Новорічно-різдвяний період нерозривно пов’язаний із святкуваннями та подарунками. Для працівників та дітей – це радісні моменти, а для бізнесу та бухгалтерії – додаткові клопоти. Перед тим, як запустити процес організації закупівлі новорічних подарунків, підприємство повинно визначити відповідальних виконавців цього процесу, кому дістануться подарунки, оформити належні документи та надати кошти підзвітним особам або оформити платіжні документи для сплати рахунків. Зупинимося детальніше.
Як документально оформлюють видачу новорічних подарунків співробітникам та дітям
Комплект документів, які супроводжують придбання та видачу новорічних подарунків, включатиме:
1.Наказ (розпорядження) керівника підприємства про закупівлю та видачу подарунків працівникам (їх дітям).
Цей документ підприємство самостійно формує, де передбачає:
– подію з якою пов’язано вручення подарунків, а також часові рамки цього організаційного процесу;
– доручення відповідальному підрозділу (працівнику) сформувати кошторис витрат на придбання новорічних подарунків та організувати їх закупівлю;
– розпорядження для відділу кадрів сформувати списки працівників або їх дітей (залежно від того, ким обмежено коло отримувачів подарунків). Не зайвим буде уточнити вік дітей, яким пощастить отримувати подарунки, а також які документи мають надати працівники аби скористатись правом на отримання святкового подарунку;
– вказівки бухгалтерії видати кошти під звіт відповідальній особі або провести оплату безготівковим розрахунком;
– терміни подання документів до бухгалтерії.
Навіть, якщо новорічні подарунки призначають дітям працівників і саме на їх кількість і будуть придбані подарунки, все ж краще аби отримувачами подарунків були батьки-працівники. Це позбавить клопоту із додатковим отримання від батьків ідентифікаційних кодів дітей, які доводиться вказувати у податковому розрахунку (додаток 4ДФ). Тоді від батьків потрібно буде лише копія свідоцтва про народження дитини. Однак вручення подарунків саме працівникам призведе до нарахування ЄСВ, про що йтиметься далі.
2. Кошторис витрат, договори із постачальниками, рахунки на оплату та первинні документи на подарунки.
Сформувавши кількість працівників (їх дітей), а також обравши серед пропозицій постачальників конкретний набір подарунків (вартість подарункового набору), можна скласти кошторис витрат на придбання подарунків. Він може також включати витрати на проїзд осіб, які будуть займатися придбання, а також матеріали для пакування подарунків. Кошторис витрат не зайвим буде погодити із керівником, тоді й бухгалтерія буде точно знати, що відповідну суму акцептовано керівником для оплати.
Надалі укладають договір із постачальником та оплачують виставлений рахунок від нього безготівковим розрахунком (якщо цим процесом займається стороння організація). Факт оплати підтверджуватимуть платіжне доручення та виписка із банку.
Коли ж вирішено покласти весь процес закупівлі, приміром, на господарський відділ, тоді визначаємо підзвітну особу, яка отримує за ВКО відповідну до кошторису витрат суму. Після закупівлі подарунків підзвітна особа повинна надати до бухгалтерії авансовий звіт та первинні документи на придбані подарунки (накладні, фіскальні або товарні чеки тощо).
3. Відомість про видачу подарунків.
Її формує той підрозділ, в якому зберігатимуться придбані подарунки та отримуватимуть їх працівники підприємства. Основа для її формування – списки працівників (їх дітей), яким належать отримувати подарунки, отримані від відділу кадрів. Форму документу розробляють самостійно, але дотримуючись обов’язкових реквізитів первинних документів. Це означає, що не обійтися без дати складання документа, власного імені та прізвища особи, яка склала відомість, її підпису, обсягів отриманих подарунків, підписів осіб, що їх отримували.
4. Видаткові накладні або акти на списання подарунків.
Ці документи формують після складання відомості на видачу подарунків, з якої прослідковується в яких обсягах видано закуплені подарунки. У разі видачі подарунків зі складу підприємства доцільно виписати видаткову накладну. Якщо ж цим займається інший підрозділ, то він формує комісію на списання та складає відповідний акт про списання виданих подарунків.
