Неоплачиваемый отпуск на время карантина от А до Я

26.03.2020, 10:21
378062

Какой вид неоплачиваемого отпуска предоставить, как согласовать, оформить и отразить в учете такой отпуск без проблем — советы для бухгалтера и кадровика

Какой вид неоплачиваемого отпуска предоставить, как согласовать, оформить и отразить в учете такой отпуск без проблем — советы для бухгалтера и кадровика

Казалось бы, отечественных работодателей и работников сложно чем-то удивить. Непростые 90-е, меняющиеся двухтысячные, политические кризисы, инфляционные скачки, несовершенное законодательство, придирчивые контролеры — тот, кто прошел через эти огонь и воду, воспринимают жизнь и его вызовы философски. И вот громом сквозь ясное небо пришел новый кризис — эпидемия коронавируса, повлекшая карантин в масштабах государства, а соответственно — и остановку работы огромного количества предприятий и физлиц-предпринимателей. При этом все произошло в сжатые сроки и для большинства, как работодателей, так и работников, безальтернативно: часть видов деятельности были напрямую остановлены правительственным решением, другие оказались в тупике из-за минимизации работы транспорта и других ограничений.

В таких условиях остро встал вопрос правильного оформления трудовых отношений на период карантина. В числе самых распространенных решений – применение отпуска без сохранения зарплаты. Тем более, законодатели уточнили по ней правовые нормы в контексте карантина. Тем не менее, для многих работодателей и работников применение этой процедуры, а тем более — связанные с ней аспекты по ЕСВ и отчетности, могут оказаться ловушкой в условиях отсутствия разъяснений со стороны органов власти. Поэтому в этой статье вы найдете все необходимые алгоритмы для применения такой формы остановки активной трудовой деятельности.

Неоплачиваемый отпуск на время карантина — право или обязанность работника?

Разговор о таком отпуске была бы несколько иной, если бы законодатели Законом № 530-IX не дополнили оперативно ст. 26 Закона Украины "Об отпусках" (далее – Закон об отпусках) новой нормой. Она звучит так: "В случае установления Кабинетом Министров Украины карантина в соответствии с Законом Украины "О защите населения от инфекционных болезней" срок пребывания в отпуске без сохранения заработной платы на период карантина не включается в общий срок, установленный частью первой настоящей статьи".

При этом в п. 1 раздела II "Заключительные положения" Закона № 530-IX предусмотрели: на период установления карантина или ограничительных мер, связанных с распространением коронавирусной болезни (COVID-19) работодатель может поручить работнику выполнять в течение определенного периода работу, определенную трудовым договором, дома, а также предоставлять работнику с его согласия отпуск.

Почему важная новация, введенная Законом № 530-IX? Потому, что в общем случае отпуск за свой счет, установленный по соглашению сторон продолжительностью более 15 календарных дней – нарушение КЗоТ. Поэтому без соответствующего появления в Законе об отпусках ч. 3 ст. 26 все работодатели, которые перехватили край со сроком неоплачиваемого отпуска (а это произошло бы непременно, потому что с 17 марта по 3 апреля – уже имеем 18 календарных дней), рисковали бы получить админштраф за нарушение трудового законодательства. А за такой проступок должностным лицам юрлица-работодателя приходится выкладывать из своего кармана от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КоАП).

Однако, к сожалению, законодатели не уточнили, о каком именно виде отпусков говорится в п. 1 р. II "Заключительные положения" Закона № 530-IX. Поэтому, если прямо следовать требованиям этого норматива, то следует сделать вывод: это правило распространяется на все виды отпусков во время карантина, исключая те, в отношении которых действуют специальные нормы, предусматривающие предоставление работодателем отпусков в обязательном порядке по желанию работника.

