Наказ про організацію бухгалтерського обліку: що врахувати

Навіщо ж потрібен цей документ, якщо є положення про облікову політику? Річ у тім, що в обліковій політиці прописують процедури, методи, оцінки бухобліку, що застосовуються в бюджетній установі. А решту неузгоджених моментів щодо запровадження додаткових аналітичних форм для обліку основних засобів, запасів, грошових документів, а також особливості використання деяких видів запасів можна визначити в наказі про організацію бухобліку

У Положенні про облікову політику прописують лише елементи обліку (процедури, методи, оцінки), що передбачають декілька можливих варіантів, які застосовуються послідовно (постійно). Так, первинна редакція п. 1 р. ІІ НП(С)БОДС 101 «Подання фінансової звітності» справді містила норму щодо визначення облікової політики й організації бухгалтерського обліку в одному розпорядчому документі. Але згодом її підкоригували, і тепер це мають бути два різні розпорядчі акти (два різні документи).

Саме в наказі про організацію бухгалтерського обліку (а не в положенні про облікову політику) варто:

· визначати організацію проведення кожної процедури, пов'язаної з обліком, і визначати, у чиїй це компетенції;

· уточнювати організацію бухобліку, пов'язану з галузевими особливостями діяльності бюджетної установи;

· установлювати технологію оброблення облікових даних;

· визначати системи та форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правила документообігу;

· затверджувати форми для управлінського, оперативного й аналітичного обліку деяких видів активів та зобов'язань;

· установлювати додаткові регістри аналітичного обліку, звітності та контролю за господарськими операціями.

Адже моменти, які слід прописати в обліковій політиці, чітко визначені НП(С)БОДС 125«Зміни облікових оцінок та виправлення помилок» і Методичними рекомендаціями щодо облікової політики суб'єкта державного сектору, затвердженими наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11 (далі - Методрекомендації з облікової політики). Докладніше про це - «Облікова політика бюджетної установи: що потрібно врахувати» газети № 134/2017, там же зразок Положення про облікову політику.

Тож зупинімося на деяких важливих моментах щодо обліку активів і зобов'язань, які потрібно взяти до уваги під час складання проекту наказу про організацію бухгалтерського обліку в бюджетній установі.

Порядок оформлення касових операцій

Він урегульований Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі - Положення № 637). Але деякі питання все ж слід прописати в наказі про організацію бухобліку.

По-перше, згідно з п. 5.2 Положення № 637, установи самостійно встановлюють ліміт каси на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі (за формою з додатка 8 до цього Положення). Тому Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі можна оформити як додаток до наказу про організацію бухобліку (а можна й окремим наказом).

По-друге, жодним нормативно-правовим актом не передбачені форми для обліку руху й використання грошових документів. Тому для грошових документів, які зберігають у касі установи, потрібно затвердити форми прибутково-видаткової накладної й акта на списання грошових документів (за основу можна взяти бланки документів, затверджені наказом Мінстату України від 11.03.1996 р. № 67).

По-третє, можна прописати, за скільки робочих днів до початку відрядження видавати аванс.

По-четверте, визначити порядок компенсації витрат у зв'язку з поїздками в службових цілях, а також перелік працівників, яким компенсуються витрати на поїздки загальними видами транспорту, а також форми маршрутного листа й журналу реєстрації маршрутних листів.

Облік окремих видів запасів

Для прийняття, оформлення, оприбуткування, руху запасів та їхнього аналітичного обліку використовуються типові форми, затверджені наказом Держказначейства України від 18.12.2000 р. № 130. Але щодо оформлення деяких операцій усе ж виникають питання. Зокрема потрібно затвердити:

· форму акта приймання-передачі гуманітарної допомоги, дарунків, благодійної допомоги;

· форму акта-оцінки для визначення чистої вартості реалізації запасів, коли вона на дату балансу нижче балансової вартості;

· ліміти використання миючих засобів, інших матеріалів, інвентарю виходячи з місячної потреби;

· форми журналу й картки для оперативно-кількісного обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів, виданих у використання.

Особливу увагу потрібно приділити організації обліку й використання пального, зокрема:

· установити норми витрат пального;

· затвердити форми журналу обліку видачі талонів на пальне, подорожнього листа й зведення подорожніх листів;

· порядок видачі талонів та списання пального.

Облік необоротних активів

По-перше, варто уточнити порядок визначення справедливої вартості: у яких випадках її визначають із залученням суб'єктів оціночної діяльності, а коли це робить комісія установи з посиланням на ціни активного ринку.

По-друге, передбачити в разі списання автомобілів, технічних засобів, електроприладів залучення компетентних організацій (інспекцій) для надання необхідних технічних висновків.

По-третє, передбачити обов'язковість перевірки наприкінці року наявності невизначеності щодо строку корисного використання нематеріальних активів.

По-четверте, визначити порядок розподілу витрат на доставку, якщо здійснили доставку декількох об'єктів основних засобів (далі - ОЗ).

По-п'яте, прописати порядок розподілу сукупних витрат, віднесених на капінвестиції, у разі виділення окремих компонентів об'єкта ОЗ із метою нарахування амортизації (якщо строки їх корисного використання суттєво відрізняються від строків, установлених для основного об'єкта). Також потрібно визначити, як відображати окремі компоненти об'єкта основних засобів у інвентарних картках і розрахунку амортизації та в інших облікових регістрах.