- Загальні моменти
- Документальне оформлення відрядження
- Наказ про направлення працівника у відрядження
- Документальне підтвердження витрат у відрядженні
- Аванс на відрядження
- Розрахунок добових
- Витрати на проїзд при відрядженні
- Витрати на проживання під час відрядження
Загальні моменти
Незважаючи на те, що термін "відрядження" активно використовується такими нормативними актами як КЗпП та ПКУ, проте жоден із них не дає цьому терміну самого визначення. Натомість дуже добре із цим завданням упоралась Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59).
За нормами п. 1 розд. І зазначеної Інструкції службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
Тут важливо не плутати це поняття із поїздкою працівника, постійна робота якого проходить у дорозі або носить роз'їзний характер.
Так чи інакше, службове відрядження пов'язане із багатьма нюансами, які обов'язково слід враховувати, як підприємству, так і відрядженому працівнику.
Передусім це пов'язано із грошовим забезпеченням працівника, якого відрядили, правильним документальним оформленням витрат, що були понесені під час такої поїздки, певних гарантій та обмежень, що випливають із норм законів, зокрема КЗпП та ПКУ.
Документальне оформлення відрядження
Порядок направлення працівників у відрядження підприємства регулюється самостійно розробленими правилами, затвердженими керівником такого підприємства.
Ці правила можуть бути відображені в колективному договорі або встановлено окремим документом, наприклад у положенні про службові відрядження.
Останній може містити, зокрема, наступне:
- порядок видачі авансу на відрядження;
- розмір добових витрат (тут пам'ятайте, що встановлені понаднормові добові потенційно потрапляють у поле застосування ПДФО та ВЗ);
- граничний розмір витрат на проживання із зазначенням обмежень при виборі житла (наприклад, заборона на наймання розкішних апартаментів);
- граничний розмір витрат на проїзд із зазначенням певних обмежень при придбанні квитків на залізничний та авіатранспорт, а також користування послугами таксі тощо;
- порядок визначення терміну відрядження із зазначенням моменту її початку і закінчення (наприклад, якщо працівник виїхав у відрядження ввечері робочого дня або приїхав вранці робочого дня, а також у разі, якщо день вибуття або прибуття з відрядження є вихідним або святковим днем) тощо;
- критерії, при дотриманні яких поїздка працівника буде вважатися відрядженням чи матиме роз'їзний характер.
Формуючи Положення про відрядження, підприємство може використовувати норми Інструкції № 59 та постанови Кабміну від 02.02.2011 р. № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (далі – Постанова № 98).
Зверніть увагу! Ці два документи є обов'язковими для використання підприємствами та організаціями, частково або повністю фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Небюджетні підприємства при направленні своїх працівників у відрядження не зобов'язані враховувати вимоги і обмеження цього документа.
Однак якщо таке підприємство є одержувачем бюджетних коштів, то при направленні працівників у службові відрядження, які здійснюються за рахунок бюджетних коштів в рамках виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, таке підприємство зобов'язане дотримуватися цих вимог (див. листи Мін'юсту від 13.02.2012 р. № 54-0–2-12/7.2, Мінфіну від 03.06.2011 р. № 31-07230-16-25/13720, ДФС від 10.02.2017 р № 2103/Я/ 99-99-13-02-03-14 і від 20.04.2017 р. № 8401/6/99-99-13-02-03-15).
У будь-якому випадку, розпочинати відправлення працівника у службове відрядження слід із відповідного розпорядження керівника.
Наказ про направлення працівника у відрядження
Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником підприємства і оформляється відповідним наказом (розпорядженням). Цей документ має містити, щонайменше:
- прізвище, ім'я, по-батькові та посаду особи, яка відряджається;
- пункт призначення (країна, місто, інший населений пункт);
- назву підприємства, куди відряджається працівник;
- мету відрядження (службове завдання тощо);
- термін відрядження (дата його початку і закінчення).
У разі поїздки на запрошення до наказу варто долучити його копію з перекладом (див. листи Мінфіну від 17.05.2010 р. № 31-26030-12-27/11504 та від 24.02.2010 р. № 31-26030-13-10/4069).
У наказі може бути відображена й інша інформація. Зокрема, керівник підприємства має право ввести додаткові обмеження за сумами коштів, що видаються відрядженому працівникові (у межах установлених норм), а також цілей їх використання.
Також у наказі можна, у разі потреби, зазначити про те, що працівник спеціально відряджається для роботи у вихідні, святкові і неробочі дні (див. лист Мінпраці від 19.06.2008 р. № 154/13/116-08).
Після оформлення наказу, його копію слід віддати відрядженому працівникові. Така копія слугуватиме підставою для того, щоб у рахунок за проживання в готелі за місцем відряджання не був уключений туристичний збір. Адже платниками туристичного збору не є, зокрема, особи, що прибули у відрядження (пп. "б" пп. 268.2.2 ПКУ).
Документальне підтвердження витрат у відрядженні
З метою обкладення ПДФО, не є доходом платника податків – фізичної особи, яка перебуває в трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, сума відшкодованих йому в установленому порядку витрат в межах фактичних витрат, а саме:
- на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті),
- оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень,
- оплату телефонних розмов,
- оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз),
- обов'язкове страхування,
- інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.
Зазначені витрати не є об'єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.
На думку податківців, такими документами є:
- транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), в тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, і розрахункові документи про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів;
- рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання;
- страхові поліси тощо.