Итак, когда речь идет о предоставлении отпуска работникам на время карантина в соответствии со ст. 26 Закона об отпусках, считаем, что такой отпуск следует предоставлять по соглашению сторон — работника и работодателя. Поэтому предоставить такой неоплачиваемый отпуск можно только по желанию работника, а не по инициативе работодателя. В свое время аналогичный вывод о предоставлении соответствующих отпусков именно по согласию сторон делало и Минсоцполитики в письме от 19.09.2013 г. № 416/13/116-13. Поэтому мы не советуем работодателям выступать инициаторами предоставления указанных отпусков. Работодатель, по нашему мнению, может только сообщить работникам о том, что согласно недавно принятым изменениям в законодательстве они имеют право уйти в неоплачиваемый отпуск на период карантина. В свою очередь работник может принять на вооружение такую информацию и пожелать уйти в этот отпуск. Если так, то работнику нужно свое желание уйти в неоплачиваемый отпуск "изложить на бумаге", то есть сообщить о нем работодателю письменно.

С другой стороны, учитывайте: то, что работник желает уйти в отпуск без оплаты на время карантина в соответствии со ст. 26 Закона об отпусках, отнюдь не гарантирует 100%-го его предоставления работодателем. Ведь последний вправе как предоставить такой отпуск, так и отказать в его предоставлении. И в случае отказа работодателя перевести трудовые отношения на "карантинные рельсы" следует другим способом, например путем установления режима надомного (дистанционного) труда, простоя и тому подобное.

Исключением будет ситуация, предусмотренная в Законе об отпусках для другого вида отпуска без сохранения заработной платы на время карантина, предоставляемого работникам на основании субъективного права, то есть в обязательном порядке, несмотря на желание или нежелание этого со стороны работодателя. А именно: в п. 3-1 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках предусмотрено: отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работнику в обязательном порядке, если это матерь или иное лицо, указанное в ч. 3 ст. 18 этого Закона, а отпуск нужен для ухода за ребенком в возрасте до 14 лет на период объявления карантина на соответствующей территории.

Другие лица, кроме матери, которые могут претендовать на такой отпуск: отец ребенка, бабушка, дедушка или другой родственник, который фактически ухаживает за ребенком, или лицо, усыновившее или взявшее под опеку ребенка, один из приемных родителей и родителей-воспитателей.

Итак, в предоставлении такого отпуска работодатель не может отказать работнику. Для того, чтобы уйти в этот отпуск работнику следует написать заявление о его предоставлении, а работодателю — издать на его основании соответствующий распорядительный документ. Отказывать работнику в предоставлении такого "родительского" отпуска означает работодателю подвергать себя штрафу по ст. 265 КЗоТ, а непосредственному руководителю (директору предприятия или физлицу – предпринимателю) — подвергаться административному штрафу согласно ч. 1 ст. 41 КоАП.

Кстати, для того, чтобы уйти в отпуск "за свой счет", не обязательно отрабатывать 6 месяцев в первый год работы. Ведь стаж не влияет на возможность использования такого отпуска. Работодатель предоставляет его, учитывая возникновения определенных обстоятельств, в связи с особым статусом сотрудника или по взаимному согласию сторон, то есть по согласованию с работником.

Более подробно о классических основания предоставления отпуска «за свой счет» читайте в публикациях модуля ситуаций ИПС ЛІГА:ЗАКОН (попробуйте тестовый доступ) «Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон» и «Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый в обязательном порядке».

 

На какой срок можно предоставить неоплачиваемый отпуск из-за карантина?

В КЗоТ и Законе об отпусках относительно отпусков без сохранения заработной платы, называемых в народе "за свой счет", предусмотрено сейчас: в случае установления Кабмином карантина в соответствии с Законом № 1645, время нахождения в отпуске без сохранения заработной платы не включается в общий 15-дневный срок, установленный для отпусков такого типа. Итак, работнику можно предоставить такой неоплачиваемый отпуск на все время карантина, независимо от его продолжительности.

На сегодня карантин на всей территории Украины установлен постановлением КМУ от 11 марта 2020 № 211 с 12 марта 2020 по 3 апреля 2020 года. Кроме того 25 марта появилась информация, что правительство продолжило карантин до 24 апреля. С другой стороны, Закон № 530-IX вступил в силу 17 марта. Таким образом, правомерным будет предоставление "карантинного" отпуска "за свой счет", то есть не ограниченного во времени в период с 17.03.2020 г. по 03.04.2020 г. включительно, а после появления официального документа о продлении карантина – на соответствующий срок.

