Резерв відпусток: розбираємося в хитросплетіннях

Хоч обов'язок підприємств створювати забезпечення для виплати відпусток існує здавна, запитань менше не стає. Просто не всі підприємства раніше його створювали, а для податківців нині це одне з найпопулярніших питань під час перевірки. Тому розглянемо найпоширеніші запитання...

Підприємство не створювало забезпечення для оплати відпусток (далі - резерв відпусток) до 2018 року. Як його створити вперше, враховуючи, що є невикористані відпустки за 2015 - 2017 роки?

Підприємство створює резерв тільки для тих відпусток, що підлягають накопиченню, а саме для:

• основних щорічних відпусток;

• основних додаткових відпусток, передбачених ст. ст. 7 і 8 Закону про відпустки (за роботу в шкідливих, важких та особливих умовах праці);

• додаткових відпусток працівникам, які мають дітей.

Тому всі ці відпустки потрібно включати до графіка відпусток на відповідний календарний рік. Мінсоцполітики радить у графіку виділяти окремим рядком відпустки на дітей (див. лист Мінсоцполітики від 06.02.2018 р. № 204/0/101-18/284).

Складаючи графік відпусток на поточний календарний рік, також доцільно проводити ревізію невикористаних щорічних відпусток за минулі роки й довідково наводити такі дані в графіку або ж у додатку до нього.

Тож основним документом, на який потрібно орієнтуватися під час створення резерву відпусток на поточний рік, є саме графік відпусток.

Підприємству, яке створює резерв відпусток вперше, доведеться визначити окремо резерв відпусток на поточний календарний рік і за попередні роки.

Резерв відпусток на поточний календарний рік

Як розрахувати суму забезпечення для оплати відпусток - пояснюють абз. 2 п. 14 П(С)БО 11 і опис до характеристики субрахунку 471 "Забезпечення виплат відпусток", наведений в Інструкції № 291.

Суму забезпечення на виплату відпусток визначають щомісяця як добуток фактично нарахованої зарплати працівникам і коефіцієнта резервування, який отримують шляхом ділення річної планової суми на оплату відпусток на загальний плановий фонд оплати праці, з урахуванням сум ЄСВ (окремо ставки 22 % і 8,1 %).

Отже, визначивши коефіцієнт резервування на поточний календарний рік, далі щомісяця створюємо резерв відпусток проводкою: Дт 23, 91 - 94 Кт 471.

Резерв відпусток за попередні роки

Задля його створення слід обчислити належну суму відпускних для кожного працівника за попередні роки (це будуть більш точні дані).

У цьому разі не варто використовувати алгоритм, запропонований п. 8.2 підрозд. 8 розд. III Положення № 879 для проведення інвентаризації забезпечення для оплати відпусток. Він базується на кількості днів невикористаної працівниками підприємства щорічної відпустки та середньоденній оплаті праці працівників, визначеній відповідно до законодавства. Проте в разі коли резерв відпусток не створювався, інвентаризувати нічого. Тому якщо розрахунок резерву для оплати відпусток робимо вперше, краще провести обчислення конкретних сум, що належать кожному працівнику за невикористані відпустки.

Щоб створити резерв для оплати невикористаних відпусток за попередні роки (за 2015 - 2017), потрібно відкоригувати сальдо нерозподіленого прибутку (непокритого збитку) на початок звітного року. Тобто резерв на оплату не використаних у попередніх роках відпусток відображають на підставі бухгалтерської довідки кореспонденцією: Дт 44 Кт 471.

Такі рекомендації надає Мінфін у листі від 21.12.2016 р. № 31-11410-07-25/36420. Також потрібно буде відкоригувати фінансову звітність за відповідний попередній звітний рік.

Ми були мікропідприємством і не створювали резерв відпусток, а за підсумками 2017 року втратили цей статус. Як тепер створити резерв відпусток і чи включати до нього невикористані відпустки за попередні роки?

У підприємства, яке втратило статус мікропідприємства за підсумками 2017 року, обов'язок створювати забезпечення для оплати відпусток виникає лише у 2018 році. Тому на 2018 рік потрібно створити резерв відпусток у загальному порядку, але немає жодних підстав створювати резерв відпусток за попередні роки, адже це призведе до викривлення даних фінзвітності. Чому?

По-перше, якщо, керуючись загальними бухобліковими правилами, створювати резерв відпусток за попередні роки, це потрібно робити через рахунок 44 "Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)" і, відповідно, коригувати фінзвітність. Але для цього немає жодних підстав, оскільки помилок у фінзвітності за минулі роки не було, тож навіщо коригувати її показники?

По-друге, якщо створити резерв відпусток за попередні роки в поточному році через субрахунки 23, 91 - 94, то будуть завищені витрати звітного року (кварталу) і, відповідно, занижено об'єкт оподаткування податком на прибуток.

Отже, підприємству варто створювати резерв відпусток починаючи з 2018 року, оскільки такий обов'язок у нього з'явився тільки в поточному році. Якщо ж працівники братимуть відпустки за попередні роки, то оплату таких відпусток слід відносити до витрат звітного періоду.

Працівники мають право протягом календарного року взяти щорічну основну відпустку за поточний робочий рік і невикористані відпустки за попередні роки. Як ураховувати під час розрахунку резерву відпустки на поточний рік невикористані відпустки за попередні робочі роки, яких немає в графіку відпусток? Чи можна під час розрахунку резерву відпусток на поточний рік урахувати одразу дві щорічні основні відпустки: чергову - за поточний робочий рік і невикористану - за попередній робочий рік?