Крім того, будь-які витрати не включаються до оподатковуваного доходу за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно):
- запрошень приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
- укладеного договору або контракту;
- інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
- документів, що засвідчують участь особи, яка відряджена в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
За запитом представника ДФС роботодавець/направляюча сторона, забезпечує за свій рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою.
Крім того, до оподатковуваного доходу не включаються, і як наслідок, не обкладаються витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням.
Аванс на відрядження
Направляючи працівника у відрядження, роботодавець зобов'язаний забезпечити його авансом (п. 4 р. І Інструкції № 59).
При цьому таким працівникам виплачують (ст. 121 КЗпП):
- добові за час перебування у відрядженні;
- вартість проїзду до місця призначення і назад;
- витрати на найм житлового приміщення в порядку і розмірах, установлених законодавством.
Як правило, суму авансу роботодавець визначає самостійно з урахуванням вищеперелічених витрат. Оформити перелік і розрахунок таких витрат можна у вигляді кошторису.
У разі відрядження по Україні аванс видається в гривні, а при відрядженні за кордон – у національній валюті країни, до якої відряджається працівник, або в будь-якій вільно конвертованій валюті.
Якщо при направленні у відрядження за кордон працівник здійснюватиме витрати на території України, частину суми авансу він може отримати і в гривні (див. лист Мінфіну від 21.05.2014 р. № 31-07250-06-29/12181).
Зазвичай аванс видають двома способами:
- готівкою з каси підприємства;
- у безготівковій формі шляхом перерахування на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Розрахунок добових
Нагадаємо, як і раніше, розмір добових у межах України визначається в сумі не більше 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день відрядження.
В 2019 році цей показник сягнув – 417,30 грн;
Для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним курсом, установленим Нацбанком, в розрахунку за кожен день.
Аванс на відрядження за кордон повинен видаватися в національній валюті тієї держави, до якого відправляють працівника, або у вільно конвертованій валюті.
Якщо роботодавець приймає рішення про виплату добових в більшій сумі, то в такому випадку сума перевищення обкладається ПДФО за ставкою 18% і військовим збором за ставкою 1,5% (п. 170.9.1 ПКУ, див. зокрема ІНК ДФС від 17.05.2017 р. № 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК і лист ДФС від 30.08.2016 р. № 15006/5/99-99-13-02-03-16).
Сума такого доходу відображається у податковому розрахунку за формою 1ДФ під ознакою доходу "126".
Зверніть увагу! Добові включають у загальну суму авансу і видають працівнику до початку відрядження.
Особливий порядок видачі добових може бути передбачено і з урахуванням режиму харчування працівника у відрядженні.
Так, наприклад, якщо харчування оплачує сторона, що приймає, то розмір добових можна встановити на рівні 80 % – при одноразовому, 55 % – при дворазовому, 35 % – при триразовому харчуванні. Принаймні про такі відсотки йдеться у п. 2 Постанови № 98.
Зрештою можна окремо передбачити, що у разі якщо вартість харчування включена до рахунка готелю або проїзних документів, добові зменшуються на цю суму.
Окремо зауважимо, що добові законодавство визнає витратами, що не потребують спеціального документального підтвердження (пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ, п. 15 розд. І Інструкції № 59). При цьому пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ суму добових вимагає визначати в разі відрядження:
- у межах України та до країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), – згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами;
- до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), – згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Витрати на проїзд при відрядженні
Загалом підприємство може компенсувати працівнику, будь-які витрати на проїзд на власний розсуд, в межах вимог затверджених на підприємстві правил про відрядження, адже законодавство не обмежує види транспорту, яким відряджена особа може добратись до місця відрядження і назад, а також переміщатись за місцем відрядження.
Натомість пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ встановлює ряд вимог до цього виду витрат, невиконання яких тягне за собою визнання виплаченої працівнику компенсації на проїзд додатковим благом з відповідним оподаткуванням (див. вище).
Отже, підтвердними документами, які засвідчують вартість фактичних витрат відрядженої особи на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), є:
- транспортні квитки;
- транспортні рахунки (багажні квитанції);
- електронні квитки за наявності посадкового талона (якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту) і розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту.
Звичайно, крім транспортних витрат, працівник може понести й інші витрати, пов'язані, наприклад, з використанням камери схову або користуванням послугами кімнати відпочинку на вокзалі/аеропорті. Тож не буде зайвим роботодавцю зафіксувати легальність таких витрат у локальних нормативах на підприємстві, які регулюють правилах про відрядження (наприклад, положення про відрядження).
Витрати на проживання під час відрядження
Як і у випадку з витратами на проїзд у відрядженні, витрати на проживання працівника підприємство відшкодовує виключно за наявності оригіналів підтвердних документів.
Як уже було сказано вище, не підтверджені документально витрати, або взагалі не відшкодовують, або відшкодовують за рішенням керівника з включенням в оподатковуваний дохід відрядженого працівника.
Документами, що підтверджують вартість витрат на проживання відряджених осіб, є рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи, в тому числі з бронювання місць у місцях проживання (пп. "а" п.п. 170.9.1 ПКУ).
При цьому, згідно з вимогами Закону про РРО документами, що підтверджують оплату готельних послуг, тобто розрахунковими документами, можуть бути фіскальні касові чеки РРО або розрахункові квитанції.
