Для початку треба визнати – електронні трудові книжки не існують як книжки. Тепер це віртуальний набір даних, але не довільний, а чітко регламентований законодавством. По суті електронна трудова книжка – це складова персональної картки, яку ведуть на застраховану особу у відповідному державному реєстрі. Тобто відомості про стаж і досвід роботи надалі існуватимуть як визначений набір даних в електронному вигляді. У цьому матеріалі ми поговоримо про усі аспекти запровадження та застосування електронних трудових книжок, які відомі нам на сьогодні.
Як і навіщо запровадили електронні трудові книжки
Про запровадження електронних трудових книжок говорилося вже давно. Правду кажучи, на їх паперових колег давно було багато нарікань. Помилки, описки, неуважність роботодавців, не говорячи вже про ризики загубити чи пошкодити, добре попсували імідж паперовим трудовим книжкам. З іншого боку, багато хто остерігався переведення їх в електронну форму, побоюючись, що цифровий формат буде ненадійним і дорогоцінні дані про стаж і місця роботи можуть бути втраченими. Але поки що такі побоювання виглядають безпідставними – процедура переведення кадрової інформації в електронний формат прописана доволі прозоро, та й перехідний період встановили чималий. Утім, давайте за порядком.
Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» запрацював 10 червня 2021 року. Він встановив нові правила обліку трудової діяльності працівника. Канула в Лету класична, ще з радянських часів, схема з існуванням паперової книжечки, куди кадровики та роботодавці записують старанно приймання на роботу та звільнення з неї (а колись записували ще й догани та заохочення). Надалі такі відомості повинні опинятися в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Отже, з 10.06.2021 р. усі роботодавці повинні подавати до Реєстру застрахованих осіб відомості з паперових трудових книжок про трудову діяльність своїх працівників. Протягом 5-річного перехідного періоду дозволене паралельне використання паперової трудової книжки та електронної форми відомостей про трудову діяльність.
Як роботодавець, так і працівник зможуть (звісно, за наявності електрики, комп’ютера та доступу до інтернету) мати доступу до інформації про набутий працівником стаж для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням. Зокрема – для обрахунків виплат у разі тимчасової втрати працездатності (лікарняного).
Одним з головних аргументів на користь запровадження електронних трудових книжок було їх використання для призначення пенсії. Тепер електронна трудова книжка дасть можливість уповноваженим органам, себто Пенсійному фонду, призначати особі пенсію автоматично, без необхідності звернення такої особи. Утім, за останньої зберігається право вибору для поліпшення запропонованого Пенсійним фондом розрахункового розміру. Так указана особа може надати відомості про отримувану заробітну плату за період до 2000 р., тобто до запровадження персоніфікованого обліку. Також можна відтермінувати свій вихід на пенсію, щоб отримати підвищення до пенсії на 0,5–0,75 % за кожний повний місяць роботи після досягнення пенсійного віку.
Є питання з кадрового обліку? У LIGA360 знайдете понад 3 тисячі експерних роз’яснень та алгоритмів дій для роботи. Замовте безкоштовний тест LIGA360:HR-Менеджер прямо сьогодні.
Яка подальша доля паперових трудових книжок
Зверніть увагу, що ніхто не говорить, що паперові трудові книжки опинилися «поза законом» – на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, така трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Простіше кажучи, якщо працівник бажає, то роботодавець повинний паралельно з електронним обліком трудової діяльності також вносити і до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.
Важлива відмінність – тепер паперова трудова зберігається саме у працівника (раніше роботодавці з числа юридичних осіб зберігали їх у себе протягом усього періоду роботи працівника). Щоправда не все так однозначно – через відсутність прямої вказівки у законодавстві частина фахівців вважає, що нема підстав для роботодавця негайно віддавати наявні в нього паперові трудові книжки працівникам.
Ми, зі свого боку, радимо вчинити обережно: після виконання обов’язку щодо перенесення відомостей до реєстру видати такі книжки їхнім власникам за наявності письмових заяв працівників про них. Однозначно обов’язок з видачі зберігаємих трудових книжок працівникам в обов’язковому порядку виникне у роботодавця після внесення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників.
Таку видачу неодмінно організовуйте «під підпис» — вочевидь найкраще буде видати про це наказ (розпорядження) та фіксувати в єдиному акті видачу трудових книжок працівникам, які підтвердять цей факт своїми «живими» підписами.
Що запровадження е-трудових змінило у прийнятті на роботу та звільненні
При прийомі на роботу з 10.06.2021 р. новий працівник повинен надати трудову книжку (за її наявності) або відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб. Якщо це особа, яка приймається на роботу вперше, то вона вправі вимагати оформити їй паперову трудову книжку. Це, як і раніше, слід зробити протягом днів після прийняття на роботу.
Зверніть, будь ласка, увагу, що змінилися і правила стосовно дій роботодавця щодо працівника, який звільняється: в день звільнення необхідно видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у статті 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.
