У 2025 році ведення військового обліку на підприємствах залишається обов’язковим і, в умовах воєнного стану, особливо контрольованим з боку уповноважених органів. Порушення вимог законодавства у цій сфері можуть загрожувати накладенням суттєвих штрафних санкцій, тож роботодавцям важливо знати, які документи повинні бути в наявності, хто саме підлягає обліку, та як налаштувати відповідні процеси правильно.
Законодавче підґрунтя
Організація та ведення військового обліку на підприємствах, в установах та організаціях регулюється низкою нормативно-правових актів. Основні з них:
- Закон «Про військовий обов’язок і військову службу». Він регулює загальні засади військового обліку громадян України, порядок призову, проходження служби, відстрочок, бронювання та інші аспекти військового обов’язку. Він визначає, хто підлягає обліку, хто має право на відстрочку або бронювання;
- Закон «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію». Документ встановлює правові засади підготовки держави до мобілізації, включаючи бронювання працівників, мобілізаційні завдання для підприємств, повноваження органів влади, обов’язки суб’єктів господарювання та відповідальність за невиконання мобілізаційних заходів;
- Порядок №1487. Це базовий документ, який встановлює вимоги до роботодавців щодо ведення військового обліку, визначає перелік обов’язкових документів, порядок інформування територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (далі – ТЦК та СП), вимоги до звітності, а також відповідальність за порушення.
Ці нормативні акти визначають обов’язкові дії, порядок звітності та відповідальність підприємств.
Документальне оформлення військового обліку на підприємстві
Належна організація військового обліку вимагає не лише знання нормативних вимог, а й наявності чітко структурованої, документально підтвердженої системи. Саме наявність оформлених документів, їхня актуальність і відповідність вимогам законодавства є ключовим критерієм під час перевірок з боку ТЦК та СП. Ось базовий перелік того, що має бути на підприємстві:
Наказ про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку. Якщо обов’язки не розписано в наказі — додається посадова інструкція або функціональні обов’язки.
Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідальної особи за ведення військового обліку. Його потрібно видавати щороку до 1 жовтня – навіть якщо така потреба фактично відсутня.
Правила військового обліку. Це окремий документ, який містить узагальнення вимог Порядку №1487 та витяги з інших нормативно-правових актів, що регулюють ведення військового обліку. Ці Правила мають бути доступними для працівників (наприклад, на стенді), а ознайомлення з ними здійснюється під підпис.
Списки персонального військового обліку. Вони формуються за чотирма окремими категоріями відповідно до Порядку №1487:
1) офіцерський склад (військовозобов’язані та резервісти);
2) рядовий, сержантський та старшинський склад (військовозобов’язані та резервісти);
3) жінки-військовозобов’язані (медики, фармацевти та інші спеціальності, визначені законодавством);
4) призовники.
Якщо на підприємстві немає представників певної категорії – список для неї не ведеться. Кожен список супроводжується окремою справою з копіями військово-облікових документів працівників (навіть якщо вони зберігаються в електронному вигляді – потрібно мати роздруковані копії).
Аркуші або журнали ознайомлення. Працівники зобов’язані поставити підпис, що ознайомлені з правилами. Ознайомлення здійснюється один раз — під час прийняття на роботу.
Відомість оперативного обліку. Це динамічний реєстр підприємства, що узагальнює кількісні дані щодо призовників, військовозобов’язаних та резервістів (зокрема кількість, категорії, бронювання тощо).
Графік звіряння даних. Звіряння здійснюється у двох форматах: внутрішнє — відповідно до графіка, затвердженого на підприємстві; зовнішнє — спільно ТЦК та СП. У разі відсутності затвердженого графіка з боку місцевих органів влади, зовнішнє звіряння може ініціюватися підприємством.
Журнал результатів перевірок. Містить записи про результати як внутрішніх, так і зовнішніх перевірок стану ведення військового обліку.
Ключові обов’язки у межах ведення військового обліку
Відповідальність за організацію військового обліку покладається на керівника підприємства, а ведення здійснює призначена наказом відповідальна особа. Їх обов’язки охоплюють не лише ведення документації, а й виконання передбачених законодавством дій. Серед ключових обов’язків:
- перевірка військово-облікових документів під час прийому на роботу, зберігання копій, ведення та оновлення списків;
- ознайомлення працівників з правилами військового обліку під підпис;
- повідомлення ТЦК та СП про прийом на роботу, звільнення або зміну облікових даних працівників;
- оповіщення працівників про виклики до ТЦК та СП і контроль за їх своєчасною явкою.
Важливо: повідомлення про кадрові зміни подаються не довільно, а за встановленими формами (додатки), у визначені строки.
Перевірки ТЦК та СП: порядок, періодичність і вимоги
Після того як усі документи сформовані та процеси організовані, важливо бути готовими до перевірки з боку ТЦК та СП. У 2025 році такі перевірки проводяться регулярно з метою контролю дотримання вимог законодавства щодо ведення військового обліку.
Перевірки бувають планові та позапланові. Якщо на підприємстві працюють заброньовані військовозобов’язані, особи, яким уже видано мобілізаційні розпорядження, або підприємство належить до органів державної влади чи місцевого самоврядування — перевірки проводять щороку. Якщо ж таких категорій немає, перевірка відбувається раз на чотири роки.
У окремих випадках перевірка з боку ТЦК та СП може проводитися в документальній формі — без виїзду на підприємство. У такому разі надсилається письмовий запит, на який підприємство зобов’язане надати копії запитуваних документів у встановлений строк.
Перед проведенням перевірки фахівці ТЦК та СП, як правило, запитують перелік типових документів, зокрема:
- накази про призначення відповідальних осіб за ведення військового обліку;
- списки військового обліку (розділені за категоріями);
- відомість оперативного обліку;
- графіки звіряння даних з ТЦК та СП;
- підтвердження ознайомлення працівників із правилами військового обліку;
- журнал обліку результатів внутрішніх та зовнішніх перевірок тощо.
Також важливо подавати до ТЦК та СП повідомлення за затвердженими формами у разі прийняття/звільнення співробітників або зміни їх облікових даних. Зокрема:
- Повідомлення про призначення або звільнення відповідальної особи за військовий облік подається за формою додатка 1 до Порядку №1487 не пізніше 7 днів з дати видання відповідного наказу.
- Повідомлення про зміну облікових даних працівників (прийняття, звільнення, зміна адреси, реквізитів паспорта тощо) подається за формою додатка 4 до Порядку № 1487 також у 7‑денний строк з дня видання наказу.
Відповідальність за порушення вимог військового обліку
Ведення військового обліку є обов’язковим і не зводиться лише до формального виконання вимог. Недотримання норм законодавства тягне за собою адміністративну відповідальність.
Згідно з чинним законодавством (зокрема, ч. 3 ст. 210-1 КпАП) у період дії воєнного стану на посадових осіб, винних у порушеннях, може бути накладено штраф у розмірі від 34 000 до 59 500 грн (від 2 000 до 3 500 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян).
До порушень належать не лише грубі недоліки, як-от повна відсутність обліку, а й:
- несвоєчасне повідомлення ТЦК та СП;
- відсутність затвердженого графіка звіряння або документів, що підтверджують проведення внутрішніх перевірок;
- невиконання обов’язку ознайомити працівників із правилами військового обліку;
- використання неактуальних або неоформлених належним чином списків.
Практика перевірок показує, що ТЦК та СП дедалі частіше фіксують навіть незначні порушення, які можуть призвести до санкцій.
