Якщо підприємство втратило оригінал наказу про призначення директора, недостатньо просто роздрукувати його копію та підписати повторно. Порядок відновлення кадрового документа передбачає оформлення дубліката як повторно створеного службового документа, що замінює втрачений оригінал і має таку саму юридичну силу.
Якщо Ви не наш клієнт - почніть свою роботу з LIGA360 вже сьогодні - Ligazakon.net
Алгоритм відновлення починається з пошуку документа. Якщо наказ не знайдено в кадровій службі, бухгалтерії та інших можливих місцях зберігання, служба діловодства ініціює службове розслідування. Керівник створює відповідну комісію та призначає розслідування. За його результатами оформлюють довідку про причини відсутності документа із зазначенням обставин втрати, заходів із пошуку та відомостей про винних осіб, якщо їх установлено. Довідку передають до архіву підприємства, на підставі якої складають акт про нестачу справ (документів). Якщо встановлено винних осіб, керівник може видати наказ про притягнення їх до відповідальності.
Усі деталі у статті «Оригінал наказу втрачено: чи можна його відновити?».
Дублікат оформлюють на підставі акта про нестачу та наявних підтверджень призначення директора - наприклад, рішення засновників, відомостей з ЄДР, трудового договору чи інших кадрових документів. У ньому відтворюють первинні дату, реєстраційний номер і повний текст наказу, а в правому верхньому куті першого аркуша ставлять позначку «Дублікат». Документ підписують посадові особи, які мають право підпису на момент його оформлення; печатку проставляють за наявності. Важливо: дублікат не отримує нового реєстраційного індексу та не реєструється під поточним номером.
Ще більше практичних порад для правильних рішень для роботодавця читайте у матеріалах LIGA360:
"Новий стандарт ДСТУ 4163:2020: що змінилося в оформленні документів";
"Втрата кадрової документації внаслідок бойових дій: правові підстави та порядок відновлення"