При цьому видати належним чином оформлену трудову книжку потрібно буде тому працівнику, що був працевлаштований до 10.06.2021 р., а після цієї дати звільняється і щодо якого не завершено процедуру включення до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність. Якщо ж відомості вже внесено, то роботодавець зобов’язаний внести запис про звільнення встановленої форми до паперової трудової книжки, яка зберігається в працівника, лише на вимогу останнього.
Приймаєте нового співробітника на роботу? Перевірте інформацію про нього в 19 державних реєстрах з сервісом LIGA360.
Як вносять відомості про трудову діяльність до реєстру
Хто ж буде вносити відомості до електронної трудової книжки? Законотворці підійшли до цього доволі ліберально: відомості про трудову діяльність можуть вносити як сама застрахована особа, тобто працівник, так і роботодавець. Робити це слід через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Туди повинні потрапити скановані або оцифровані копії передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису.
Документи про освіту, про народження дітей, про службу в армії також скануються і вносяться до електронної трудової книжки, адже вони впливають на обрахунок стажу, а відповідно мають бути зафіксовані в Реєстрі застрахованих осіб.
Звертаємо вашу увагу на те, що органи ПФУ в своїх повідомленнях озвучували такі вимоги до скан-копій документів:
— кольоровість скан-копії;
— необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки в хронологічному порядку;
— скан-копії повинні бути чіткими (тому рекомендована роздільна здатність сканування – 300 dpi), відображати усі реквізити документа;
— скануванню підлягають всі заповненні сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» та вкладиші оригіналу трудової книжки;
— файл повинен бути у форматі jpg (якщо кожну сторінку паперової трудової сканувати окремо як JPG-файл) або pdf (якщо ви зробили повний документ зі всіма сторінками трудової книжки);
— розмір одного файла не повинен перевищувати 1 Мб.
Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення скан-копій спеціалісти територіальних органів Фонду переводять їх у цифровий формат. Крім того, спеціалісти Фонду здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб. У підсумку формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. Коли трудова книжка успішно оцифрована, то дані про періоди роботи і наявний страховий стаж можливо переглянути в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Фонду.
Саме тривалий, аж п’ять років, перехідний період має послужити для включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою.
Влада запевняє, що відомості електронної трудової книжки надійно захищені від шахраїв та зловмисників: ці дані акумулюють в Реєстрі застрахованих осіб, де мають відповідний кібер-захист.
Як HR-фахівцю економити час? З системою LIGA360: HR-Менеджер всі відповіді для роботи знайдуться в 2 кліки. Персональна стрічка новин, експертні відповіді та трудове законодавство на єдиній платформі. Деталі за посиланням.
Що робити роботодавцю після 10.06.2021 р.
Щодо працівників, які перебувають у трудових відносинах станом на 10.06.2021, роботодавець сканує трудові книжки та передає до ПФУ. Порядок і черговість такого подання відомостей повинен був визначити ПФУ за погодженням з Мінсоцполітики – саме цього вимагає п. 5 ч. 4 ст. 20 Закону про ЄСВ. Щоправда, такий нормативний акт ще не набрав чинності, а тому наразі доводиться орієнтуватися на звичайні роз’яснення, які видають ПФУ та його органи чи Мінсоцполітики через новинні публікації на своїх сайтах.
Зверніть увагу, що коли такі відомості подає роботодавець, то працівник повинен надати йому згоду на обробку персональних даних. Копію такої згоди також слід переслати до ПФУ.
Перед тим, як роботодавець почне сканувати паперової трудові книжки, йому варто переконатися в правильності її заповнення, зокрема щодо першої сторінки, а саме про:
— вірність вказання ПІБ та дати народження працівника;
— наявність та достовірність підпису власника трудової книжки;
— наявність підпису особи, відповідальної за видачу трудової книжки, та печатки юридичної особи, яка внесла перший запис до трудової.
Також варто перепитати у працівника (працівниці) чи не мала місце з моменту видачі книжки зміна ПІБ, а якщо вона була й це не відображено у трудовій, то слід зробити такий запис. Підставою буде паспорт, свідоцтво про шлюб або свідоцтво про зміну прізвища, імені чи по батькові.
Найбільш дотошні кадровики роботодавців можуть також перевірити правильність записів у розділі «Відомості про роботу» паперової трудової книжки: як відомості про роботу (включно з сумісництвом), так і щодо переведення на іншу роботу (посаду), присвоєння певного рангу або розряду, прийняття присяги державного службовця або посадової особи місцевого самоврядування, звільнення з роботи. Пам’ятайте, що виправлення виявлених помилок чи описок слід робити у суворій відповідності з вимогами Інструкції про трудові книжки.
Звісно ж, видача роботодавцем всіх наявних у нього паперових трудових книжок їхнім власникам не означатиме, що він зможе спочивати на лаврах: надалі всі відомості про трудову діяльність працівників потрібно буде вносити до Реєстру застрахованих осіб. До Реєстру потрапляють з 10.06.2021 р. усі відомості про трудову діяльність: про прийняття на роботу, присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення.