Ці документи слугуватимуть підставою, щоб списати новорічні подарунки в бухобліку.
Як бухгалтеру автоматизувати свою роботу? З рішенням Liga360. Система містить типові договори, форми й бланки. А описи робочих ситуацій та персональні консультації експертів – додадуть професійної впевненості. Спробуйте Liga360 зараз.
Облік новорічних подарунків
Придбані новорічні подарунки оприбутковують на субрахунку 209 «Інші матеріали» за їх первісною вартістю, куди включають витрати, безпосередньо пов’язані з придбанням подарунків.
Вартість виданих подарунків списують на витрати на субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності». На ньому ж відображають нараховані податкові зобов’язання з ПДВ при врученні подарунків.
Проте, враховуючи, що видача подарунків персоніфікована, то списання вартості подарунків проводять із використанням субрахунків:
– 663 «Розрахунки за іншими виплатами», якщо вартість дарунка не відносять до фонду оплати праці, а є додатковим благом;
– 661 ««Розрахунки за заробітною платою», коли видача подарунків є одним із видів заохочення, передбачене колдоговором.
Тому в першому випадку їх списання проводять кореспонденцією Дт 663 Кт 209, а далі відносять на витрати – Дт 949 Кт 663, а в другому варіанті проводки будуть: Дт 661 Кт 209 та Дт 949 Кт 661.
Оподаткування новорічних подарунків
Одне із затребуваних питань у врученні новорічних подарунків – які ж податкові наслідки це матиме для підприємства.
ПДФО та військовий збір. Роздавши подарунки працівникам (їх дітям), підприємство може скористатися звільненням від оподаткування, передбаченим пп. 165.1.39 ПКУ. Адже не включають до оподатковуваного доходу платника податку вартість подарунків, якщо вона не перевищує 25% однієї мінзарплати (у розрахунку на місяць), установленої станом на 1 січня звітного податкового року (якщо подарунки надані у грудні 2021 році — 1500 грн (6000 грн × 25%), у січні 2022 році — 1625 грн (6500 грн × 25%)).
Якщо ж вартість подарунку від роботодавця (від одного податкового агента) перевищує вказаний ліміт, то із суми перевищення доведеться утримати ПДФО за ставкою 18% та із застосуванням натурального коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ), бо це негрошовий дохід.
Що стосується військового збору, то об’єктом його оподаткування є ті доходи, визначені ст. 163 ПКУ (пп. 1.2 п. 161 підрозділу 10 р. XX ПКУ), що і для ПДФО. Тому лише вартість подарунка, яка перевищує межу звільнення від обкладання ПДФО, буде оподатковуватися військовим збором за ставкою 1,5%. Однак натуральний коефіцієнт тут не застосовують.
Зважайте, що пільги із оподаткування доходів батьків у вигляді новорічних подарунків, передбачені ст. 3 Закону № 2117, стосуються випадку, коли їх дарують органи держвлади, органи місцевого самоврядування, громадські (у тому числі профспілкові) організації та створені ними заклади освіти, охорони здоров'я та культури, які утримуються за рахунок коштів відповідних бюджетів.
Також читайте публікацію «Подарункові сертифікати для працівників: як подарувати й оподаткувати».
ЄСВ. Якщо роздаємо новорічні подарунки дітям працівників, то спрацьовує п. 8 р. II Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170. Це дозволяє на такі подарунки не нараховувати ЄСВ.
Якщо ж обдаровуємо новорічними подарунками працівників, тоді звільнень від ЄСВ не передбачено. Одноразові заохочення, не пов’язані з конкретними результатами праці, у т.ч. у натуральній формі, включають до фонду оплати праці як інші заохочувальні й компенсаційні виплати (пп. 2.3.2 Інструкції № 5). Якщо це розцінюють як складову зарплати, тоді ЄСВ доведеться на неї нараховувати.
В іншому випадку можна апелювати до пп. 3.31 Інструкції № 5, за яким матеріальна допомога разового характеру не входить до бази нарахування. Зрештою такою є нецільова благодійна допомога. Проте такою вона буде, якщо її отримують обрана кількість працівників, а не всі без виключення.