Остается открытым вопрос, как быть с отрезком времени с 12 марта по 16 марта включительно. Ведь в это время не было еще нормы о "бессрочность" обсуждаемого нами отпуска. Если не будет прямо сформулирована другая позиция (разъяснением Минсоцполитики и судебная практика), считаем, что этот период должен быть оформлен отпуском без сохранения заработной платы, продолжительность которого учитывается в рамках общего 15-дневного срока отведенного Законом об отпусках на годовой максимум отпусков без сохранения зарплаты. Ведь закон обратной силы не имеет (кроме случаев смягчения ответственности), поэтому и применить задним числом норму, которая появилась благодаря Закону № 530-IX, невозможно. А вот уже с 17 марта – пожалуйста – сколько угодно в пределах правительством установленного карантина может длиться отпуск без зарплаты и ее срок не учитывают в 15-дневную годовую норму для таких отпусков.

Обратите внимание: время "карантинного" отпуска без сохранения заработной платы (независимо от того – "родительский" он или на общих основаниях) не учтут при дальнейшем исчислении среднего заработка для отпускных расчетного периода. А все потому, что при определении среднего заработка для расчета отпускных из расчетного периода обязательно убирают временные отрезки, в течение которых работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично (п. 2 Порядка № 100).

Как оформить предоставление отпуска без сохранения зарплаты на время карантина?

Отметим еще раз и уверенно: независимо от оснований предоставлять бесплатные отпуска работникам можно только на основании их письменных заявлений. Поскольку неоплачиваемые отпуска на время карантина могут быть разными, их по-разному следует оформлять.

Так, Управление Гоструда в Николаевской области утверждает, что в заявлении должны быть указаны:

1) причина, по которой работник просит предоставить ему неоплачиваемый отпуск;

2) дата начала такого отпуска;

3) продолжительность отпуска.

Руководствуясь указанными рекомендациями, приведем разработанные нами образцы заявлений работников и приказов работодателей о предоставлении отпусков двух типов: согласно п. 3-1 ст. 25 Закона об отпусках ("карантинный" отпуск работникам, имеющим детей в возрасте до 14 лет) и в соответствии с ч. 1, 3 ст. 26 Закона об отпусках ("карантинный" отпуск, который могут предоставить всем работникам). Образцы приводятся на языке оригинала.

Образец 1

Заявление о предоставлении отпуска на время карантина работнику согласно п. 3-1 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках

Образец 2

Приказ о предоставлении отпуска на время карантина согласно п. 3-1 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках

 

Образец 3

Заявление о предоставлении отпуска на время карантина работнику согласно ч. 1,3 ст. 26 Закона об отпусках

 

Образец 4

Приказ о предоставлении отпуска на время карантина согласно ч. 1, 3 ст. 26 Закона об отпуска

 

Обратите внимание! С такими формулировками заявлений и приказов в случае продолжения правительством срока действия карантина работникам снова нужно будет писать заявление о предоставлении неоплачиваемого отпуска, а работодателю на ее основании — издавать приказ. Но это вынужденное, ведь на момент написания заявления и выдачи приказа стороны трудового договора знают только о первоначально установленной дате окончания карантина и не могут предполагать о его пролонгации.

Альтернативой, по нашему мнению, может стать следующий механизм: в заявлении и приказе об отпуске предусматривают возможность автоматического продления "карантинного" отпуска в случае продолжения правительством карантина. Это избавит от необходимости повторно писать заявление и издавать приказ, тем более, что в условиях карантина эти документы придется доводить до сведения другой стороны в форме фотографий или иным удаленным способом. Посмотрите, как, по нашему мнению, следует оформить указанные документы с учетом умысла об автоматической пролонгации отпуска.

Образец 5

Заявление о предоставлении отпуска на время карантина работнику согласно ч. 1, 3 ст. 26 Закона об отпусках

Образец 6

Приказ о предоставлении отпуска на время карантина согласно ч. 1, 3 ст. 26 Закона об отпусках

 

При таком оформления заявления и приказа об отпуске остается только посоветовать работодателю обеспечить должным образом дополнительное информирование работников о необходимости ему приступить к работе в связи с окончанием карантина. В условиях карантина наиболее очевидным способом будет такое сообщение по телефону с дублированием в мессенджерах и/или по электронной почте — с условием, что работник своим ответом подтверждает ознакомление с сообщением.

