Нові правила зобов'язують розпорядників та одержувачів бюджетних коштів зберігати ключову документацію за проєктами протягом п'яти років з дати завершення виконання відповідного кроку Плану України.
Зазначені коригування спрямовані на гармонізацію вітчизняного законодавства з вимогами Рамкової угоди з ЄС та впровадження спеціальних механізмів контролю за коштами, що виділяються за програмою Ukraine Facility.
Згідно з ухваленими змінами, для розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня та одержувачів коштів встановлено обов'язок зберігати документацію протягом п'яти років із дати завершення виконання кроку Плану України. Норма охоплює широкий перелік документів: матеріали закупівель, укладені договори, порядки денні та протоколи засідань, офіційну кореспонденцію, а також усі первинні й розрахункові документи стосовно виплат і повернення коштів.
Вимога щодо п'ятирічного архівного зберігання стосується цілої низки ключових напрямів фінансування освітньої інфраструктури. Зокрема, нові правила діють при реалізації проєктів із придбання обладнання та модернізації їдалень і харчоблоків, закупівлі шкільних автобусів, облаштування укриттів та протипожежного захисту в закладах загальної середньої та дошкільної освіти, забезпечення програми «Нова українська школа», а також при модернізації майстерень і лабораторій закладів професійної та фахової передвищої освіти.
Крім того, подібний порядок зберігання документів застосовується й до використання вільних залишків коштів місцевих бюджетів, які утворилися за рахунок додаткової дотації на здійснення повноважень органів місцевого самоврядування на деокупованих та інших постраждалих територіях для облаштування безпечних умов у школах. Усі ці заходи покликані забезпечити повну прозорість використання фінансової допомоги ЄС на кожному етапі її освоєння.
Для бухгалтерських та фінансових служб бюджетних установ і комунальних закладів ці зміни означають необхідність оновлення внутрішніх регламентів діловодства та номенклатури справ. Бухгалтерам і контролерам слід організувати належне архівне збереження паперових та електронних файлів за проєктами Ukraine Facility, щоб гарантувати безперешкодне проходження перевірок з боку державних та міжнародних аудиторських органів протягом усього визначеного п'ятирічного терміну.
На цю ж тему радимо:
Нові закупівельні межі: що змінилося для замовників з 1 вересня
Правила закупівель за кошти Ukraine Facility: аналіз змін Постанови № 1254
Програма Ukraine FIRST: нова архітектура підготовки інфраструктурних проєктів відновлення України
Розширення географії закупівель за інструментом Ukraine Facility
Якщо Ви не наш клієнт - почніть свою роботу з LIGA360 вже сьогодні - Ligazakon.net