Податок на прибуток. В прибутковому обліку базу оподаткування визначають, виходячи з бухгалтерського фінрезультату до оподаткування, скоригованого на різниці, передбачені ПКУ. А для подарунків таких різниці ПКУ не містить. Тому вартість подарунків потрапить до бухвитрат, а значить візьме участь у формуванні фінрезультату в податковому обліку.
Якщо навіть пригадати різницю, пов’язану із подарунками неприбутковим установам й організаціям, а також особам, що не є платниками податку (крім фізосіб), та платникам податку, які оподатковуються за ставкою 0% (пп. 140.5.9 та пп. 140.5.10 ПКУ), то сюди потрапляють кошти на подарунки профспілкам.
ПДВ. Придбавши новорічні подарунки дітям та працівникам, підприємство цілком може віднести суму вхідного ПДВ до податкового кредиту на підставі податкової накладної, зареєстрованої в ЄРПН.
Однак дарування подарунків розцінюють як постачання товарів. І з огляду на п. 188.1 ПКУ базу оподаткування операцій із постачання товарів/послуг визначають із договірної вартості подарунків, але не нижче за ціну придбання таких товарів.
Враховуючи, що у випадку із подарунками їх договірна вартість дорівнює нулю, тому підприємство складає дві податкові накладні (п. 15 Порядку № 1307):
– перша – на суму, розраховану виходячи з фактичної ціни постачання, тобто на нульову вартість у випадку із безоплатно переданими подарунками. Її формують на дату оформлення документа, який підтверджує факт передання подарунків (видаткова накладна, відомість роздачі подарунків тощо);
– друга – на суму перевищення ціни придбання товарів/послуг над фактичною ціною постачання, яку складають із типом причини «15» (п. 8 Порядку № 1307).
Користуйтесь в роботі публікацією «Податкова накладна: порядок заповнення». Спробуйте рішення LIGA360: Бухгалтер. Тут об’єднана аналітика видань “БУХГАЛТЕР&ЗАКОН” та “Інтербух”, а ще є щоденні оновлення новин. Деталі за посиланням.
Водночас за подарунками, при придбанні яких підприємство мало право на податковий кредит із ПДВ, технічні податкові зобов’язання, згідно із пп. «г» п. 198.5 ПКУ не нараховують.
Також можна нагадати, що від оподаткування ПДВ звільняють операції з продажу виробничими та торговими підприємствами дитячих святкових подарунків, що закуповуються за рахунок коштів профспілкових комітетів підприємств та організацій, інших неприбуткових організацій (ст. 2 Закону № 2117). Діє така пільга упродовж періоду з 15 листопада поточного року до 15 січня наступного року, а стосується новорічних подарунків, які містять лише кондитерські вироби та іграшки вітчизняного виробництва і фрукти, загальною вартістю не більше 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого законом на 1 січня звітного податкового року.
Тобто неоподатковуваний ПДВ розмір дитячих святкових подарунків для профспілок та неприбутківців, закуплених у період із 15.11.2021 року по 30.11.2021 року, становить 208,00 грн (2600 грн × 8%), а в період із 01.12.2021 року по 15.01.2022 року — 214,72 грн (2684 грн × 8%).
Новорічний корпоратив: які документи складати
Для організація святкової програми для працівників потрібно передусім визначити виконавців, підсумувати необхідні витрати, заключити договори із постачальниками товарів, послуг (робіт) та отримати первинні документи про проведене витрачання коштів.
Звісно пакет документів в цьому процесі дуже схожий із варіантом придбання та вручення новорічних подарунків, за виключенням, того, що передусім йтиметься про закупівлю послуг.
Наразі розглянемо класичний варіант, коли новорічний корпоратив організовує компанія саме як святковий захід для усіх працівників, котрий не пов'язаний із госпдіяльністю.
В такому випадку основними статтями витрат на святкування Нового року будуть: оренда приміщення для проведення корпоративу; послуги ведучого та музичний супровід для свята; витрати на послуги кафе (ресторану) для святкового столу або ж послуги кейтерингу; послуги перевезення працівників до місця проведення корпоративу.
