Станом натепер бухоблік оброблюють за допомогою електронних програм. Бухгалтерська, податкова, статистична звітності можуть подаватися в електронній формі. А декларація з ПДВ і податкові накладні з 2015 року взагалі - лише в електронній формі. Логічним кроком буде перехід на електронну первинку. Звісно, повністю вона не витіснить паперовий варіант, але може скласти неабияку конкуренцію. З'ясуймо, як нині реалізовано цю можливість
Юридичне підґрунтя
Стаття 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі - Закон про бухоблік), а також пункт 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі - Положення № 88), дозволяють складати первинні документи в електронній формі. Але - за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи й електронний документообіг (абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Основним нормативом щодо цього є Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі - Закон № 851). Тож, згідно із цим Законом, під електронним документом мають на увазі документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа (ст. 5 Закону № 851). Вочевидь мовиться про обов'язкові реквізити, зазначені у ст. 9 Закону про бухоблік.
Нагадаємо, що до переліку обов'язкових реквізитів включаються:
· назва документа (форми);
· дата складання;
· назва підприємства, від імені якого складено документ;
· зміст й обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
· посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
· особистий підпис або інші дані, що надають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (ст. 9 Закону про бухоблік).
Водночас закон також вимагає, щоб електронна форма була візуалізована та придатна для сприймання її змісту людиною (ч. 4 ст. 5 Закону № 851). Такий документ вважають оригіналом, а всі паперові відображення цього документа є копією (ст. 7 Закону № 851).
Пам'ятайте
Електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді (лист ДФС від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15).
Але це лише частина вимог, яких слід дотримуватися для надання електронному первинному документові легітимності. Завершують створення електронного первинного документа накладенням головного реквізиту - електронного підпису автора чи підпису, прирівняного до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис" від 22.05.2003 р. № 852-IV (далі - Закон № 852).
За його наявності оригіналом вважатимуть будь-який створений примірник електронної первинки (ч. 2 ст. 7 Закону № 852). Як випливає зі ст. 3 Закону № 852-IV, електронний цифровий підпис (далі - ЕЦП) вважають аналогом власноручного підпису вповноваженої особи або "мокрої" печатки, якщо під час підписання електронного документа дотримані всі необхідні умови, а саме:
· ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
· під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення ЕЦП;
· особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному в сертифікаті.
Інакше кажучи: підписання електронного документа потрібно підтвердити (засвідчити) наявністю сертифіката цього ключа. Сертифікат, як, власне, і сам ключ, надає акредитований центр сертифікації електронних ключів (далі - АЦСК).
Так от, є нормативно затверджена процедура засвідчення дійсності ЕЦП. Урегульовано її Порядком засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затвердженим постановою КМУ від 26.05.2004 р. № 680 (далі - Порядок № 680). У "глибини" термінології ми не занурюватимемося. Сутність цієї процедури полягає в тому, що АЦСК повинен зробити свою помітку часу на документі, тобто підтвердити, що ЕЦП належить конкретній особі й на момент підписання є чинним (дійсним). Адже ЕЦП має свій строк дії, зі спливом якого його потрібно поновлювати (підтверджувати).
На практиці це означає, що підписання повинно відбуватися не лише за допомогою спеціального програмного забезпечення, але й у режимі онлайн (зазвичай через мережу Інтернет).
Окремо звернімо увагу на ситуацію з касовою первинкою. Зважаючи на те що регулювання порядку її створення - прерогатива НБУ, контролери традиційно обережно надають роз'яснення щодо правомірності її ведення в електронному вигляді.
Так, ДФС у вже згадуваному нами листі від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15 наголошувало, що використання цифрового підпису в таких документах, як платіжні доручення, прибуткові (видаткові) касові ордери тощо, здійснюється з урахуванням нормативно-правових актів Національного банку України.
Водночас згідно з абз. 2 п. 33 р. III Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148, прибуткові касові ордери та квитанції до них, а також видаткові касові ордери й видаткові відомості можуть заповнюватися за допомогою комп'ютерних засобів. Головна умова - аби була можливість забезпечити формування та роздрукування відповідних касових документів.
Принагідно акцентуймо увагу: ДФС, надаючи роз'яснення щодо можливості ведення первинної документації на підприємстві в електронній формі, турбується про те, аби з відповідних документів можна було зробити копії з метою перевірки. Так, перевіряючий має право отримувати копії документів, які належать до предмета перевірки, засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ПКУ). Щоправда, ці копії платник податків повинен зробити за власний рахунок (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік).
Одразу ж зауважимо: згідно із ч. 6 ст. 7 Закону № 851, копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, установленому законодавством. Коментуючи відповідне положення, ГУ Міндоходів у м. Києві в листі від 03.02.2014 р. № 1001/10/26-15-11-01-08 послалося на Порядок № 680.
Не зайвим буде запитання: який строк зберігання передбачено для електронної первинки? Для неї встановлено загальноприйнятий строк зберігання, який передбачено для паперової первинки (п. 6.4 Положення № 88). Наразі строки зберігання по кожному окремому первинному документу встановлено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.
На замітку
Юридична сила електронного документа не може бути заперечена лише через те, що він має електронну форму (ст. 8 Закону № 851).
Практична реалізація
Усі юрособи, незалежно від форм власності, повинні застосовувати спеціальний Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін'юсту від 11.11.2014 р. № 1886 (далі - Порядок № 1886). На цей документ слід особливо звернути увагу, адже він містить різноманітні вимоги...
З повним текстом статті можна ознайомитись за посиланням (видання "Інтерактивна бухгалтерія")
