Гуманітарна допомога: документальне оформлення, облік та відповідальність

Через збройну агресію Російської Федерації проти України переважна більшість цивілізованого світу допомагає Україні. Окрім військово-технічної допомоги, окремим різновидом допомоги є гуманітарна допомога. Враховуючи масштабність такої допомоги, підвищення на законодавчому рівні відповідальності за її витрачання, ми зупинимося на нюансах документального оформлення операцій з допомогою, ведення обліку та нагадаємо про наслідки нецільового використання гуманітарної допомоги.

Що таке гуманітарна допомога

На підставі ст.1 Закону України «Про гуманітарну допомогу» №1192 від 22.10.1999 р. (далі – Закон №1192) гуманітарна допомога – це цільова адресна безоплатна допомога в грошовій або натуральній формі, у вигляді безповоротної фінансової допомоги або добровільних пожертвувань, або допомога у вигляді виконання робіт, надання послуг, що надається іноземними та вітчизняними донорами із гуманних мотивів отримувачам гуманітарної допомоги в Україні або за кордоном, які потребують її у зв’язку з соціальною незахищеністю, матеріальною незабезпеченістю, важким фінансовим становищем, виникненням надзвичайного стану.

Отже, безповоротна фінансова допомога (грошові кошти) і допомога у натуральній формі (товари) можуть бути визнані за певних умов гуманітарною допомогою.

Гуманітарна допомога є різновидом благодійництва і має спрямовуватися відповідно до обставин, об’єктивних потреб, згоди її отримувачів та за умови дотримання вимог ст. 3 Закону України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» №5073-VI від 05.07.2012р.

Перелік отримувачів гуманітарної допомоги визначено в ст.1 Закону №1192. Це, зокрема, але не виключно громадські організації, релігійні організації, благодійні фонди, які внесені до Єдиного реєстру отримувачів гуманітарної допомоги.

Набувачами ж гуманітарної допомоги є фізичні та юридичні особи, які потребують гуманітарної допомоги та яким вона надається.

В цій статті ми будемо розглядати облік та документування матеріальної гуманітарної допомоги у отримувача, який перебуває у Єдиному реєстрі отримувачів гуманітарної допомоги, адже за законом виключно такі отримувачі мають право на приймання від донорів та подальше розповсюдження такої допомоги набувачам, яким вона потрібна.

Трудові відносини під час війни, зміни в оподаткуванні й звітності - усі важливі матеріали читайте в "Інтербух". Передплатіть видання зараз на період від 6 місяців й отримуйте знижку 10%.

Документальне оформлення руху гуманітарної допомоги

Міністерство фінансів України у листі №41020-06-5/8479  від 27.04.2022 р. нагадало, що Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV від 16.07.1999р. поширюється на всіх юридичних осіб, створених відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, на представництва іноземних суб'єктів господарської діяльності, які зобов'язані вести бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність. Це означає, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій, зокрема, щодо отримання, списання або передачі активів, є первинні документи — документи, які містять відомості про господарську операцію (дію або подію, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства).

Головне в цьому зрозуміти, що не всі документи є первинними і мають відповідати за порядком їх створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання, вимогам встановленим Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995р. (далі – Наказ №88).

Як приклад, передувати отриманню гуманітарної допомоги може запит/звернення/прохання про надання конкретного виду допомоги. Це не є первинним документом і типової форми такого документу також немає, це як правило, лист на бланку неприбуткової організації, який містить всі її реквізити, перелік потрібної допомоги та напрями використання допомоги і надсилається потенційним донорам.

Підставою для започаткування процедури надання і визнання допомоги гуманітарною є письмова пропозиція донора про її надання (друга назва – дарчий лист). Подальшим кроком для отримання гуманітарної допомоги в Україні є письмова згода отримувача гуманітарної допомоги на її одержання (ст.3 Закону №1192). Бо може бути таке, що вам пропонують прийняти те, що ви прийняти не в змозі. Згадані в цьому абзаці документи також не є первинними, але є необхідними у якісному і прозорому документуванні допомоги.

Ще є форми звітів про наявність і розподіл гуманітарної допомоги, які затверджені наказом Міністерства соціальної політики України №539 від 31.07.2020 р. Однак Постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання отримання, використання, обліку та звітності благодійної допомоги» № 202 від 05.03.2022 р. визначено, що дія цього нормативного акту в умовах воєнного стану не поширюються на отримання, використання, облік та звітність благодійної допомоги від юридичних та фізичних осіб - резидентів і нерезидентів.

