Алгоритм назначения больничных и декретных в 2023 году

Как известно, с 1 января 2023 года согласно Закону № 2620 действует новая редакция Закона № 1105. По-прежнему застрахованным лицам в связи с временной утратой трудоспособности предоставляются следующие виды страховых выплат (ч. 1 ст. 13 Закона № 1105):

1) пособие по временной нетрудоспособности, включая уход за больным ребенком, уход за ребенком в возрасте до 14 лет или ребенком с инвалидностью в возрасте до 18 лет на весь период оказания реабилитационной помощи, при наличии медицинского заключения о необходимости стороннего ухода за ребенком;

2) пособие по беременности и родам;

3) помощь на погребение (кроме погребения пенсионеров, безработных и лиц, умерших вследствие несчастного случая на производстве).

Однако новой редакцией Закона № 1105 был несколько изменен порядок назначения пособия по временной нетрудоспособности. Следовательно, дальше давайте рассмотрим основные шаги обновленного алгоритма назначения больничных и декретных в 2023 году.

Шаг 1. Назначение уполномоченных лиц по социальному страхованию

С 1 января 2023 года решения о назначении страховой выплаты принимается страхователем или уполномоченными им лицами (ч. 3 ст. 22 Закона № 1105). Поэтому приказом директора следует назначить одно или несколько уполномоченных лиц, которые будут рассматривать листки нетрудоспособности и принимать решения о назначении материального обеспечения, то есть о выплате больничных. Другой вариант - директор сам решает вопрос о назначении и выплате больничных.

Подробнее об этом см. "Главный по больничным на предприятии: замечания о предоставлении полномочий".

Создание комиссии по социальному страхованию Законом № 1105 не предусматривается, но и не запрещается.

Шаг 2. Принятие решения о назначении пособия

Основанием для назначения пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам является листок нетрудоспособности, который формируется в Электронном реестре листков нетрудоспособности согласно Порядку № 1234.

Информацию о сформированном листке нетрудоспособности работника работодатель получает через свой кабинет страхователя на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Листок нетрудоспособности может иметь в Реестре следующие статусы:

• закрытый;

• готовый к оплате (выданный);

• ошибочно сформированный;

• недействительный;

• оплаченный.

Листок нетрудоспособности считается выданным через 7 дней после даты закрытия листка нетрудоспособности (п. 3 разд. ІІ Порядка № 1234).

Оплата электронного больничного может осуществляться после того, как он получает статус "готов к оплате".

Для листка нетрудоспособности по беременности и родам - через 7 дней после даты открытия.

С 1 января 2023 года больничный должен рассматриваться в следующие сроки (ч. 1 ст. 24 Закона № 1105):

• по временной нетрудоспособности - не позднее 10 рабочих дней со дня поступления,

• по беременности и родам - не позднее 3 рабочих дней со дня поступления.

По результатам рассмотрения уполномоченным лицом принимается решение о выплате пособия или об отказе. Если уполномоченный не был назначен, то решение о выплате больничных или об отказе в выплате принимает директор своим приказом.

Обратите внимание! С 1 января 2023 года изменились правила выплаты больничных и декретных работникам, являющимся совместителями. Так, в ч. 1 ст. 22 Закона № 1105 указывается, что "пособие по временной нетрудоспособности (включая уход за больным ребенком), пособие по беременности и родам застрахованным лицам… предоставляется по основному месту работы (деятельности) или по месту работы по совместительству (найму) в порядке, установленном Кабинетом Министров Украины".

А вот оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности может осуществляться как по основному месту работы, так и по совместительству согласно п. 2 Порядка № 440 (см. письмо Минсоцполитики от 15.02.2023 г. № 494/0/290-23/54).

Подробнее об этом см. "Больничные совместителю - теперь только эксклюзив".

Учтите, что в ч. 1 ст. 16 Закона № 1105 прописаны основания для отказа в предоставлении пособия по временной нетрудоспособности, а именно:

1) получение застрахованным лицом травмы или его заболевание при совершении им уголовного правонарушения;

2) умышленное причинение вреда своему здоровью с целью уклонения от работы или других обязанностей либо симуляции болезни;

3) нахождение под арестом и за время проведения судебно-медицинской экспертизы;

4) принудительное лечение, предписанное по судебному решению;

5) временная нетрудоспособность в связи с заболеванием или травмой, которые случились вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением;

6) пребывание застрахованного лица в отпуске без сохранения заработной платы, творческом отпуске, дополнительном отпуске в связи с обучением;

7) временная нетрудоспособность, указанная в листке нетрудоспособности, признанном необоснованным.

