Продолжая тему, начатую публикацией "Архивное дело на предприятии: организация хранения документов", рассмотрим вопрос изъятия и уничтожения документов.
Пользование архивными документами
В целом архив предприятия обязан предоставлять документы и справочный аппарат к ним для применения документной информации пользователями в экономических, научных, культурных, политических целях, для обеспечения законных прав и интересов граждан с учетом ограничений, определенных законодательством, а также условий, определенных фондообразователем при передаче документов в архив (п. 1 гл. 1 разд. XII Правил № 1000/5).
Вместе с тем порядок доступа к документам, которые хранятся в архиве предприятия, а также порядок пользования этими документами определяет руководитель предприятия согласно требованиям законодательства (п. 2 гл. 1 разд. XII Правил № 1000/5).
Важно помнить, что согласно гл. 2 разд. XII Правил 3 1000/5 основными формами использования сведений, содержащихся в архивных документах, являются:
• информирование пользователей (руководства и структурных подразделений предприятия, государственных органов, других заинтересованных учреждений, граждан) о наличии в архиве документов и их содержании;
• выполнение запросов граждан и предприятий;
• представление документов пользователям для работы в читальном зале архиве;
• выдача документов во временное пользование вне архива;
• использование документов архива при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикациях.
Временные права доступа к электронным документам сторонним учреждениям и организациям (лицам) можно предоставлять с разрешения руководителя предприятия (п. 5 гл. 4 разд. ІV Порядка № 1886/5).
Изъятие (выемка) документов из архива
Изъятие (выемка) оригиналов служебных документов из документационного и архивного фондов предприятия должно быть временным(ой) и только в случаях, предусмотренных законом (п. 14 разд. I Правил № 1000/5).
Временный доступ к документам осуществляется на основании определения следователя судьи, суда в порядке, определенном УПКУ.
При изъятии (выемке) оригиналов документов на предприятии обязательно необходимо оставить:
• копии этих документов, заверенные согласно п. п. 8, 9 гл. 10 разд. II Правил № 1000/5;
и
• описание изъятых документов.
Изъятые документы предоставляются непосредственно лицу, определенному в определении следователя судьи, суда.
Документы, изъятые на основании определения следователя судьи, суда, подлежат обязательному возврату предприятию, но не позднее чем через год после закрытия производства или вынесения судом решения по делу.
Уничтожение документов
В целом документы предприятия могут быть отобраны для уничтожения только по истечении установленных Перечнем № 578/5 сроков и только по окончании проверки контролирующими органами за соответствующий период.
Запрещается уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности (ст. 6 Закона № 3814, п. 3 гл. 2 разд. V Правил № 1000/5, пп. 1 п. 6 Порядка № 1004 и пп. 2.13 Перечня № 578/5).
Экспертиза ценности документов
В первую очередь напомним, что экспертизой ценности документов является всестороннее исследование документов для внесения их в Национальный архивный фонд (далее - НАФ) или изъятия из него, проведение денежной оценки документов НАФ, отнесение их к уникальным и установление сроков хранения документов, не подлежащих внесению в НАФ (ст. 1 Закона № 3814).
Экспертиза ценности документов выполняется (п. 1 гл. 2 разд. V Правил № 1000/5):
• в текущем делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, формировании документов в дела и проверке правильности отнесения документов к соответствующим делам, подготовке дел к передаче на архивное хранение;
• в архиве предприятия - в процессе приема дел в архив и подготовки дел на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве выполняется ежегодно в структурных подразделениях предприятия непосредственно лицами, ответственными за организацию делопроизводства в этих подразделениях, совместно с экспертной комиссией под методическим руководством службы делопроизводства и архива предприятия (п. 2 гл. 2 разд. V Правил № 1000/5).
Во время экспертизы ценности документов в делопроизводстве выделяют четыре группы дел (п. 3 гл. 2 разд. V Правил № 1000/5):
• постоянного хранения;
• длительного (более 10 лет) хранения;
• временного хранения (до 10 лет включительно);
• те, которые подлежат уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов выполняется экспертными и экспертно-проверочными комиссиями при участии владельца документов или уполномоченного им лица (п. 3 Порядка № 1004).
Порядок создания таких комиссий и другие правила проведения экспертизы изложены в Порядке № 1004.
Экспертиза ценности электронных документов выполняется по тем же принципам, критериям и в порядке, определенном законодательством, что и экспертиза ценности документов в бумажной форме (п. 1 гл. 1 разд. V Порядка № 1886/5).
