Оренда автомобіля: як оформити та відобразити в обліку

• Оформлення орендних операцій
• Документальне оформлення сум орендної плати
• Облік автомобіля у орендаря
• Облік автомобіля у орендодавця
• Облік орендної плати в орендаря
• Облік орендної плати в орендодавця
• Облік супутніх витрат, пов'язаних із орендою автомобілю
• Приклад відображення оренди автомобіля у бухобліку
• Податковий облік у орендодавця
• Податковий облік у орендаря

Утримувати власний автопарк багатьом підприємствам не завжди вигідно, а інколи – просто не по кишені, тож часто вони вдаються до оренди необхідних їм автомобілів. У цій статті розглянемо питання оформлення та обліку оренди у юросіб транспортних засобів.

Оформлення орендних операцій

Розглядати питання оформлення орендних операцій варто починати із відповідного договору найму (оренди), сторонами якого будуть, з одного боку, орендодавець (наймодавець), тобто сторона, що передає автомобіль в оренду, а з іншого – орендар (наймач), тобто сторона, що приймає автомобіль в користування.

За договором оренди орендодавець передає або зобов'язується передати орендарю майно в користування за плату на певний строк для здійснення господарської діяльності (ч. 1 ст. 283 ГКУ, ст. 759 ЦКУ).

При цьому, як і при укладенні будь-якого іншого договору, сторони орендних відносин зобов'язані визначити та погодити предмет договору та його умови, визначені законом як істотні або необхідні для договорів цього виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї зі сторін має бути досягнуто згоди (ч. 1 ст. 638 ЦКУ).

До істотних умов договору оренди належать (ч. 1 ст. 284 ГКУ):

1) об'єкт оренди (склад і вартість майна з урахуванням її індексації).

Зверніть увагу! Визначаючи предмет, у договорі оренди автомобіля слід зафіксувати марку та модель автомобіля, державний номер, рік випуску, колір, номер кузова, реквізити свідоцтва про реєстрацію автомобіля в органах МВС (технічного паспорта);

2) строк, на який укладається договір оренди. Договір оренди може бути укладено як на визначений строк, так і на невизначений (ст. 763 ЦКУ).

При укладенні договору на невизначений строк кожна зі сторін має право відмовитися від договору в будь-який час, письмово попередивши про це іншу сторону за 1 місяць, якщо інші строки не встановлені законом або договором.

Крім того у ст. 764 ЦКУ та ч. 4 ст. 284 ГКУ передбачена можливість автоматичної пролонгації договору оренди при фактичному продовженні орендних відносин після закінчення строку договору, якщо одночасно мають місце такі умови:

• орендар продовжує користуватися майном після закінчення строку договору;
• орендодавець не заперечує проти цього протягом 1 місяця з дня закінчення строку договору.

Договір у такому разі вважається поновленим на строк, раніше встановлений ним же.

У разі закінчення строку договору оренди орендар зобов'язаний повернути взяте в оренду майно в тому самому стані, у якому його отримав, з урахуванням нормального зносу або в іншому стані, обумовленому в договорі (ч. 1 ст. 785 ЦКУ);

3) орендна плата з урахуванням її індексації;

4) порядок використання амортизаційних відрахувань;

5) відновлення орендованого майна та умови його повернення або викупу.

Правила розподілу обов'язків між сторонами стосовно підтримання у належному стані речі, переданої в оренду, закріплено у ст. 776 ЦКУ. Зокрема, на орендаря покладається обов'язок проведення за його рахунок поточного ремонту. А ось обов'язок проведення капітального ремонту, як правило, покладається на орендодавця.

Зверніть увагу! Ці умови можуть бути змінені договором.

Укладаючи договір оренди автомобіля суб'єкти господарювання мають пам'ятати, що такий договір укладається у письмовій формі (ч. 2 ст. 799 ЦКУ). Оскільки йдеться про оренду автомобіля суб’єктом господарювання у юридичної особи, то обов’язку нотаріально посвідчувати таку угоду нема. Але за бажанням сторін і цей договір можна посвідчити нотаріально (скажімо, при високій вартості автомобіля чи при оренді одразу кількох транспортних засобів в рамках одного договору тощо).