Але незважаючи на це, ми хотіли б звернути увагу тих хто займається допомогою на цей дещо бюрократичний документ, адже в ньому є шаблон заяви про визнання гуманітарною допомогою, який містить згадки про документи, які в тому числі можуть бути визнані і первинними, тобто такими на підставі яких буде формуватися записи в бухгалтерському обліку.

З дарчим листом, який не є обліковим первинним документом, ми вже розібралися раніше. Звернемо увагу на деякі додаткові документи, які згадуються у шаблоні заяви про визнання гуманітарної допомоги і які не є обліковими, але за звичайного, а не воєнного стану, які створюються в залежності від виду вантажу (ліки, харчі, тощо), щоб уникати зайвих ускладнень в процесі отримання і розповсюдження допомоги. Це довідка про термін придатності, довідка про проведення епідеміологічної та санітарної обробки.

Тепер перейдемо безпосередньо до первинного документу, який є підставою для оприбуткування допомоги отримувачем від донора. Це інвойс (рахунок), який згадується у вищенаведеному нормативному акті, і який дійсно може бути визнаний первинним документом, але за наявності в ньому всіх основних реквізитів первинного документу.

До таких обов’язкових реквізитів первинного документу належать:

1) найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ;

2) назва документа (форми);

3) дата складання;

4) зміст та обсяг господарської операції;

5) одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках);

6) посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

7) особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Але якщо взяти будь-який інвойс, то переважно це платіжний документ, який містить інформацію хто, кому, скільки, за що і коли повинен заплатити, але в якому важно передбачити та реалізувати всі обов’язкові реквізити первинного документу, що наведені вище. Тому як альтернатива інвойсу, в бухгалтерській практиці застосовується такий первинний документ, як акт приймання-передачі матеріальних цінностей (гуманітарної допомоги). Такий документ не є типовою формою, і головне що має містити, це ті ж основні реквізити первинного документу, які наведено вище, але в ньому їх простіше реалізувати, ніж у інвойсі. Якщо ж це матеріальна допомога,  отримана від іноземного донора, то ще до такого інвойсу або акту будуть додаватися митна декларація, міжнародна товарно-транспортна накладна.

Отже, попри скасування спеціального документування та звітування про гуманітарну допомогу, потребу в складанні первинних документів для цілей бухгалтерського обліку ніхто не відміняв. Більше того, у зв’язку з визначенням на законодавчому рівні відповідальності за нецільове використання гуманітарної допомоги (про це детальніше нижче), документальне оформлення її руху стає актуальним, як ніколи.

Передача гуманітарної допомоги набувачам-юридичним особам теж може бути оформлена шляхом складання та підписання дзеркального за змістом акту-приймання передачі гуманітарної допомоги між отримувачем та набувачем. Також не буде зайвим згадане у шаблоні заяви про визнання гуманітарною допомогою – звернення набувача-юридичної особи.

Складніше з набувачами-фізичними особами. Спеціальних вимог до документування таких передач законодавство не містить. Однак, вважаємо, що у випадку масової роздачі гуманітарної населенню доцільно документувати такі факти в наступному порядку.

Видати по неприбутковій організації наказ про роздачу гуманітарної допомоги, визначити місце, дату і час, вид гуманітарної допомоги та її обсяг, відповідальних осіб. Скласти документ про внутрішнє переміщення гуманітарної допомоги зі складу до відповідальної особи. Незважаючи на той факт, що Держстат України своїм наказом № 266 від 22.10.2021 р. скасував наказ Мінстату України № 193 від 21.06.1996 р. «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів», але наявні в ньому форми первинних документів допоможуть зорієнтуватися в наповненні документу довільної форми. Прикладом документу для оформлення руху гуманітарної допомоги в неприбутковій організації на цій стадії може бути форма накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів. Окрім обов’язкових для первинного документу реквізитів, з цієї форми доречним буде запозичити у власноруч створену накладну на внутрішнє переміщення гуманітарної допомоги, рядки про найменування/номенклатуру матеріальної гуманітарної допомоги, її одиницю виміру та кількість, що передається для розповсюдження.