Собственно, положа руку на сердце, следует признать процедуру по алгоритму "работник пишет заявление — сканирует/фотографирует ее — посылает фото/сканкопию заявления работодателю — работодатель издает приказ — сканирует/фотографирует его — посылает фото/сканкопию приказа работнику — работник по электронной почте или через согласованный мессенджер письменно (текстовым сообщением) сообщает об ознакомлении с приказом такого-то числа и согласии с ним" большинству отечественных работодателей следовало осуществить и с первоначальными заявлениями-приказами по "карантинным" отпускам. Ведь для большинства остановка работы оказалась неожиданностью, также в тот момент мало кто думал о надлежащем оформлении документов по кадровым вопросам. Многие ограничился согласованию такого отпуска в телефонном режиме. Но мы бы не советовали затягивать решение этого вопроса и откладывать его до завершения карантина. Пусть лучше кадровик или руководитель уже сейчас пройдутся цепочкой приведенного выше алгоритма, а бумажные оригиналы вариантов заявления и приказа оформят или дооформят уже после завершения карантина. Главное — не забывайте указывать верные даты написания заявления, выдачи приказа и ознакомления работника с ним.

Платить ли ЕСВ за время нахождения работника в неоплачиваемом отпуске?

Все зависит от двух обстоятельств:

1) кто воспользовался правом на отпуск без сохранения зарплаты — работник по основному месту работы или совместитель;

2) продолжительности такого отпуска, а именно, пришелся ли такой отпуск на все рабочие дни месяца работника или нет.

Если отпуск без сохранения заработной платы из-за карантина предоставлен совместителю, то ЕСВ необходимо начислять и платить только исходя из начисленных ему сумм зарплаты. Никаких доначислений ЕСВ по "минзарплатному" правилу делать не нужно.

Когда же правом на такой отпуск воспользовался работник по основному месту работы, то ответ будет зависеть от того, охватил ли такой отпуск все рабочие дня месяца, или нет.

Так, например, если работнику предоставили такой отпуск в марте 2020 года с 12.03.2020 г., то за часть марта работнику будет начислена заработная плата или другие зарплаты выплаты (больничные, отпускные и т.д.). Такая зарплатная выплата является базой начисления ЕСВ по обычной ставке 22%. Если же из-за предоставленного неоплачиваемого отпуска база начисления ЕСВ по основному месту работы работника будет ниже минимальной зарплаты, то ЕСВ нужно начислить по "минзарплатному" правилу. То есть следует рассчитать разницу между минимальной зарплатой и фактически начисленным работодателем заработком за март 2020 года и доначислить на нее ЕСВ (абз. 2 ч. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ).

Если отпуск без сохранения зарплаты охватит весь месяц, начислять ЕСВ Не нужно. Также начислять и уплачивать ЕСВ не нужно и в том случае, когда отпуск охватил не все рабочие дни месяца, однако у работника в этом месяце не было никаких начислений. Ярким примером этому будет ситуация, когда в марте у женщины закончилась неоплачиваемый отпуск по уходу за ребенком до трехлетнего возраста или 6 лет и она сразу ушла в отпуск без сохранения заработной платы на время карантина.

Как отражать в Отчете по ЕСВ неоплачиваемый отпуск на время карантина?

В Отчете по ЕСВ пребывание работника в отпуске без сохранения заработной платы на время карантина не отображается в таблице 5. Информация о таком отпуске должна быть зафиксирована только в таблице 6 Отчета по ЕСВ. Так, по общему правилу, информацию о количестве дней предоставленного работнику отпуска за свой счет (в т.ч. на время карантина) следует отразить в графе 14 таблицы 6 в той же строке, где работнику отражено начисленную зарплату (или другую выплату). При этом не важно, охватил ли такой неоплачиваемый отпуск весь месяц или только его часть.

Кстати, современный профессиональный сервис Liga:Report позволяет легко и оперативно предоставить налоговую, финансовую и статистическую отчетность онлайн.

