Ми вже повідомляли, що Верховна Рада ухвалила Закон на підставі законопроєкту №14023, який передбачає спрощення оформлення первинних документів при наданні послуг: у певних випадках реквізити зі сторони замовника (посада/ПІБ/підпис відповідальної особи) можуть бути необов'язковими, якщо це прямо передбачено письмовим договором.
Наразі Закон уже підписав голова Верховної Ради Р. Стефанчук, акт направлено на підпис Президенту. Тим часом в професійному середовищі триває обговорення запланованих новацій.
Свою думку, чому ця норма ще довго не стане масовою практикою, висловила Олена Макеєва - сертифікована аудиторка, податковий консультант, екс-заступник міністра фінансів України. Вона називає дванадцять причин.
По-перше, письмова форма договору не є обов'язковою для більшості господарських операцій. Відмова від актів автоматично змушує бізнес переходити на письмові договори. По часу це точно довше, ніж підписати автоматично складений в бухгалтерській системі акт у ЕДО.
По-друге, замість акта виконаних робіт контролюючий орган буде вимагати надати письмовий договір. Тобто маємо зміщення акценту (або форми) та переміщення ризику на договірну роботу. Бухгалтеру доведеться контролювати якість і повноту договорів. «З мого досвіду, до договірної роботи бухгалтери вкрай рідко залучаються», - каже експерт.
По-третє, норма не працює «за замовчуванням». Її треба вбудувати в договір: чітко прописати порядок документування, строки заперечень, критерії прийняття тощо.
По-четверте, практика податкових перевірок не змінюється: факт надання послуг треба довести за принципом превалювання сутності над формою; для ПДВ - ще й «першу подію». Без додаткових доказів один непідписаний інвойс (або акт) може не закрити питання реальності операції.
По-п'яте, для «нематеріальних» послуг (консалтинг, маркетинг, ІТ) інвойс без підпису замовника часто виглядає як слабка доказова база. Відповідно, доведеться збирати додаткові підтвердження (deliverables, звіти, листування тощо).
По-шосте, є обмеження/винятки (зокрема операції з публічними коштами та окремі спеціальні договори) - там укладання та підписання актів залишаються як стандарт.
По-сьоме, акт виконаних робіт - це не лише бухгалтерія. Це доказ приймання в господарських спорах: якість, обсяг, строки, підстава для оплати/штрафів. Багато компаній не відмовляться від цього «щита».
По-восьме, внутрішні контролі (СВК): акт часто є тригером для погодження, оплати, закриття замовлення/проєкту. Прибрати акт означає переробити процедури й матрицю відповідальності.
По-дев'яте, фактор контрагента: навіть якщо виконавець готовий, замовник може вимагати акта (банки, аудитори, грантодавці, групові політики).
По-десяте, cut-off і періодизація: акт зазвичай фіксує період/обсяг послуг. Без нього зростає ризик помилок у витратах, зобов'язаннях та резервах.
По-одинадцяте, ризик шахрайства/фіктивності: односторонній документ без приймання замовником підвищує комплаєнс-ризик. Компанії з зрілим СВК частіше залишать акт або «acceptance» в іншій формі.
По-дванадцяте, поки не сформується практика застосування (перевірки/суди/роз'яснення), більшість бухгалтерів обере консервативний шлях: акт + додаткові докази.
«Кожного разу повторюю: жоден закон ніколи не буде прописаний ідеально. Набагато важливіше - трактування та застосування законодавчих норм. Чому це працює в країнах ЄС, а у нас - поки ні? Відповідь очевидна - вимогу «ідеалізації» первинних документів формує Державна податкова служба України. І хоча я вже бачу позитивну тенденцію - у перевірках усе частіше дискутують про суть, а не про форму, - від «форми заради форми» мало хто відмовився», - зауважує Олена Макеєва.
Підкажемо: новий робочий простір бухгалтера в LIGA360 зібрав у єдиному місці все те, що раніше було розкидано між десятками сервісів. Коли все упорядковано й ви завжди знаєте, де знайти потрібну інформацію - працювати стає легше й спокійніше. Робочий простір допомагає зменшити рутинне навантаження, знизити рівень стресу та скоротити кількість відкритих вкладок на комп'ютері. Ви краще контролюєте ризики, витрачаєте менше часу на пошук і можете впевнено планувати завтрашній день. Щоб побачити, як це працює саме під ваші задачі, замовте персональну презентацію LIGA360 та подивіться, як новий простір може підтримати вас навіть у найскладніший звітний період.