Приклад витягу з накладної на внутрішнє переміщення гуманітарної допомоги

Після завершення роздачі гуманітарної допомоги кінцевим набувачам, відповідальна особа неприбуткової організації має скласти звіт, в якому міститиметься інформація про місце та дату роздачі гуманітарної допомоги, фактичні обсяги переданої допомоги, наявні залишки нерозданої гуманітарної допомоги.

Прикладом документу, що допоможе з оформленням такого звіту особи відповідальної за роздачу гуманітарної допомоги може бути форма матеріального звіту, яка хоч і актуальна для будівництва або виробництва, все ж таких окрім обов’язкових для первинного документу реквізитів, з цієї форми доречним буде запозичити рядки про найменування/номенклатуру матеріальної гуманітарної допомоги, одиницю виміру та кількість отриманої та розданої гуманітарної допомоги, дату та номер накладної на внутрішнє переміщення по якій отримано таку гуманітарну допомогу для розповсюдження.

Приклад витягу зі звіту особи відповідальної за роздачу гуманітарної допомоги

І ще раз повернемося до шаблону заяви про визнання гуманітарною допомогою, яка містить серед переліку додаткових документів список кінцевих набувачів-фізичних осіб. Тому додатково до звіту особи відповідальної за роздачу гуманітарної допомоги може складатися відомість роздачі гуманітарної допомоги набувачам, яка дозволить забезпечити прозорість та можливість пост-контролю донором за розповсюдженням допомоги, якщо в цьому виникне потреба.

Приклад витягу з відомості роздачі гуманітарної допомоги набувачам

*під згодою розуміється, що особа, яка поставила підпис, відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» № 2297-VI від 01.06.2010 р. дає згоду на обробку, використання, поширення та доступ до персональних даних. Що має бути зафіксовано у тексті цього документу або окремим документом за підписом такої особи.

Звіт особи відповідальної за роздачу гуманітарної допомоги буде основою для складання акту на списання гуманітарної допомоги з балансу неприбуткової організації (документ довільної форми, обов’язково затверджений керівником неприбуткової організації та за бажанням комісією зі працівників такої організації).

Приклад витягу з акту на списання гуманітарної допомоги

Залишки нерозданої допомоги можуть бути зворотно повернуті на склад від відповідальної особи та задокументовані накладною про внутрішнє зворотне переміщення гуманітарної допомоги.

Приклад витягу з накладної на внутрішнє зворотне переміщення гуманітарної допомоги

Дізнавайтеся першими про зміни законодавства під час воєнного стану. Усі нововведення, аналітика й консультації доступні в LIGA360. Замовляй сьогодні на вигідних умовах.

Облік гуманітарної допомоги

Бухгалтерський облік гуманітарної допомоги та відповідна звітність здійснюються отримувачами гуманітарної допомоги та набувачами гуманітарної допомоги (юридичними особами) у порядку, встановленому Міністерством фінансів України. У разі відсутності обліку щодо отримання та цільового використання гуманітарної допомоги вона вважається використаною не за цільовим призначенням (ст.11 Закону №1192).

Порядок бухгалтерського обліку гуманітарної допомоги затверджено Наказом Міністерства фінансів України № 298 від 14.12.1999 р. Це порядок поширюється на юридичних осіб незалежно від видів діяльності та форм власності (крім бюджетних установ), які одержали гуманітарну допомогу (отримувачі), які її потребують і яким вона безпосередньо надається (набувачі).

Одержану гуманітарну допомогу у вигляді грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей отримувач відображає за дебетом рахунків обліку грошових коштів, товарів, запасів та іншого майна в кореспонденції з рахунком 48 «Цільове фінансування і цільові надходження». Подальшу передачу гуманітарної допомоги на користь набувачів отримувач відображає за дебетом рахунку 48 «Цільове фінансування і цільові надходження» у кореспонденції з рахунками обліку грошових коштів, товарів, запасів та іншого майна.

Отримувачі гуманітарної допомоги – юридичні особи, в примітках (поясненнях) до фінансової звітності наводять інформацію про види і вартість одержаної гуманітарної допомоги та її використання за цільовими напрямками.

Оподаткування гуманітарної допомоги

Податок на прибуток

Не є платниками податку неприбуткові організації, які створені і діють у порядку та на умовах, встановлених п.133.4 ПКУ.

Ключове правило – доходи (прибутки) неприбуткової організації використовуються виключно для фінансування видатків на утримання такої неприбуткової організації, реалізації мети (цілей, завдань) та напрямів діяльності, визначених її установчими документами.

