Заповнення форми № 1ДФ: основні правила та нюанси

Під час кожного подання податкового розрахунку за формою № 1ДФ виникають нові питання. Ще й ДФС не дає розслабитися, уточнюючи та змінюючи попередні роз'яснення щодо заповнення форми № 1ДФ. Інколи ці роз'яснення не відповідають чинному законодавству, але податківців це не бентежить. Тож зосередимо увагу на основних правилах заповнення форми № 1ДФ і розглянемо деякі неоднозначні ситуації.

Часто відповіді на питання, що виникають під час заповнення форми № 1ДФ, можна знайти, уважно перечитавши норми Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (далі - Порядок № 4). Тому проаналізуймо основні правила заповнення форми № 1ДФ.

Основні правила заповнення й подання форми № 1ДФ

Податковий розрахунок (форму № 1ДФ) заповнюють податкові агенти, які нараховують (виплачують, надають) доходи (у грошовій або негрошовій формі) фізособі й зобов'язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО і військовий збір. Це юрособи (їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи), самозайняті особи, представництва нерезидентів-юросіб, інвесторів (операторів) за угодою про розподіл продукції.

Далі - про основні правила щодо заповнення й подання форми № 1ДФ.

Правило 1. Податковий розрахунок (форму № 1ДФ) подають окремо за кожен квартал(податковий період) протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Подання ж окремого податкового розрахунку за календарний рік не передбачено.

Якщо останній день строку подання податкового розрахунку припадає на вихідний або святковий день, граничним днем є операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем (п. 2.1 Порядку № 4).

Правило 2. Податковий розрахунок подають до контролюючих органів за місцезнаходженням податкового агента - юрособи або її відокремлених підрозділів чи до контролюючого органу за податковою адресою фізособи (податкового агента).

Правило 3. Податкові агенти із штатною чисельністю працівників до 1000 осіб подають податковий розрахунок єдиним документом на всіх, хто працює, з обов'язковим заповненням їхніх податкових номерів або серії та номера паспорта (для фізособи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта) однією порцією. Якщо штатна чисельність працівників більша, можна подавати податковий розрахунок кількома порціями, кожна з яких є окремим податковим розрахунком зі своїм номером порції (п. 2.4 Порядку № 4).

Якщо податковий агент має понад 1000 працюючих найманих працівників і подає кілька порцій податкового розрахунку (форма № 1ДФ), то нарахований, виплачений дохід і нарахований, перерахований до бюджету з нього військовий збір відображають загальними сумами лише один раз у розділі II першої порції форми № 1ДФ (підкатегорія 103.25 системи "ЗІР").

Правило 4. Якщо відокремлений підрозділ юрособи не уповноважений нараховувати, утримувати та сплачувати (перераховувати) податок до бюджету, податковий розрахунок у вигляді окремої порції за такий підрозділ подає юрособа до контролюючого органу за своїм місцезнаходженням і надсилає копію такого розрахунку до контролюючого органу за місцезнаходженням такого відокремленого підрозділу. У порції, яку подають за відокремлений підрозділ, зазначають відомості про фізосіб (працюючих) цього підрозділу (п. 2.6 Порядку № 4).

У податковому розрахунку за формою № 1ДФ, який подають за відокремлений підрозділ, не уповноважений нараховувати, утримувати та сплачувати (перераховувати) податок до бюджету, не відображають інформацію щодо військового збору (підкатегорія 103.25 системи "ЗІР").

Правило 5. Податковий розрахунок (форму № 1ДФ) подають лише в разі нарахування доходів фізособам податковим агентом протягом звітного періоду (пп. "б" п. 176.2 ПКУ). Але його подання не залежить від того, чи виплачував податковий агент доходи протягом звітного періоду (п. 2.2 Порядку № 4).

Заповнення заголовних реквізитів форми № 1ДФ

Як заповнювати загальні реквізити податкового розрахунку, пояснює п. 3.1 Порядку № 4. Наведемо в таблиці стисло особливості їх заповнення.

Таблиця

Порядок заповнення заголовних реквізитів форми № 1ДФ

Зосередимо увагу на особливостях заповнення двох останніх реквізитів "Працювало за трудовими договорами" і "Працювало за цивільно-правовими договорами". Під час їх заповнення потрібно врахувати таке:

· якщо протягом звітного періоду кількість працівників змінювалася у зв'язку з прийняттям і звільненням із місця роботи, то в графі "Працювало за трудовими договорами" податкового розрахунку за формою № 1ДФ слід зазначати максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом звітного кварталу(підкатегорія 103.25 системи "ЗІР");

· якщо юрособа подає податковий розрахунок за формою № 1ДФ у вигляді окремої порції за відокремлений структурний підрозділ, який не уповноважений нараховувати, утримувати та сплачувати податок до бюджету, реквізит "Працювало за трудовими договорами" не заповнюють (підкатегорія 103.25 системи "ЗІР");

· кількість зовнішніх сумісників включають до графи "Працювало за трудовими договорами"податкового розрахунку за формою № 1ДФ (підкатегорія 103.25 системи "ЗІР");

· у графі "Працювало за трудовими договорами" податкового розрахунку за формою № 1ДФ не відображають осіб, призваних на строкову військову службу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період або прийнятих на військову службу за контрактом у разі виникнення кризової ситуації, що загрожує національній безпеці (підкатегорія 103.25 системи "ЗІР");

· до кількості працівників, які працюють за трудовими контрактами, до графи "Працювало за трудовими договорами" податкового розрахунку за формою № 1ДФ не включають тих, які перебувають у відпустках у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дітьми, у відпустці без збереження зарплати тощо, незалежно від того, нараховувався їм дохід чи ні (підкатегорія 103.25 системи "ЗІР");

· кількість фізосіб, з якими юрособа чи фізособа-підприємець протягом звітного податкового кварталу укладала цивільно-правові договори й виплачувала винагороди, відображають у реквізиті "Працювало за цивільно-правовими договорами";

· у графі "Працювало за цивільно-правовими договорами" податкового розрахунку за формою № 1ДФ указують кількість працівників, які є штатними працівниками підприємства й додатково виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру(підкатегорія 103.25 системи "ЗІР");

· у разі подання уточнюючого розрахунку дані реквізитів "Працювало за трудовими договорами" і "Працювало за цивільно-правовими договорами" та номери порції заповнюють із попередньо поданого податкового розрахунку (підкатегорія 103.25 системи "ЗІР").

Нюанси заповнення розділу І форми № 1ДФ

У графі 3а "Сума нарахованого доходу" форми № 1ДФ відображають (за звітний квартал) дохід, який нараховано фізособі відповідно до ознаки доходу.

Нарахований фізособі дохід відображають (без вирахування ПДФО, військового збору, інших обов'язкових внесків) обов'язково у графі 3а форми № 1ДФ незалежно від того, виплачений вінчи ні (п. 3.2 Порядку № 4).

У графі 3 "Сума виплаченого доходу" форми № 1ДФ відображають суму фактично виплаченого доходу фізособі податковим агентом.

Зарплату, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, відображають у податковому розрахунку за той період, до якого входить попередній місяць, за який її нараховано (п. 3.3 Порядку № 4). Так само відображають і перерахований податок у графі 4 форми № 1ДФ...