Мінцифри застерігає — використовуйте захищений формат електронних документів тривалого зберігання

15.05.2020, 13:20
444
0

Йдеться про формат даних PDF/A-1 (*. pdf), який убезпечить від випадкового редагування документа
Йдеться про формат даних PDF/A-1 (*. pdf), який убезпечить від випадкового редагування документа

Мінцифри пояснило які вимоги передбачені до зберігання електронних документів.

Документи поділяють два види архівного зберігання: постійне та тривале - 10 років і тимчасове зберігання - до 10 років.

До першої групи відносять статути, штатні розписи, установчі документи та особові справи, які варто мати і у паперовій формі. Якщо підписали їх в електронній формі, використовуйте формат даних PDF/A-1 (*.pdf), який убезпечить вас та ваших контрагентів від випадкового редагування документа.

У свою чергу документи другої групи достатньо зберігати лише в електронній формі.

Скільки зберігати документи другої групи?

1. Документи про відрядження (програми, технічні завдання, доповіді, довідки):

- закордонні або наукові в межах України - 10 років;

- у межах України - 3 роки.

2. Дані про документообіг на підприємстві - 5 років.

3. Кредитні договори, поруки, застави, гарантії, переведення боргу - 5 років.

4. Первинні документи та додатки до них, що фіксують господарські операції (касові, банківські документи, ордери) - 3 роки.

5. Податкові накладні та облікові регістри - 3 роки.

Після закінчення строків зберігання документи знищують.

Рецепт легкої звітності - сервіс REPORT. Все, що необхідно бухгалтеру та підприємцю, за демократичними цінами. Придбайте в травні зі знижкою 20%.

Також читайте статтю "Електронний документообіг: діджиталізуємо паперову роботу на підприємстві" у виданні БУХГАЛТЕР&ЗАКОН.

Для отримання доступу до аналітики видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН та інших документів інформаційно-правової системи ЛІГА:ЗАКОН - скористайтеся ТЕСТОВИМ доступом та оцініть зручність і швидкість пошуку необхідних вам матеріалів

Підписуйтеся на наш канал у Telegram і сторінку в Facebook, щоб завжди бути в курсі бухгалтерських подій.


Увійдіть, щоб залишити коментар