Відрядження до селища без готелю: чи компенсують проїзд до готелю в місті

Працівника підприємства направили у відрядження до населеного пункту (селища), де немає готелю. У зв'язку із цим він щодня на маршрутці їздив до готелю, який знаходився в іншому населеному пункті (на відстані 10 км від місця відрядження). На проїзд до готелю й назад він витрачав щодня 30 грн. Аванс працівникові не видавали, і він витрачав власні кошти. Чи можна компенсувати витрати на проживання та проїзд до готелю й чи оподатковуватимуться такі виплати працівникові?

ВІДПОВІДЬ: Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються:

· добові за час перебування у відрядженні,

· вартість проїзду до місця призначення й назад

· та витрати по найму жилого приміщення в порядку й розмірах, установлених законодавством (ч. 2 ст. 121 Кодексу законів про працю України, далі - КЗпП).

Нині визнання бухвитрат відбувається відповідно до П(С)БО 16 "Витрати", і воно жодним чином не пов'язане з обкладенням ПДФО та військовим збором. Своєю чергою, пп. 170.9.1 ПКУ всі витрати на відрядження поділяє на такі, що обкладаються ПДФО, і такі, що не обкладаються цим податком.

Зокрема, не обкладається ПДФО сума відшкодованих працівникові витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у т.ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження (у т.ч. на орендованому транспорті), оплату вартості проживання в готелях(мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття або білизни), на найм інших жилих приміщень (пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ).

Звісно, обов'язковим є наявність підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, у т.ч. бронювання місць у місцях проживання, та розрахункових документів.

Як бачимо, до неоподатковуваних потрапляють витрати як на проїзд до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження. А куди саме направляють працівника у відрядження, зазначатиметься в наказі.

Отже, податківці звертатимуть увагу на той факт, що працівник подав для відшкодування витрат у відрядженні транспортні квитки не лише з місця роботи до місця відрядження, а й до іншого населеного пункту, який не пов'язаний із відрядженням працівника. Хоча прямої заборони на компенсацію таких транспортних витрат ПКУ не містить. Адже головне, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, які підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає. Тому не зайвим буде підтвердити, що такі додаткові витрати на житло та транспорт пов'язані з відрядженням, а не з особистими цілями працівника.

До слова: зважаючи на положення Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі - Інструкція про відрядження), відрядженому працівникові відшкодовуються (згідно з підтвердними документами) також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (абз. 4 п. 6 р. ІІ Інструкції про відрядження). Тобто дозволяється компенсувати витрати на проїзд лише міським транспортом загального користування. Проте цей документ не обов'язковий для застосування госпрозрахунковими підприємствами, але вони можуть використовувати його як допоміжний, довідковий, і тому його нерідко беруть за основу під час затвердження власного Положення про відрядження.

Своєю чергою…