Як працівнику самому внести відомості про себе до Реєстру
Працівнику для передачі даних з паперової трудової книжки Пенсійному фонду попередньо слід переконатися в наявності актуального електронного підпису та зареєструватися на вебпорталі ПФУ. Потім увійдіть до свого особистого кабінету на цьому порталі за допомогою КЕП (кнопка «Вхід» буде праворуч вгорі).
Оберіть зліва пункт меню «Відомості про трудові відносини», в ньому – підпункт «Відомості про трудові відносини». Ось тут і треба поставити відмітку біля «Я даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних», а потім завантажити скан-копії документів про свою трудову діяльність (якщо інформація про відповідний період відсутня в базі ПФУ). Потім накладіть електронний підпис. Результат обробки звернень буде відображатися в особистому кабінеті у розділі «Мої звернення».
Щоб працівнику переглянути інформацію про себе, у т. ч. – щодо свого трудового (страхового) стажу, потрібно завітати на вже знайомий нам портал електронних послуг Пенсійного фонду України. Вже наявну у фонду інформацію про ваші трудові відносини (як найманого працівника за основним місцем роботи) за даними персоніфікованого обліку ПФУ можна знайти в розділі «Електронна трудова книжка» в особистому кабінеті.
Додатково передбачено подання письмового звернення до ПФУ, звернення до найближчого сервісного центру або за номером гарячої телефонної лінії Головного управління Пенсійного фонду України у відповідній області чи місті Києві. Більше того, Пенсійним фондом України навіть розроблено мобільний додаток «ПФУ» для системи «Андроїд», який можна завантажити на Google Play. Завдяки ньому можна зі свого смартфону чи планшету отримати доступ до електронних сервісів Пенсійного фонду України та спілкуватися з фондом.
Перевіряйте компанії, приватних підприємців та фізосіб у LIGA360. Система відобразить офіційні дані з держреєстрів: реквізити, судові справи, фінансовий і податковий стан. Замовляйте LIGA360 сьогодні та будьте впевнені у своїх бізнес-зв’язках.
Як роботодавцю зареєструватися на вебпорталі ПФУ
Згідно з п. 4 Розділу IV Положення № 13-1 реєстрація користувачів на вебпорталі Пенсійного фонду здійснюється на підставі заяв, складених за формою згідно з додатками 2, 3 до Положення № 13-1 та поданих до органу ПФУ особисто (з пред’явленням документів, що посвідчують особу) або через уповноваженого представника (з документами, що підтверджують його повноваження). Для реєстрації роботодавців-страхувальників як користувачів послуг вебпорталу обов’язково вказують:
— повне найменування юридичної особи (страхувальника);
— дату державної реєстрації згідно з витягом (випискою) з Єдиного держреєстру;
– код за ЄДРПОУ (пункт 4 Розділу IV Положення № 13-1).
Водночас реєстрація на вебпорталі осіб, в тому числі страхувальників, які мають кваліфікований електронний підпис (КЕП), здійснюється автоматично. На авторизацію користувача як страхувальника за КЕП на вебпорталі ПФУ мають право особи, яким надано право підпису як керівництву підприємства, або за допомогою кваліфікованої електронної печатки підприємства.
Три малопомітні, але важливі питання у зв’язку з переведенням трудових «у цифру»
Зрозуміло, що з відходом паперових трудових книжок постане питання щодо розмежування основного місця роботи та сумісництва. А щоб його зняти законотворці запровадили п. 3-1 ч. 2 ст. 16 Закону № 1058. Він передбачає, що застрахована особа повинна повідомляти страхувальника, в якого особа працює за основним місцем роботи, про визначення особою такого місця роботи як основного згідно з поданою нею заявою (до її відкликання).
Ще одне поширене питання – чи потрібно оцифрувати документи про освіту при переведенні трудових книжок в електронну форму? Так, адже, нагадаємо, що до страхового стажу зараховується навчання за денною формою лише до 1 січня 2004 року. Такі періоди підтверджуються дипломами, посвідченнями, свідоцтвами, а також довідками, які видані на підставі архівних даних. Після указаної дати до страхового стажу зараховуються періоди навчання лише за умови добровільної сплати ЄСВ за них.
На завершення виникає логічне питання – чи позбуватися паперової трудової книжки? З огляду на мінливість світу, в якому ми живемо, робити це не варто. До того ж, паперовий документ, заповнений і засвідчений печатками, ще довго може слугувати як джерелом інформації, так і доказом у разі виникнення непорозумінь чи суперечок.
Слідкуєте за змінами трудового законодавства? У системі LIGA360: HR-Менеджер можна налаштувати автоматичні сповіщення для будь-яких НПА та свіжих новин з кадрової теми. Отримайте тестовий доступ за посиланням.