Уведомление об отказе в назначении пособия с изложением причины отказа направляется работнику не позднее 5 дней после принятия соответствующего решения (ч. 1 ст. 24 Закона № 1105).

Шаг 3. Начисление суммы пособия

Начисления осуществляется на основании таких показателей:

• страховой стаж застрахованного лица;

• расчетный период, за который рассчитывается средняя заработная плата;

• совокупный доход за расчетный период;

• среднедневная заработная плата.

По-прежнему пособие по временной нетрудоспособности выплачивается застрахованным лицам в зависимости от страхового стажа в следующем размере:

Обратите внимание: декретные выплачиваются в размере 100 % независимо от страхового стажа!

Расчетный период

Расчетным периодом, за который рассчитывается средняя заработная плата, является 12 календарных месяцев по месту работы, где произошел страховой случай, начиная с месяца, предшествующего месяцу наступления страхового случая. Если работник отработал менее 12 месяцев, то учитывается соответствующий период:

В расчетный период включаются:

• праздничные, нерабочие дни, определенные в ст. 73 КЗоТ;

• дни отпусков (ежегодных, дополнительных, учебных, социальных, чернобыльских и т. п.);

• дни простоя на предприятии.

Исключаются из расчетного периода согласно п. 3 Порядка № 1266 календарные дни, не отработанные по таким уважительным причинам, как:

• временная нетрудоспособность;

• отпуск по беременности и родам;

• отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста;

• отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста по медицинскому заключению;

• отпуск без сохранения заработной платы;

• приостановление действия трудового договора в связи с военной агрессией рф против Украины.

Совокупный доход за расчетный период

Совокупный доход за расчетный период определяется согласно данным, указанным в приложении Д1 к Налоговому расчету за соответствующие месяцы, входящие в расчетный период.

Не включаются в совокупный доход выплаты, не являющиеся заработной платой, в частности:

• сумма пособия по временной утрате трудоспособности;

• сумма пособия по беременности и родам;

• сумма одноразовой материальной помощи работнику;

• сумма вознаграждения по договору гражданско-правового характера.

Среднедневная заработная плата рассчитывается по следующим формулам:

Формула 1

Формула 2

В отдельных случаях сумма больничных и декретных ограничивается. Это касается лиц, которые на протяжении 12 месяцев перед наступлением страхового случая в соответствии с данными Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования имеют страховой стаж менее 6 месяцев суммарно (ч. 4 ст. 12 Закона № 1105). Для них пособие начисляется следующим образом:

1) пособие по временной нетрудоспособности - исходя из начисленной заработной платы (дохода), с которой уплачиваются страховые взносы, но не более размера пособия, рассчитанного из минимальной заработной платы, установленной на момент наступления страхового случая. В 2023 году максимум составляет:

6700 грн / 30,44 = 220,11 грн;

2) пособие по беременности и родам - исходя из начисленной заработной платы (дохода), с которой уплачиваются страховые взносы, но не более размера пособия, рассчитанного из двукратного размера минимальной заработной платы, установленной на момент наступления страхового случая. В 2023 году:

• минимум составляет:

6700 грн / 30,44 = 220,11 грн;

• максимум составляет:

2 х 6700 грн / 30,44 = 440,22 грн.

Среднедневная заработная плата для всех работников вне зависимости от стажа не может превышать максимальную величину базы начисления ЕСВ из расчета на один календарный день (п. 4 Порядка № 1266).

Максимальная величина базы начисления ЕСВ из расчета на один календарный день исчисляется путем деления установленного ее размера в последнем месяце расчетного периода на среднемесячное количество календарных дней (30,44).

Например, если страховой случай (болезнь работника) приходится на март 2023 года, то максимальное ограничение для среднедневной заработной платы составит: (6700 грн х 15) / 30,44 = 3301,58 грн.

