Інвентаризація активів і зобов’язань: шпаргалка для бюджетників

Організаційні питання

Чи може комісія з інвентаризації продовжувати роботу, якщо одного із членів комісії терміново направили у відрядження?

Ні, інвентаризація має проводитися повним складом інвентаризаційної комісії(робочої інвентаризаційної комісії) (абз. 5 п. 1 р. ІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879, далі - Положення № 879). Тобто у цьому випадку потрібно або призупинити роботу інвентаризаційної комісії, або оновити її склад, замінивши відсутнього члена комісії іншим працівником на постійній основі.

Зауважимо: якщо інвентаризацію матцінностей в одному приміщенні, де вони зберігаються (чи в однієї матеріально відповідальної особи), не закінчено на момент зміни складу інвентаризаційної комісії, то інвентаризацію у цьому приміщенні розпочинають заново.

Чи можна до складу інвентаризаційної комісії залучати працівників структурного підрозділу внутрішнього аудиту?

Працівників підрозділу внутрішнього аудиту не включають до складу інвентаризаційної комісії. Раніше таку можливість передбачав абз. 3 п. 1 р. ІІ Положення № 879, але цю норму скасували починаючи з 30.10.2015.

Чи обов'язково щороку перед річною звітністю проводити інвентаризацію всіх інструментів, приладів, інвентаря, меблів?

За рішенням керівника, інвентаризація інструментів, приладів, інвентаря (меблів) може проводитися щороку в обсязі не менш як 30% усіх зазначених об'єктів з обов'язковим охопленням інвентаризацією всіх цих об'єктів протягом 3 років (абз. 7 п. 10 р. І Положення № 879). Але такий порядок здійснення інвентаризації інструментів, приладів, інвентаря, меблів потрібно передбачити внутрішнім положенням про порядок проведення інвентаризації, затвердженим керівником установи.

Чи підлягають інвентаризації предмети, передані в оренду, а також ті, що знаходяться на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті?

Інвентаризація має проводиться суцільним способом й охоплювати всі види зобов'язань і всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у т.ч. предмети, що передані в прокат, оренду чи знаходяться на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану (п. 6 р. І Положення № 879).

Чи інвентаризувати активи та зобов'язання, які не належать установі й обліковуються на позабалансових рахунках?

Інвентаризації підлягають активи й зобов'язання, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні, а саме:

· об'єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів;

· матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі;

· умовні активи й зобов'язання (непередбачені активи та зобов'язання) підприємства (застави, гарантії, зобов'язання тощо);

· бланки документів суворої звітності, інші активи.

На активи, що належать іншим підприємствам, складаються окремі звіряльні відомості, копії яких надсилаються власникам (абз. 3 п. 20 р. ІІ Положення № 879).

Як бути з об'єктами, що належать установі, але знаходяться на тимчасово окупованій території та/або на території проведення антитерористичної операції?

Інвентаризацію таких об'єктів проводитимуть тоді, коли стане можливим забезпечити безпечний та безперешкодний доступ уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухобліку, у яких вони відображені.

Тобто бюджетна установа зобов'язана буде провести інвентаризацію станом на 1 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухобліку, та відобразити результати інвентаризації в бухобліку відповідного звітного періоду (п. 8 р. І Положення № 879).

Інвентаризація необоротних активів

Яку документацію перевіряють під час інвентаризації основних засобів? Як бути, коли виявлені неточності чи розбіжності в документації?

До початку інвентаризації перевіряють:

· наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації на основні засоби;

· наявність документів на основні засоби, що здані чи прийняті підприємством в оренду, на зберігання, у тимчасове користування.

У разі виявлення розбіжностей і неточностей у бухобліку чи технічній документації вносять відповідні виправлення й уточнення в документацію (п. 1.1 р. ІІІ Положення № 879).

Як бути, коли під час інвентаризації виявлено, що проведена модернізація об'єкта або часткова ліквідація, але збільшення (чи зменшення) балансової вартості не відображено в інвентарних картках і в бухобліку?

У разі встановлення факту невідображення виконаних робіт капітального характеру (добудова поверхів, прибудова нових приміщень, реконструкція, модернізація тощо) або часткової ліквідації будівель і споруд (знесення окремих конструктивних елементів) у бухобліку установи визначають суми збільшення або зменшення балансової вартості об'єкта, і в описі відображають дані про здійснені зміни (абз. п. 1.3 р. ІІІ Положення № 879).

Як часто та яким чином проводити інвентаризацію бібліотечних фондів?

…