Якщо ж корпоратив організовують в офісі компанії, то доведеться витратися на прикрашання офісу, закупівлю продуктів харчування та напоїв або ж послуги кейтерингу, розважальну програму.
В будь–якому випадку потрібно буде:
– видати наказ (розпорядження) керівника про проведення корпоративу;
– сформувати план (програму) заходу;
– підсумувати витрати в кошторисі заходу:
– укласти договори із контрагентами та в подальшому отримати від них первинні документи про поставлені товари (накладні, фіскальні чеки) та послуги (акти наданих послуг).
Більш детально також переглядайте статтю «Корпоративні заходи: які документи знадобляться».
1,4 тис. ситуацій та алгоритмів дій для бухгалтера - на ІТ-платформі LIGA360. Замовте презентацію професійних рішень LIGA360: Бухгалтер та LIGA360: НR прямо сьогодні.
Як обліковувати витрати на новорічний корпоратив
В бухобліку витрати, понесені на організацію та проведення новорічного корпоративу, списують на субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності». Сюди ж потраплять закуплені та використані ТМЦ, оплачені послуги (роботи).
Зробити їх адміністративними або збутовими можна було би при пов’язаності їх із операційною господіяльністю підприємства. Але для цього потрібно було би організовувати або виробничі збори колективу або підлаштувати новорічну програму під рекламний захід. Однак для цього оформлювати святковий захід потрібно по-іншому і у всіх документах має прослідковуватися спрямованість заходу на госдіяльність підприємства, запросити потенційних покупців, представників контрагентів, профільних асоціацій (організацій), складати звіт про проведення заходу і т.д. Тож про ці варіанти наразі не говоримо.
Податкові наслідки проведеного новорічного корпоративу
Понесені витрати на проведення святкового заходу для працівників підприємства не може минути без відображення їх у податковому обліку. Основні нюанси звісно у ПДВшному обліку. Проте про все по-порядкую
Податок на прибуток. В ПКУ не передбачено будь-яких коригувань фінрезультату до оподаткування на різниці у зв’язку із витрачання коштів на святковий захід. Тому діє загальне правило – усі понесені витрати визнані витратами в бухобліку, а значить беруть участь у формуванні фінрезультату для цілей податкового обліку.
ПДФО, військовий збір та ЄСВ. Вартість святкового корпоративу, який проводить роботодавець для своїх працівників, не включають до оподатковуваного доходу цих працівників. На це вказують податківці у роз’ясненні ДПС із категорії 103.02 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua).
Це пояснюють тим, що оподатковують доходи фізосіб, у т. ч. одержані як додаткові блага, виходячи з положень ПКУ, лише при одержанні безпосередньо конкретним платником податку. Тобто, якщо отриманий дохід персоніфіковано для конкретної особи.
У випадку із корпоративом, куди запрошені усі працівники, а можливо й інші гості святкового заходу, неможливо персоніфікувати, хто скільки отримав харчування або хто був присутнім на виступі артистів. Тому вартість організації святкового корпоративу напередодні Нового року, яку оплачує підприємство, не буде об’єктом обкладення ПДФО. Як наслідок немає об’єкту оподаткування й військовим збором.
Аналогічна ситуація складається із ЄСВ. Витрати підприємств на організацію новорічного корпоративу – неперсоніфіковані витрати, а значить їх не виплачували на користь застрахованих осіб. Тому відсутня база обкладання ЄСВ.
ПДВ. Корпоративне святкування аж ніяк не пов’язане із госпдіяльністю підприємства. Тому тут спрацьовує п. 198.5 ПКУ. Це означає, оплативши витрати на корпоративні заходи, платник ПДВ зобов'язаний:
– нарахувати податкові зобов'язання виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до п. 189.1 ПКУ;
– скласти не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду і зареєструвати в ЄРПН зведену податкову накладну за товарами/послугами, придбаними/виготовленими з ПДВ.
В той же час, за придбаними послугами з організації новорічного корпоративу податковий кредит виникає за наявності відповідно зареєстрованої в ЕРПН податкової накладної.
Пошук відповідей на ситуації з бухгалтерського обліку займає багато часу? Знаходьте потрібну інформацію в один клік на ІТ-платформі LIGA360. Деталі за посиланням.
