Коли застосовувати бухдовідку, а коли – самоакт: мінфінівський підхід

Документ:

лист Мінфіну від 21.03.2023 р. № 41010-07-5/7607

Кому читати:

підприємствам, установам, організаціям незалежно від їхніх організаційно-правових форм і форм власності

Що сталося:

Мінфін уточнив порядок застосування бухгалтерської довідки та внутрішнього первинного документа (акта)

Спершу нагадаємо, що задля впорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухобліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюють графік документообороту, у якому має бути зазначено дату створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передання в опрацювання та до архіву.

Водночас, якщо правилами документообороту підприємства передбачено можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухобліку за звітний період від контрагента в терміни, установлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухобліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт) (умовно - самоакт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Згодом у місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформацію про яку в минулих звітних періодах було перенесено до регістрів бухобліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), інформацію про таку господарську операцію потрібно перенести до регістрів бухобліку за звітний період, водночас її обсяг необхідно зазначити відкоригувавши на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за внутрішнім первинним документом (актом) і первинним документом, отриманим від контрагента.

А втім, у коментованому листі представники Мінфіну вказали, що для оформлення "запізнілої" первинки можна використовувати й бухгалтерську довідку. Звісно, не одночасно із самоактом.

...Якщо правилами документообороту на підприємстві буде визначено, що внутрішнім первинним документом для відображення господарської операції, стосовно якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, може бути бухгалтерська довідка без складання іншого внутрішнього первинного документа (акта), то для цілей бухгалтерського обліку така бухгалтерська довідка може бути підставою для відображення відповідної господарської операції у бухгалтерському обліку, якщо вона містить усі обов'язкові реквізити, наведені у частині другій статті 9 Закону та пункті 2.3 Положення, у тому числі підпис особи, відповідальної за здійснення такої господарської операції.

(лист Мінфіну від 21.03.2023 р. № 41010-07-5/7607)

Автори листа також нагадали, що бухдовідку передусім потрібно застосовувати для виправлення помилок у регістрах бухобліку за минулий звітний період способом сторно.

Цей спосіб передбачає складання бухдовідки, до якої помилку (сума, кореспонденція рахунків) заносять червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком мінус, а виправлення (сума, кореспонденція рахунків) - чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору.

Унесенням цих даних до регістру бухобліку в місяці, у якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис і відображається правильна сума й кореспонденція рахунків бухобліку.

У довідці має бути наведено причину помилки та посилання на документи й регістри бухобліку, у яких зроблено помилку. Підписує довідку працівник, який її склав, і після перевірки - головний бухгалтер.

У цих випадках потрібно використовувати бухдовідки за типовими формами, затвердженими Методрекомендаціями № 356 та Наказом № 755.

Також на цю тему читайте й ці публікації:

- "Правила складання первинки та регістрів бухобліку актуалізовано";

- "Первинка спізнилась через воєнні дії: закриваємо питання самоактом";

- "Первинка очима Мінфіну: про що варто пам'ятати, підписуючи електронні документи".

ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ

1. Методрекомендації № 356 - Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджені наказом Мінфіну від 29.12.2000 р. № 356.

2. Наказ № 755 - наказ Мінфіну "Про затвердження типових форм меморіальних ордерів, інших облікових регістрів суб'єктів державного сектору та порядку їх складання" від 08.09.2017 р. № 755.

____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2023

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Автор

Роман Карп'юк

експерт

ЛІГА:ЗАКОН