На відміну від оренди нерухомості ЦКУ не вимагає безпосередню передачу транспортного засобу в найм фіксувати в якихось документах. Але, як правило, суб’єкти господарювання передбачають у відповідних договорах, що факт передання автомобіля в оренду вони оформлюють актом приймання-передачі*. Аналогічним актом зазвичай фіксують і факт повернення транспортного засобу орендодавцю.

__________

* Форма такого акту законодавством не встановлена. Тому сторони договору визначають її самостійно. За зразок можна взяти Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № ОЗ-1), форма якого затверджена наказом Мінстату "Про затвердження типових форм первинного обліку" від 29.12.1995 р. № 352, та/або Акт приймання-передачі транспортного засобу, наведений у додатку 2 до Порядку державної реєстрації (перереєстрації), зняття з обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок і моделей, причепів, напівпричепів, мотоколясок, інших прирівняних до них транспортних засобів та мопедів, затвердженого постановою КМУ від 07.09.1998 р. № 1388 (далі – Порядок № 1388). Але не забудьте дописати в своєму акті приймання-передачі, що майно передається на виконання такого-то договору оренди автомобіля.

Крім того, технічний стан автомобіля, переданого в оренду, радимо також документально зафіксувати. Для цього можна скласти акт технічного огляду, який підписують представники сторін та долучають до договору оренди.

Як ми вже зазначали, не зайвим буде передбачити у договорі оренди транспортного засобу обов'язки сторін щодо:

• підтримання його у стані, в якому він був переданий у користування (належному стані),
• технічних оглядів та ремонтів.

Зрештою, настанови щодо цих питань, за замовчанням, містяться у ЦКУ. Серед вимог можна знайти такі:

• орендар має підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані і нести витрати, пов'язані з його використанням, у т. ч зі сплати податків та інших платежів* (ст. 801 ЦКУ);

* Утім, у питаннях сплати податків слід орієнтуватися на Податковий кодекс України, а не на ЦКУ. Так, скажімо, транспортний податок за автомобіль, навіть переданий в оренду, буде сплачувати його власник, а не орендар.

• орендодавець повинен страхувати транспортний засіб. З іншого боку, порядок страхування відповідальності орендаря за шкоду, яка може бути завдана іншій особі у зв'язку з використанням автомобіля, встановлюється законом (ч. 2 ст. 802 ЦКУ). Зокрема, у п. 1.6 Закон України "Про обов'язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів" від 01.07.2004 р. № 1961-IV, який прирівнює користувачів ТЗ на підставі договору оренди до його власників щодо обов'язкового страхування цивільно-правової відповідальності. А отже, обов'язкове страхування цивільно-правової відповідальності при використанні орендованого транспорту лежить саме на орендареві;
• орендар зобов'язаний відшкодувати збитки, завдані у зв'язку з втратою або пошкодженням транспортного засобу, якщо він не доведе, що це сталося не з його вини (ст. 803 ЦКУ).

Крім того, за бажанням орендаря власник транспортного засобу може звернутися до сервісного центру МВС з проханням видати орендареві тимчасовий реєстраційний талон на строк, зазначений у заяві або документах, які підтверджують право користування автомобілем (договір оренди) (п. 16 Порядку № 1388).

Не зайвим буде попіклуватись і про питання суборенди. Нагадаємо: суборенда можлива лише за згодою орендодавця, якщо інше не встановлено договором або законом (ст. 774 ЦКУ).

За потреби в договорі оренди можна вказати можливість передання майна в суборенду третім особам для використання за призначенням із повідомленням орендодавця (або без нього) про укладення договору суборенди.

Документальне оформлення сум орендної плати

Як ми з’ясували, правовідносини щодо нарахування та сплати орендної плати прописують у договорі про оренду транспортного засобу. Проте для підтвердження господарської операції з надання та отримання послуг з оренди майна протягом звітного періоду лише договору про оренду недостатньо, тому слід скласти окремий первинний документ. На цьому свого часу наголосило і Міністерство фінансів України в листі від 30.05.2016 р. № 31-11410-09-10/15182.