Однак, на період дії правового режиму воєнного чи надзвичайного стану, згідно з п.63 підрозд. 4 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ, не вважається порушенням вимог п.133.4 ПКУ передача майна, надання послуг неприбутковою організацією, використання доходів (прибутків) неприбуткової організації для фінансування видатків не пов’язаних з реалізацією мети (цілей, завдань) та напрямів діяльності, визначених її установчими документами за умови, що таке майно, послуг надаються на користь особливих набувачів.

До таких особливих набувачів гуманітарної допомоги належать: Збройні Сили України, Національна гвардія України, Служба безпеки України, Служба зовнішньої розвідки України, Державна прикордонна служба України, Міністерство внутрішніх справ України, Управління державної охорони України, Державна служба спеціального зв’язку та захисту інформації України, добровольчі формування територіальних громад, інші утворені відповідно до законів України військові формування, їх з’єднання, військові частини, підрозділи, установи або організації, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету, для потреб забезпечення оборони держави, центральний орган виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері цивільного захисту, сил цивільного захисту та/або заклади охорони здоров’я державної, комунальної власності, та/або структурні підрозділи з питань охорони здоров’я обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

Також не будуть оподатковуватися грошові кошти, перераховані на спеціальні рахунки, відкриті Національним банком України для збору коштів, та/або наданням благодійної допомоги фізичним особам, які не є засновниками, учасниками таких організацій або пов’язаними з ними особами та які мешкають (мешкали) на території населених пунктів, де проводяться (проводилися) бойові дії, та/або вимушено залишили місце проживання у зв’язку з проведенням бойових дій у таких населених пунктах та, в тому числі, взяті у встановленому законодавством порядку на облік у структурних підрозділах з питань соціального захисту населення районних, районних у м. Києві державних адміністрацій, виконавчих органів міських, районних у містах (у разі утворення) рад.

Отримувачі гуманітарної допомоги, які мають статус неприбуткової організації і здійснюють подальшу роздачу такої допомоги з метою реалізації свої статутних цілей, завдань та напрямів діяльності, не матимуть жодних оподаткувань таких операцій податком на прибуток.

Податок на додану вартість

Відповідно до пп.197.1.15 ПКУ звільняються від оподаткування операції з надання благодійної допомоги, зокрема безоплатне постачання товарів/послуг благодійним організаціям, утвореним і зареєстрованим відповідно до законодавства, а також надання такої допомоги благодійними організаціями набувачам (суб'єктам) благодійної допомоги відповідно до законодавства про благодійну діяльність та благодійні організації.

Крім того, відповідно до п.197.11 ПКУ звільняються від оподаткування операції із:

- постачання товарів та послуг на митній території України та ввезення на митну територію України товарів як міжнародної технічної допомоги, яка надається відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана у встановленому законодавством порядку;

- постачання товарів та послуг на митній території України та ввезення на митну територію України товарів, що фінансуються за рахунок міжнародної технічної допомоги, яка надається відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана у встановленому законодавством порядку.

Маєш питання щодо умов воєнного стану? Замов LIGA360 зі знижкою 40%. Отримуй аналітику й консультації з “гарячих” тем: податки, облік, мито, ліцензії, виплати, алгоритми дій для бізнесу.

Відповідальність за нецільове використання гуманітарної допомоги

- ті самі дії, вчинені повторно або за попередньою змовою групою осіб, або службовою особою з використанням службового становища, або у великому розмірі, — караються позбавленням волі на строк від 2-х до 5-ти років з позбавленням права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю на строк до трьох років та з конфіскацією майна;

- дії, передбачені частиною першою або другою цієї статті, вчинені організованою групою або в особливо великому розмірі, або під час надзвичайного або воєнного стану, — караються позбавленням волі на строк від 5-ти до 7-ми років з позбавленням права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю на строк до 3-х років та з конфіскацією майна.

І на завершення відзначимо, що автори цього матеріалу не претендують на першоджерело документування руху матеріальної гуманітарної допомоги. Нашою метою було викласти власне бачення цього процесу на підставі існуючої законодавчої бази і ми сподіваємося це допоможе тим, хто займається гуманітарною допомогою в цей непростий для нашої країни час.

 Дмитро Сушко,

керуючий партнер групи компаній MGI PSP Audit;

Бачило В’ячеслав,

партнер практики консалтингу групи компаній MGI PSP Audit