Працівник затримався у відрядженні: як відшкодувати витрати на проїзд

Відповідно до норм п. 7 розд. I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон із дозволу керівника витрати відрядженого працівника можуть бути відшкодовані за транспортним квитком. Чи є порушення в межах відрядження по наказу з 15.07 по 19.07.2024 включно: дата / час відправлення потягу - 19.07.2024 о 21:30; дата / час прибуття потягу - 20.07.2024 о 06:45? Якщо дата прибуття у транспортному квитку не відповідає наказу про відрядження, то внаслідок цього витрати не може бути відшкодовано?

Насамперед нагадаємо, що трудове законодавство гарантує працівнику відшкодування його витрат на службове відрядження.

Відповідні гарантії та компенсації в разі службового відрядження вказано в ч. 2 ст. 121 КЗпП:

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, ВАРТІСТЬ ПРОЇЗДУ ДО МІСЦЯ ПРИЗНАЧЕННЯ І НАЗАД та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

У п. 7 розд. І Інструкції № 59 сказано, що днем прибуття з відрядження є день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.

У разі відправлення транспортного засобу до 24:00 включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 00:00 і пізніше - наступна доба.

Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.

Тож якщо згідно з наказом відрядження триває з 15.07.2024 по 19.07.2024 включно, то наступна доба (20.07.2024) уже не входить до періоду відрядження.

У п. 7 розд. І Інструкції № 59 вказано:

Якщо ДАТА НА ТРАНСПОРТНОМУ КВИТКУ НЕ ЗБІГАЄТЬСЯ З ДАТОЮ ПРИБУТТЯ ПРАЦІВНИКА З ВІДРЯДЖЕННЯ ЗГІДНО З НАКАЗОМ про відрядження, з дозволу керівника підприємства БЕРЕТЬСЯ ДО УВАГИ ЗАТРИМКА У ВІДРЯДЖЕННІ НА ВИХІДНІ або святкові й неробочі дні у разі, якщо строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не перевищуватиме строку відрядження, передбаченого Постановою № 98.

За ці дні працівникові НЕ ВІДШКОДОВУЮТЬСЯ ДОБОВІ ВИТРАТИ, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (КРІМ ВИТРАТ НА ПРОЇЗД з місця відрядження до місця постійної роботи).

Варто уточнити, що в п. 6 Постанови № 98 вказано максимальний строк для відрядження в межах України - не більше ніж 30 календарних днів. Оскільки в наведеній ситуації про таке перевищення строку відрядження не йдеться, то зазначене положення Інструкції № 59 може біти цілком застосоване, адже дата 20.07.2024 припадає саме на вихідний день (суботу).

Також потрібно врахувати п. 10 розд. II Інструкції № 59:

З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів.

Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Отже, працівник має подати керівнику доповідну записку, у якій пояснити поважну причину затримки у відрядженні, наприклад вказати, що на відповідну дату не було транспортних квитків або виконання завдань у службовому відрядженні потребувало додаткового часу.

На підставі цієї доповідної записки керівник може продовжити строк відрядження на 1 день, тобто внести зміни до наказу про відрядження. Але в такому разі працівнику буде відшкодовано лише вартість транспортного квитка. Добові за такий день відрядження не нараховують, адже в п. 7 розд. І Інструкції № 59 вказано, що в разі, якщо з дозволу керівника підприємства взято до уваги затримку у відрядженні на вихідні, то за ці дні працівникові не підлягають відшкодуванню добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд із місця відрядження до місця постійної роботи).

Керівник має про це окремо вказати в наказі про продовження строку відрядження з посиланням на згаданий п. 7 розд. І Інструкції № 59.

Продовження строку відрядження важливо як для дотримання гарантій щодо компенсації витрат працівника на службове відрядження, так і для уникнення нарахування ПДФО на суму додаткового блага (вартість квитка).

Саме від таких податкових ризиків застерігає пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ, де вказано, що не є доходом платника податку - фізичної особи відшкодована йому роботодавцем сума витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження й назад. Фактичну кількість днів перебування у відрядженні визначають згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Тобто дата повернення працівника з відрядження має збігатися у транспортному квитку та в наказі про відрядження. Інакше податківці вважатимуть, що відшкодована вартість квитка є для працівника додатковим благом, тобто об'єктом оподаткування ПДФО (див. роз'яснення з категорії 103.17 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).

Дотичними до цієї теми є наші публікації:

• "Відрядження в межах України у воєнний час: документальне оформлення";

• "Відрядження в межах України у воєнний час: бухгалтерський облік";

• "Відрядження за кордон у воєнний час: організаційні моменти";

• "Відрядження за кордон у воєнний час: бухгалтерський облік";

• "Аванс на відрядження: чи дозволено перераховувати на зарплатну картку працівника";

• "Які документи підтверджують відрядження".

ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ

1. КЗпП - Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII.

2. ПКУ - Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

3. Інструкція № 59 - Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

4. Постанова № 98 - постанова КМУ "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" від 02.02.2011 р. № 98.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2024

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Автор

Інна Журавська,

Експертка ЛІГА:ЗАКОН