Воно радить для здійснення орендних платежів складати Акт виконаних робіт (послуг), який і буде підставою для розрахунків, порядок яких визначає договір про оренду. Такий документ підписують посадові особи як орендодавця, так і орендаря.

Якщо ж умови договору про оренду передбачають складання іншого окремого первинного документу, який є підтвердженням для розрахунків з надання послуг (оренди майна), то слід складати той первинний документ, який визначений таким договором.

Облік автомобіля у орендаря

Об'єкт операційної оренди відображається орендарем на позабалансовому рахунку бухгалтерського обліку за вартістю, указаною в угоді про оренду (п. 8 П(С)БО 14 "Оренда").

Таким чином, прийнятий в операційну оренду автомобіль орендар відображає у дебеті позабалансового рахунка 01 "Орендовані необоротні активи" за вартістю, яку зазначено в договорі оренди.

Після закінчення строку оренди, при поверненні транспортного засобу, орендодавець "знімає" цю суму, показавши її у кредиті рахунка 01.

Облік автомобіля у орендодавця

У юрособи-орендодавця переданий в оренду автомобіль продовжує обліковуватися у складі об'єктів ОЗ, тобто на субрахунку 105 "Транспортні засоби".*

____________

* Для зручності обліку переданим в оренду автомобілям доцільно присвоїти відповідний аналітичний субрахунок, відкритий для таких цілей (наприклад, 1051 "Передані в оренду транспортні засоби").

При цьому за ним у загальному порядку орендодавець продовжує нараховувати амортизацію (п. 16 П(С)БО 14 "Оренда").

Орендодавець відносить суму амортвідрахувань:

• або у дебет рахунку 23 "Виробництво" за умови, що оренда є його основним видом діяльності. Надалі цю суму списують на субрахунок 903 "Собівартість реалізованих робіт і послуг";
• або у дебет субрахунку 949 "Інші витрати операційної діяльності", якщо оренда не є його основним видом діяльності.

Зверніть увагу! Витрати орендодавця на укладення договору оренди (юридичні послуги, комісійні винагороди) визнають іншими операційними витратами (субрах. 949) того звітного періоду, у якому вони мали місце (п. 18 П(С)БО 14 "Оренда").

Облік орендної плати в орендаря

Орендну плату орендар нараховує за усіма приписами П(С)БО 16 "Витрати" на прямолінійній основі* протягом строку оренди або з урахуванням способу отримання економічних вигод, пов'язаних з використанням об'єкта операційної оренди (п. 9 П(С)БО 14 "Оренда").

___________

* Це означає, що витрати нараховують пропорційно кожному звітному періоду, яким є, як правило (хоча й необов'язково), звітний місяць. Такий період краще зафіксувати у договорі.

При цьому орендну плату залежно від напрямку використання орендованого транспортного засобу показують по дебету наступних бухгалтерських рахунків:

• 15 "Капітальні інвестиції", якщо орендований транспорт використовують для створення (будівництва) власних об'єктів необоротних активів, а орендну плату включають до первісної вартості таких активів шляхом капіталізації;
• 23 "Виробництво", якщо автомобіль бере участь безпосередньо у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, а суму орендної плати можна прямо віднести на конкретний вид продукції, робіт, послуг (п. 14 П(С)БО 16 "Витрати");
• 91 "Загальновиробничі витрати", якщо автомобіль використовують для загальновиробничих цілей (пп. 15.4 П(С)БО 16 "Витрати");
• 92 "Адміністративні витрати", якщо автомобіль використовують на загальногосподарські (адміністративні) цілі (п. 18 П(С)БО 16 "Витрати");
• 93 "Витрати на збут", якщо автомобіль використовують для збутових потреб (п. 19 П(С)БО 16 "Витрати");
• 94 "Інші витрати операційної діяльності", якщо автомобіль використовують для інших потреб, наприклад, для обслуговування об'єктів житлово-комунального та соціально-культурного призначення.

