Строки зберігання документів
Норми щодо зберігання документів наведено в ст. 44 ПКУ. Зокрема, відповідно до абз. 1 п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абз. 1 п. 44.1 ПКУ.
Вимоги ст. 44 ПКУ щодо обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, застосовуються також до нерезидентів, які здійснюють господарську діяльність на території України через постійне представництво (незалежно від наявності у нерезидента зареєстрованого (акредитованого, легалізованого) відокремленого підрозділу), та до іноземних юридичних осіб, визначених у пп. 133.1.5 ПКУ.
Згідно з п. 44.3 ПКУ платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:
- 2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. ст. 39 і 392 ПКУ (пп. 44.3.1 ПКУ);
- 1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1 ПКУ, пп. 133.2.2 ПКУ та п. 133.4 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПКУ (пп. 44.3.2 ПКУ);
- 1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ (пп. 44.3.3 ПКУ);
- 1095 днів - для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (пп. 44.3.4 ПКУ).
Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховують із дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовують зазначені документи та/або інформацію, а в разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов'язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - із дня завершення строку їх дії).
У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. ст. 39 та 392 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передають до архіву.
Передбачені п. 44.1 ПКУ строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.
Якщо документи, визначені в п. 44.1 ПКУ, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ПКУ (п. 44.4 ПКУ).
Отже, у загальному випадку згідно з ПКУ строк зберігання документів становить не менш як 1095 днів та незалежно від того, проводили за цей період перевірку контролюючі органи чи ні.
До того ж податківці в роз'ясненні з категорії 129.02 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua) зауважили, що передбачені п. 44.3 ПКУ строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.
Водночас згідно з п. 6.6 Положення № 88 строк зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства.
Ці питання нині регламентує Перелік № 578/5, у якому для більшості первинних документів передбачено інші строки зберігання. І як було зазначено в листі Державної архівної служби України від 03.07.2013 р. № 01.2/2629, знищення неревізованих (неперевірених) фінансових і бухгалтерських документів не допускається.
Податківці, відповідаючи на запитання щодо строку зберігання первинних документів, посилаються на зазначені норми п. п. 44.1, 44.3 ПКУ. Але водночас контролери наголошують, що відносини, пов'язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи регламентовано Законом № 3814 (див. роз'яснення з категорії 129.02 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).
Посилаються на Перелік № 578/5 податківці й у відповіді на запитання про строки зберігання архіву файлів звітності з єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, поданому в електронному вигляді (див. роз'яснення з категорії 201.06 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).
До того ж особливі строки зберігання первинних документів передбачено в ПКУ для окремих осіб, зокрема нотаріусів (див. роз'яснення з категорії 129.01 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).
Відновлення документів
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в п. п. 44.1 і 44.3 ПКУ, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк із дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, що підтверджують настання події, яка призвела до такої втрат, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, установленому ПКУ для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до МКУ або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень (абз. 1 п. 44.5 ПКУ).
Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
У разі надання платником податків у порядку та строки, визначені абз. 1 п. 44.5 ПКУ, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв'язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених ст. 200 ПКУ) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків, але на строк не більше ніж 120 днів.
У разі невідновлення документів, зазначених у п. п. 44.1 і 44.3 ПКУ, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення в порядку, передбаченому п. 44.5 ПКУ, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.
Надання документів під час перевірки
Положеннями п. 44.6 ПКУ передбачено, що в разі якщо до закінчення перевірки або в терміни, визначені в п. 86.7 ПКУ, платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні в такого платника податків на час складення такої звітності.
Якщо платник податків після закінчення перевірки та до прийняття рішення контролюючим органом за результатами такої перевірки надає в порядку п. 86.7 ПКУ документи, що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, не надані під час перевірки, такі документи повинні бути враховані контролюючим органом під час розгляду ним питання про прийняття рішення.
А в абз. 1 п. 44.7 ПКУ передбачено, що в разі якщо посадова особа контролюючого органу, яка здійснює перевірку, відмовляється з будь-яких причин від урахування документів, наданих платником податків під час проведення перевірки, платник податків має право до закінчення перевірки надіслати листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного або надати безпосередньо до контролюючого органу, який проводить перевірку, копії таких документів (засвідчені печаткою платника податків (за наявності печатки) та підписом платника податків - фізичної особи або посадової особи платника податків - юридичної особи).
У разі якщо під час проведення перевірки платник податків надає документи менше ніж за три дні до дня її завершення або коли надіслані в передбаченому абз. 1 п. 44.7 ПКУ порядку документи надійшли до контролюючого органу менше ніж за три дні до дня завершення перевірки, проведення перевірки продовжується на строк, визначений ст. 82 ПКУ.
У разі якщо надіслані в передбаченому абз. 1 п. 44.7 ПКУ порядку документи надійшли до контролюючого органу після завершення перевірки, контролюючий орган має право не приймати рішення за результатами проведеної перевірки та призначити позапланову документальну перевірку такого платника податків.
У роз'ясненні з категорії 101.16 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua) контролери зазначили, що податкові накладні та розрахунки коригування до податкових накладних, складені в електронній формі, повинні зберігати платники ПДВ на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.
Під час проведення перевірки платники ПДВ зобов'язані надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації, а у випадках, визначених законом, також надати копії податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, засвідчені підписом платника або його посадовою особою та скріплені печаткою (за наявності).
З приводу відповідальності за недотримання строків зберігання документів див. статтю "Штрафи за податкові порушення в період воєнного стану: відповідальність за порушення строків зберігання документів".
Також на цю тему читайте статті:
"Штрафи за податкові порушення в період воєнного стану: порушення в реєстрації податкових накладних";
ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ
1. МКУ - Митний кодекс України від 13.03.2012 р. № 4495-VI.
2. ПКУ - Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
3. Закон № 3814 - Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 24.12.93 р. № 3814-XII.
4. Положення № 88 - Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88.
5. Перелік № 578/5 - Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5.
Автор
Ніна Дьяконова
консультантка з бухгалтерського обліку та оподаткування
_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2023
У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.
LIGA360 має відповіді на будь-яке питання бухгалтера. Понад 1200 алгоритмів дій, особисті консультації експертів, новини й аналітика з "гарячих" тем. Замовте тестовий доступ за посиланням.