Шаг 4. Представление справочного Налогового расчета в ГНС

В случае если в расчетный период входят месяцы, за которые еще не представлялся Налоговый расчет, работодатель для назначения работникам материального обеспечения (больничных и декретных) за счет средств ПФУ должен сформировать и представить Налоговый расчет с типом "Звітний" как "Довідковий" отдельно по каждому работнику.

Если предприятие не успевает подать "Довідковий" Расчет до конца квартала, в котором наступило событие, то дальше следует подать Расчет с типом "Звітний". Отдельно формировать "Довідковий" Расчет по истечении отчетного квартала не нужно.

Шаг 5. Подача заявления-расчета в ПФУ

Основанием для финансирования страхователей территориальными органами ПФУ выступает оформленное заявление-расчет, в котором содержится информация о начисленных застрахованным лицам суммах страховых выплат по их видам (ч. 1 ст. 26 Закона № 1105).

Поэтому, после того как страхователем (или уполномоченными по социальному страхованию) будет принято решение о назначении или отказе в назначении матобеспечения, он передает решение в бухгалтерию предприятия.

Бухгалтерия на основании бумажного и/или э-больничного (либо его бумажной распечатки) и решения страхователя (или уполномоченных по социальному страхованию) производит начисление больничных (декретных), в течение 5 рабочих дней оформляет заявление-расчет и подает его отделению ПФУ по месту учета через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Территориальные органы ПФУ осуществляют финансирование страхователей в течение 3 рабочих дней после поступления заявления-расчета, в том числе в электронной форме.

Сумма начисленных больничных поступает от ПФУ на отдельный текущий счет, открытый работодателем в банке исключительно для зачисления страховых средств (ч. 2 ст. 26 Закона № 1105). Полученные средства учитываются страхователем на отдельном субсчете. Их разрешается использовать только для предоставления материального обеспечения и социальных услуг застрахованным лицам. Часть данных средств должна быть удержана в счет НДФЛ и военного сбора, которые согласно законодательству удерживаются из таких выплат и за удержание которых страхователь, как налоговый агент, несет ответственность в соответствии с законодательством Украины.

В случае если сумма полученных страхователем страховых средств превышает фактические расходы на предоставление страховых выплат, то в течение 3 рабочих дней неиспользованные страховые средства возвращаются территориальному органу ПФУ, осуществившему финансирование (ч. 2 ст. 26 Закона № 1105).

Шаг 6. Направление уведомления о выплате пособия

С 1 января 2023 года по-прежнему требуется подавать уведомление о выплате средств застрахованным лицам.

Подробнее об этом см. "Уведомление о выплате больничных и декретных: необходимо ли подавать с 1 января 2023 года".

Также на данную тему читайте статьи:

- "Больничный дайджест от ПФУ";

- "В расчетном периоде - отпуск за свой счет и временная нетрудоспособность: что следует учесть";

- "Ограничение суммы пособия по временной нетрудоспособности, если страховой стаж составляет не более 6 месяцев за последние 12 месяцев";

- "Болезнь работника в месяце приема на работу: расчет больничных";

- "Начисление больничного работнику-добровольцу";

- "Декретный отпуск после отпуска по уходу за ребенком: расчет пособия по беременности и родам";

- "Начисление декретных: как учитывать период отпуска без сохранения зарплаты".

ПРАВОВОЙ ГЛОССАРИЙ

1. Закон № 1105 - Закон Украины "Об общеобязательном государственном социальном страховании" от 23.09.99 г. № 1105-XIV.

2. Закон № 2620 - Закон Украины "О внесении изменений в Закон Украины "Об общеобязательном государственном социальном страховании" и Закон Украины "Об общеобязательном государственном пенсионном страховании" от 21.09.2022 г. № 2620-IX.

3. Порядок № 1234 - Порядок выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности, утвержденный приказом Минздрава Украины от 17.06.2021 г. № 1234.

4. Порядок № 1266 - Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.

5. Постановление № 28-3 - постановление правления ПФУ "Некоторые вопросы финансирования для осуществления выплат и предоставления социальных услуг, определенных Законом Украины "Об общеобязательном государственном социальном страховании" от 21.12.2022 г. № 28-3.

6. Порядок № 12 - Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной утратой трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденный постановлением правления Фонда социального страхования Украины от 19.07.2018 г. № 12.

_______________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2023

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Автор

Инна Журавская,

консультант по вопросам налогообложения и оплаты труда