Зверніть увагу! Якщо орендну плату орендар сплачує авансом, то таку суму доцільно відносити у дебет рахунка 39 "Витрати майбутніх періодів". При цьому, остаточне списання таких витрат відбудеться у тих періодах, за які орендну плату перерахували.

Облік орендної плати у орендодавця

В орендаря плату за оренду автомобіля відображають в обліку діаметрально протилежно. Дохід від оренди визнають іншим операційним доходом (субрахунок 713 "Дохід від операційної оренди активів") відповідного звітного періоду на прямолінійній основі протягом строку оренди або з урахуванням способу одержання економічних вигід, пов'язаних з використанням об'єкта операційної оренди.

Якщо ж оренда є основним видом діяльності, то дохід від такої діяльності відображають на субрахунку 703 "Дохід від реалізації робіт і послуг" (див. лист Мінфіну від 30.07.2008 р. № 31-34000-20-10/29614).

Коли орендну плату за наступні звітні періоди орендодавець отримує авансом, її відображають спершу у складі доходів майбутніх періодів на рахунку 69. "Доходи майбутніх періодів". Надалі таку суму слід включати до складу доходів того періоду, в якому нарахували орендну плату.

Облік супутніх витрат, пов'язаних із орендою автомобілю

Орендар при отриманні в оренду автомобіля, окрім безпосередньо орендної плати, часто має справу з супутніми витратами, що виникають у процесі експлуатації орендованого автомобілю.

Це можуть бути, зокрема:

• витрати на оплату автостоянки та паркування;
• страхування;
• витрати на технічне обслуговування;
• інші витрати, пов'язані з утриманням та експлуатацією орендованого транспортного засобу.

Власне тут нічого особливого не очікується, адже усі ці витрати орендар обліковує так само, як і орендну плату.

Приклад відображення оренди автомобіля у бухобліку

Відповідні типові проведення покажемо у вигляді таблиці. Для прикладу припустимо, що орендар автомобіль використовує для адміністративних цілей, у той час як для орендодавця орендні операції не є основною діяльністю (див. табл.).

Таблиця

* Аналогічні операції орендодавець та орендар покажуть в обліку за другий-шостий місяці оренди.

Податковий облік у орендодавця

Для малодохідників (з доходом не більше 20 млн грн. на рік) і для високодохідників (з доходом, що перевищує 20 млн грн на рік) орендні операції в податково-прибутковому обліку пройдуть без застосування різниць, тобто виключно за правилами бухгалтерського обліку.

У ПДВ-обліку своя специфіка. Операція з передання активів у межах операційної оренди не є об'єктом оподаткування ПДВ (пп. 196.1.2 ПКУ). Тож передаючи автомобіль в операційну оренду ПДВ-зобов'язання орендодавець не нараховує і податкову накладну не складає.

Натомість орендну плату оподатковують ПДВ у загальному порядку, за правилом першої події за ставкою 20% (пп. "б" п. 185.1, п. 187.1 ПКУ).

Податковий облік у орендаря

Так само як і у ситуації з орендодавцем, у орендаря (як малодохідника, так і високодохідника) ситуація із податковими різницями аналогічна – їх просто немає, тож орієнтиром тут виступає фінрезультат від орендних операцій, обчислений виключно за правилами бухобліку.

Натомість суми "вхідного" ПДВ з орендної плати орендар за правилом першої події включає до складу свого податкового кредиту.

Зверніть увагу! У разі перерахування передоплати одразу за декілька періодів, орендар має право розраховувати на весь податковий кредит. При цьому слід належним чином оформити та зареєструвати податкову накладну в ЄРПН (п. 198.6 ПКУ).

Пам'ятайте також, що у випадку, якщо орендований автомобіль використовують в операціях, що не є господарською діяльністю платника, або в неоподатковуваній ПДВ чи пільговій діяльності, то на суму податкового кредиту доведеться нарахувати "компенсуючі" податкові зобов'язання (п. 198.5 ПКУ).