На сегодняшний день бухучет обрабатывают с помощью электронных программ. Бухгалтерская, налоговая, статистическая отчетности могут представляться в электронной форме. А декларация по НДС и налоговые накладные с 2015 года вообще - только в электронной форме. Логичным также будет переход на электронную первичку. Конечно, полностью она не вытеснит бумажный формат, но может составить серьезную конкуренцию. Выясним, как сейчас реализована данная возможность
Юридическое основание
Статья 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее - Закон о бухучете), а также пункт 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88 (далее - Положение № 88), разрешают составлять первичные документы в электронной форме. Но - при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Основным нормативом касательно этого является Закон Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" от 22.05.2003 г. № 851-IV (далее - Закон № 851). Поэтому, согласно данному Закону, под электронным документом подразумевают документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа (ст. 5 Закона № 851). Наверняка речь идет об обязательных реквизитах, указанных в ст. 9 Закона о бухучете.
Напомним, что в перечень обязательных реквизитов включаются:
· название документа (формы);
· дата составления;
· название предприятия, от имени которого составлен документ;
· содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;
· должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
· личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции (ст. 9 Закона о бухучете).
Вместе с тем закон также требует, чтобы электронная форма была визуализирована и пригодна для восприятия ее содержания человеком (ч. 4 ст. 5 Закона № 851). Такой документ считают оригиналом, а все бумажные отображения данного документа являются копией (ст. 7 Закона № 851).
Помните
Электронный документ, составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства и содержащий все необходимые реквизиты, имеет такую же юридическую силу, как и документ, составленный в бумажном виде (письмо ГФС от 04.01.2017 г. № 30/6/99-99-15 -02-02-15).
Но это только часть требований, которые следует соблюдать для того, чтобы электронный первичный документ стал легитимным. Завершают создание электронного первичного документа наложением главного реквизита - электронной подписи автора или подписи, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины "Об электронной цифровой подписи" от 22.05.2003 г. № 852-IV (далее - Закон № 852).
При ее наличии оригиналом будет считаться любой созданный экземпляр электронной первички (ч. 2 ст. 7 Закона № 852). Как следует из ст. 3 Закона № 852-IV, электронную цифровую подпись (далее - ЭЦП) считают аналогом собственноручной подписи уполномоченного лица или "мокрой" печати, если при подписании электронного документа соблюдены все необходимые условия, а именно:
· ЭЦП подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;
· при проверке использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент наложения ЭЦП;
· личный ключ подписанта соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.
Проще говоря: подписание электронного документа нужно подтвердить (удостоверить) наличием сертификата данного ключа. Сертификат, как, собственно, и сам ключ, предоставляет аккредитованный центр сертификации электронных ключей (далее - АЦСК).
Так вот, существует нормативно утвержденная процедура засвидетельствования подлинности ЭЦП. Урегулирована она Порядком засвидетельствования наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени, утвержденным постановлением КМУ от 26.05.2004 г. № 680 (далее - Порядок № 680). В "глубину" терминологии мы не будем погружаться. Суть данной процедуры заключается в том, что АЦСК должен сделать свою отметку времени на документе, то есть подтвердить, что ЭЦП принадлежит конкретному лицу и на момент подписания является действующим (действительным). Ведь ЭЦП имеет свой срок действия, по истечении которого его нужно обновлять (подтверждать).
На практике это значит, что подписание должно происходить не только с помощью специального программного обеспечения, но и в режиме онлайн (как правило, через сеть Интернет).
Отдельно обратим внимание на ситуацию с кассовой первичкой. Учитывая то что регулирование порядка ее создания - прерогатива НБУ, контролеры традиционно с осторожностью предоставляют разъяснения по поводу правомерности ее ведения в электронном виде.
Так, ГФС в анализируемом нами письме от 04.01.2017 г. № 30/6/99-99-15-02-02-15 подчеркивала, что использование цифровой подписи в таких документах, как платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера и т.д., осуществляется с учетом нормативно-правовых актов Национального банка Украины.
Вместе с тем согласно абз. 2 п. 33 р. III Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148, приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и расходные ведомости могут заполняться с помощью компьютерных средств. Главное условие - чтобы была возможность обеспечить формирование и распечатку соответствующих кассовых документов.
К тому же подчеркнем: ГФС, предоставляя разъяснения относительно возможности ведения первичной документации на предприятии в электронной форме, беспокоится о том, чтобы с соответствующих документов можно было сделать копии в целях проверки. Так, проверяющий имеет право получать копии документов, относящихся к предмету проверки, заверенные подписью налогоплательщика или его должностного лица и скрепленные печатью (при наличии) (п. 85.8 НКУ). Правда, эти копии налогоплательщик должен сделать за свой счет (ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете).
Сразу же отметим: согласно ч. 6 ст. 7 Закона № 851, копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное предоставление электронного документа на бумаге, заверенное в порядке, установленном законодательством. Комментируя соответствующее положение, ГУ Миндоходов в г. Киеве в письме от 03.02.2014 г. № 1001/10/26-15-11-01-08 сослалось на Порядок № 680.
Не лишним будет вопрос: какой срок хранения предусмотрен для электронной первички? Для нее установлен общепринятый срок хранения, предусмотренный для бумажной первички (п. 6.4 Положения № 88). Сейчас сроки хранения по каждому отдельному первичному документу установлены Перечнем типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.
На заметку
Юридическая сила электронного документа не может быть оспорена только из-за того, что он имеет электронную форму (ст. 8 Закона № 851).
Практическая реализация
Все юрлица, независимо от форм собственности, должны применять специальный Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденный приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886 (далее - Порядок № 1886). На этот документ стоит особо обратить внимание, ведь он содержит разные требования...
С полным текстом статьи можно ознакомиться по ссылке (издание "Интерактивная бухгалтерия")