С числовыми примерами и образцами заполнения таблицы 6 Отчета по ЕСВ за месяцы, в которых был "карантинный" отпуск, читайте в консультации "ЕСВ и зарплатные налоги в период неоплачиваемого отпуска на время карантина".

Как продлить неоплачиваемый отпуск из-за продления срока карантина?

В случае, если правительство принимает решение о продлении карантина и работодатель не может (из-за запрета на соответствующую деятельность или ограничения доступа своего к территории/помещению) или не хочет восстанавливать производственный процесс, а работник желает продлить отпуск без зарплаты (ведь помним, что отправить в него волей одного работодателя неправомерно), то есть два варианта.

Первый описан выше — и в заявлении о предоставлении соответствующего отпуска, и в выданном на основании такого заявления приказе отмечается возможность автоматической пролонгации отпуска в случае принятия КМУ решения о продлении карантина.

Второй – работник пишет новое заявление с просьбой  предоставить отпуск без сохранения зарплаты  до новой даты завершения карантина, а работодатель опять издает приказ о таком отпуске (только уже на новый срок). Заявление и приказ направляются визави дистанционным способом, очевидно распространенным будет электронная почта, если только кто-то не захочет воспользоваться услугами курьерской доставки или использовать такие анахроничные способы для сообщений как факс или почтовые голуби. А уже после завершения карантина и восстановления нормальной работы оба документа, заявление и приказ, с соответствующими "живыми" подписями лягут в бумажном виде в документацию работодателя.

Вот и специалисты Управления Гоструда в Ивано-Франковской области отмечали: поскольку весь период карантина может длиться несколько недель и при необходимости может продолжаться и вводиться несколько раз в течение года, такой отпуск может быть продлен и предоставляться столько раз, сколько в течение года будет соответствующих событий. 

Подробно о том, как рассчитать ЕСВ и зарплатные налоги за период, в котором был неоплачиваемый отпуск на время карантина, читайте в консультации "ЕСВ и зарплатные налоги в период неоплачиваемого отпуска на время карантина".

Возьмите под контроль все риски, с которыми сталкивается ваша компания. Попробуйте LIGA360 - экосистему облачных продуктов ЛІГА:ЗАКОН для эффективной работы бизнеса в условиях кризиса. Попробовать.

Алла Король,

главный редактор портала "Бухгалтер.UA"

В условиях экстренно провозглашенного карантина как работники, так и работодатели задаются рядом вопросов:

  • Неоплачиваемый отпуск на время карантина — право или обязанность работника?
    Уйти в отпуск без сохранения заработной платы на время карантина — право работника, которым он может воспользоваться только по его желанию. Если работник не хочет идти в такой отпуск, отправить работника в такой отпуск работодатель не имеет права.
  • На какой срок можно предоставить неоплачиваемый отпуск из-за карантина?
    Такой отпуск можно предоставить на все время, пока будет длиться установленный решением КМУ карантин. Продолжительность этого бесплатного отпуска не ограничивается 15-дневным сроком.
  • Как оформить предоставление отпуска без сохранения заработной платы на время карантина?
    Работнику нужно написать заявление с просьбой предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы на время карантина, а работодатель на его основании издает приказ (распоряжение).
  • Платить ли ЕСВ за время нахождения работника в неоплачиваемом отпуске?
    Все зависит от двух обстоятельств: 1) кто воспользовался правом на отпуск без сохранения зарплаты — работник по основному месту работы или совместитель; 2) продолжительности такого отпуска, а именно, пришелся ли такой отпуск на все рабочие дни месяца работника или нет.
  • Как отражать в Отчете по ЕСВ неоплачиваемый отпуск на время карантина?
    Информацию о продолжительности такого отпуска следует зафиксировать в таблице 6 Отчета по ЕСВ.
  • Как продлить неоплачиваемый отпуск из-за продления срока карантина?
    Как правило, продолжение такого отпуска оформляют заявлением работника и приказом. Хотя при предоставлении отпуска на время карантина в заявлении о предоставлении соответствующего отпуска и приказе можно сразу отметить возможность автоматической пролонгации отпуска в случае принятия КМУ решения о продлении карантина.

Ця сторінка також доступна для перегляду українською мовою

Перейти до україніської версії сайту