Такая экспертиза может выполняться без заверенных бумажных копий этих электронных документов (п. 2 гл. 1 разд. V Порядка № 1886/5).
Если на время ее выполнения создание заверенных бумажных копий этих электронных документов завершено, экспертиза ценности электронных документов и соответствующих документов в бумажной форме выполняется одновременно.
Изъятие документов для уничтожения
На основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве предприятия составляется акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000/5 (п. 1 гл. 3 разд. V Правил № 1000/5). Для электронных документов - приложение 13 к Порядку № 1886/5 (п. 1 разд. VI Порядка № 1886/5).
Запрещается отбирать документы для уничтожения на основании заголовков дел в описании или номенклатуре дел (п. 5 гл. 2 разд. V Правил № 1000/5).
Согласованные (одобренные) акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, утверждает руководитель предприятия, после чего учреждение вправе уничтожить документы.
Такие акты составляются в двух экземплярах, как правило, на дела всего учреждения.
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их названия указываются перед группой заголовков дел данного подразделения. Названия однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, внесенных в каждую группу.
Акты об изъятии документов для уничтожения имеют валовую нумерацию, начиная с № 1 (п. 2 гл. 3 разд. V Правил № 1000/5).
Дела вносятся в акт, если предусмотренный для них срок хранения закончился до 01 января года, в котором составлен акт.
Например, дела с трехлетним сроком хранения, завершенные в 2014 году, можно вносить в акт, составленный не ранее 01 января 2018 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 01 января 2020 года, с учетом примечаний, указанных в соответствующих перечнях документов со сроками хранения.
При внесении в акт первичной финансовой и бухгалтерской документации предприятие приобщает к нему справку о проведении проверки контролирующими органами или ревизии либо государственного финансового аудита по вопросам соблюдения налогового, таможенного и другого законодательства (кроме государственного финансового аудита отдельных хозяйственных операций) органами государственного финансового контроля (п. 5 гл. 3 разд. V Правил № 1000/5).
В такой справке также указываются сведения о наличии или отсутствии:
• финансовых операций, которые в соответствии с требованиями законодательства подлежат финансовому мониторингу, за указанные в акте годы;
• споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производств по делам.
Справка подписывается руководителем предприятия и скрепляется печатью (при наличии).
Согласованные (одобренные) акты утверждает руководитель учреждения, после чего учреждение вправе уничтожить документы (п. 6 гл. 3 разд. V Правил № 1000/5).
Дела, отобранные для уничтожения, передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых следует указать вес макулатуры, переданной для переработки. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов для уничтожения (п. 7 гл. 3 разд. V Правил № 1000/5).
Если в акт об изъятии для уничтожения документов внесено 100 дел, а также документы "Для службового користування", такие документы уничтожаются с помощью невозобновляемого измельчения или сжигания либо иным способом (п. 8 гл. 3 разд. V Правил № 1000/5).
Электронные документы уничтожаются на основании электронного акта об изъятии для уничтожения электронных документов, не внесенных в НАФ, методом, не позволяющим восстановить информацию (п. 4 разд. VI Порядка № 1886/5).
Полезными на эту тематику будут следующие публикации:
"Восстановление утраченной первички для налоговых целей: уточнение ГНСУ";
"Когда применять бухсправку, а когда - самоакт: минфиновский подход";
"Первичка потеряна на оккупированной территории: можно ли не представить отчетность налоговикам?";
"Доступа к имуществу нет, первичка потеряна, бухучет не ведем: что делать?";
"Первичка потеряна во время боевых действий: что делать далее".
Хотите получать первыми аналитику по актуальным вопросам бухучета, - подписывайтесь на издание БУХГАЛТЕР&ЗАКОН в составе решения LIGA360. Выбирайте тариф по ссылке.
ПРАВОВОЙ ГЛОССАРИЙ
1. УПКУ - Уголовный процессуальный кодекс Украины от 13.04.2012 г. № 4651-VI.
2. Закон № 3814 - Закон Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24.12.93 г. № 3814-XII.
3. Правила № 1000/5 - Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.
4. Перечень № 578/5 - Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.
5. Порядок № 1886/5 - Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденный приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886/5.
6. Порядок № 1004 - Порядок создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденный постановлением Кабмина от 08.08.2007 г. № 1004.
_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2023
У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.
Автор
Роман Карпюк
эксперт
ЛІГА:ЗАКОН
