Якщо працівник не з'явився на роботі в дату, визначену наказом про прийняття, і фактично не розпочав виконання трудових обов'язків, оформлювати його звільнення за прогул або за власним бажанням неправомірно. Адже фактичні трудові відносини не розпочалися, а процедура звільнення створить зайвий запис про трудовий стаж і потребуватиме проведення кадрово-бухгалтерських розрахунків. Водночас скасувати наказ можна не в кожному випадку: спочатку роботодавець має з'ясувати причину відсутності. Якщо працівник не вийшов через поважну причину, наприклад хворобу, скасовувати наказ не можна.
Якщо Ви не наш клієнт - почніть свою роботу з LIGA360 вже сьогодні - Ligazakon.net
Для належного документального оформлення роботодавцю потрібно отримати пояснення працівника або запропонувати йому відкликати заяву про прийняття на роботу, якщо той передумав працевлаштовуватися. Якщо зв'язатися з працівником не вдалося або він відмовляється подавати заяву, слід оформити доповідну записку та акт про невихід на роботу в перший робочий день. На підставі цих документів керівник видає наказ, у якому визнає попередній наказ про прийняття таким, що втратив чинність. Такий кадровий наказ реєструють у журналі реєстрації наказів.
Усі деталі у матеріалі «Працівник не вийшов на роботу в перший день: як скасувати наказ про прийняття без звільнення».
Окрему увагу потрібно приділити звітності та відомостям про трудові відносини. До ДПС роботодавець подає скасовуюче повідомлення про прийняття на роботу, повністю дублюючи реквізити первісного повідомлення. Щодо інформації, переданої через вебпортал ПФУ, ситуація складніша: сервіс оперативного подання відомостей не передбачає самостійного скасування вже переданого запису. Тому роботодавцю потрібно направити до ПФУ звернення через кабінет страхувальника в розділі «Комунікації з ПФУ» ? «Звернення», додавши скан-копії наказу про прийняття та наказу про втрату ним чинності. Водночас для актуалізації даних у реєстрі застрахованих осіб важливе значення має додаток Д5 до Податкового розрахунку: якщо трудові відносини фактично не виникли, інформацію про таке прийняття в Д5 не відображають. Отже, роботодавцям важливо не плутати скасування кадрового наказу зі звільненням працівника та своєчасно врегулювати інформацію в обох державних системах.
Ще більше практичних порад для правильних рішень для роботодавця читайте у матеріалах LIGA360:
«Інформування ПФУ про зміни у трудових відносинах: новий сервіс для роботодавців»;
«Повідомлення про прийняття на роботу: правила подання та ризики роботодавця».
