Продовжуючи тему, розпочату публікацією "Архівна справа на підприємстві: організація зберігання документів", розгляньмо питання вилучення та знищення документів.
Користування архівними документами
Загалом, архів підприємства зобов'язаний надавати документи та довідковий апарат до них для застосування документної інформації користувачами в економічних, наукових, культурних, політичних цілях, для забезпечення законних прав і інтересів громадян з урахуванням обмежень, визначених законодавством, а також умов, визначених фондоутворювачем під час передавання документів до архіву (п. 1 гл. 1 розд. XII Правил № 1000/5).
Водночас порядок доступу до документів, що зберігаються в архіві підприємства, а також порядок користування цими документами визначає керівник підприємства відповідно до вимог законодавства (п. 2 гл. 1 розд. XII Правил № 1000/5).
Пам'ятайте, що згідно з гл. 2 розд. XII Правил 3 1000/5 основними формами використання відомостей, що містяться в архівних документах, є:
• інформування користувачів (керівництва та структурних підрозділів підприємства, державних органів, інших зацікавлених установ, громадян) про наявність в архіві документів та їх зміст;
• виконання запитів громадян і підприємств;
• надання документів користувачам для роботи в читальному залі архіву;
• видавання документів у тимчасове користування поза архівом;
• використання документів архіву під час підготовки інформаційних заходів, у засобах масової інформації і публікаціях.
Тимчасові права доступу до електронних документів стороннім установам та організаціям (особам) можна надавати з дозволу керівника підприємства (п. 5 гл. 4 розд. ІV Порядок № 1886/5).
Вилучення (виїмка) документів з архіву
Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного й архівного фондів підприємства має бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом (п. 14 розд. I Правил № 1000/5).
Тимчасовий доступ до документів здійснюють на підставі ухвали слідчого судді, суду в порядку, визначеному КПКУ.
У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів на підприємстві обов'язково потрібно залишити:
• копії цих документів, засвідчені відповідно до п. п. 8, 9 гл. 10 розд. II . Правил № 1000/5;
та
• опис вилучених документів.
Вилучені документи надають безпосередньо особі, визначеній в ухвалі слідчого судді, суду.
Документи, вилучені на підставі ухвали слідчого судді, суду, підлягають обов'язковому поверненню підприємству, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.
Знищення документів
Загалом, документи підприємства може бути відібрано для знищення лише після закінчення встановлених Переліком № 578/5 строків і тільки після завершення перевірки контролюючими органами за відповідний період.
Заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності (ст. 6 Закону № 3814, п. 3 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5, пп. 1 п. 6 Порядку № 1004 та пп. 2.13 Переліку № 578/5).
Експертиза цінності документів
Спершу нагадаємо, що експертизою цінності документів є всебічне дослідження документів для внесення їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, зарахування їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ (ст. 1 Закону № 3814).
Експертизу цінності документів виконують (п. 1 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5):
• у поточному діловодстві - під час складання номенклатур справ, формування документів у справи та перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання;
• в архіві підприємства - у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ на постійне зберігання.
Експертизу цінності документів у діловодстві виконують щороку у структурних підрозділах підприємства безпосередньо особи, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву підприємства (п. 2 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5).
Під час експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють чотири групи справ (п. 3 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5):
• постійного зберігання;
• тривалого (понад 10 років) зберігання;
• тимчасового зберігання (до 10 років включно);
• ті, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.
Експертизу цінності документів виконують експертні й експертно-перевірні комісії за участю власника документів або вповноваженої ним особи (п. 3 Порядку № 1004).
Порядок утворення таких комісій та інші правила проведення експертизи зосереджено в Порядку № 1004.
Експертизу цінності електронних документів виконують за тими самими принципами, критеріями та в порядку, визначеному законодавством, що й експертизу цінності документів у паперовій формі (п. 1 гл. 1 розд. V Порядок № 1886/5).
Таку експертизу можна виконувати без засвідчених паперових копій цих електронних документів (п. 2 гл. 1 розд. V Порядок № 1886/5).
Якщо на час її виконання створення засвідчених паперових копій цих електронних документів завершено, експертизу цінності електронних документів та відповідних документів у паперовій формі виконують одночасно.
Вилучення документів для знищення
На підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання, і проведеної експертизи цінності документів в архіві підприємства складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в додатку 15 до Правил № 1000/5 (п. 1 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5). Для електронних документів - додаток 13 до Порядок № 1886/5 (п. 1 розд. VI Порядку № 1886/5).
Заборонено відбирати документи для знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ (п. 5 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5).
Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджує керівник підприємства, після чого установа має право знищити документи.
Такі акти складають у двох примірниках, зазвичай на справи всієї установи.
Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їхні найменування зазначають перед групою заголовків справ цього підрозділу. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносять до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, унесених до кожної групи.
Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію починаючи з № 1 (п. 2 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5).
Справи вносять до акта, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, у якому складено акт.
Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 році, можна вносить до акта, який складено не раніше 01 січня 2018 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше за 01 січня 2020 року, з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.
У разі внесення до акта первинної фінансової та бухгалтерської документації підприємство додає до нього довідку про проведення перевірки контролюючими органами або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю (п. 5 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5).
У такій довідці також зазначають відомості про наявність або відсутність:
• фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки;
• спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.
Довідку підписує керівник підприємства, і її скріплюють печаткою (за наявності).
Погоджені (схвалені) акти затверджує керівник установи, після чого установа має право знищити документи (п. 6 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5).
Справи, відібрані для знищення, передають організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких потрібно зазначити вагу макулатури, переданої для переробки. Дату здавання документів, їхню вагу та номер накладної вказують в актах про вилучення документів для знищення (п. 7 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5).
Якщо до акта про вилучення для знищення документів унесено 100 справ, а також документи "Для службового користування", такі документи знищують за допомогою невідновлюваного подрібнення чи спалювання або іншим способом (п. 8 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5).
Електронні документи знищують на підставі електронного акта про вилучення для знищення електронних документів, не внесених до НАФ, методом, який не дає змоги відновити інформацію (п. 4 розд. VI Порядку № 1886/5).
Корисними на цю тематику будуть, зокрема, такі публікації:
"Відновлення втраченої первинки для податкових цілей: уточнення ДПСУ";
"Коли застосовувати бухдовідку, а коли - самоакт: мінфінівський підхід";
"Первинку втрачено на окупованій території: чи можна не подати звітність податківцям?";
"Доступу до майна немає, первинка втрачена, бухоблік не ведемо: що робити?";
"Первинку втрачено під час бойових дій: що робити далі".
Хочете отримувати першими аналітику з актуальних питань бухобліку, - подписуйтесь на видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН у складі рішення LIGA360. Вибирайте тариф за посиланням.
ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ
1. КПКУ - Кримінальний процесуальний кодекс України від 13.04.2012 р. № 4651-VI.
2. Закон № 3814 - Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 24.12.93 р. № 3814-XII.
3. Правила № 1000/5 - Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.
4. Перелік № 578/5 - Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.
5. Порядок № 1886/5 - Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін'юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5.
6. Порядок № 1004 - Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою Кабміну від 08.08.2007 р. № 1004.
_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2023
У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.
Автор
Роман Карп'юк
експерт
ЛІГА:ЗАКОН
