюанси й обмеження воєнного стану
Витрати на проживання іноземних спеціалістів: як оформити й показати в обліку
