Оренда рухомого майна у фізособи: обліково-податкові наслідки для орендаря

Оренда рухомого майна, власником якого є фізична особа (не ФОП), є доволі поширеною ситуацією для юридичних осіб. Тому розглянемо особливості обліку й оподаткування для таких ситуацій на прикладі оренди транспортних засобів.

Договір оренди транспортного засобу

Для платного користування автомобілем, який належить фізособі, оформлюють договір найму (оренди) відповідно до ст. ст. 759, 798 ЦКУ.

Договір найму (оренди) укладають у письмовій формі (ст. 799 ЦКУ).

Договір оренди (найму) транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 2 ст. 799 ЦКУ).

Досить часто договір оренди транспортного засобу укладають між підприємством і працівником. У такому разі правовідносини між сторонами мають також цивільно-правовий характер, а не трудовий.

Якщо орендодавцем є директор підприємства, то доцільно передати право підпису директора іншій особі.

Передання об'єкта оренди

Частиною 1 ст. 760 ЦКУ встановлено, що предметом договору оренди може бути річ, яка визначена індивідуальними ознаками і зберігає свій первісний вигляд у разі неодноразового використання (неспоживна річ).

Тому в договорі оренди потрібно чітко визначити індивідуальні ознаки транспортного засобу, який передається в оренду. Наприклад, це можна сформулювати так:

"1. Предмет договору

1.1. Орендодавець передає, а Орендар приймає у строкове платне користування транспортний засіб марки _________________, модель - __________________, тип транспортного засобу - _________________________, 20__ року випуску, номер шасі (кузова, рами) __________________, реєстраційний номер ___________, зареєстрований __.__.20__ (далі - автомобіль), на умовах, визначених цим Договором. Автомобіль належить Орендодавцю на підставі свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу № _________, виданого __.__.20__ р.".

Також у договорі можна визначити мету оренди й порядок використання автомобіля. Наприклад, можна зазначити, що автомобіль передається орендареві для провадження господарської діяльності, для службових поїздок персоналу, для перевезення вантажів. Також слід указати територію поїздок (у межах території України) або ж передбачити право виїзду автомобіля за межі України.

Відповідно до ч. ч. 1 та 2 ст. 763 ЦКУ договір найму (оренди) укладають на строк, установлений договором, а якщо строк найму не встановлено, його вважають укладеним на невизначений строк. Тому сторони мають визначити в договорі строк оренди, а саме: указати чітко період (його початок і закінчення) й умови збільшення або скорочення строку оренди. Наприклад, це може бути таке формулювання:

"Строк оренди становить __ (_____________) місяці: з "__" _______________ 20__ року по "__" ______________ 20__ року включно.

Строк оренди може бути збільшено або скорочено за погодженням сторін, за умови підписання додаткової угоди до цього Договору".

Передання автомобіля за договором оренди і його повернення оформлюють актом приймання-передавання.

Якщо орендодавцем є працівник підприємства, то він не зможе користуватись автомобілем у позаробочий час, адже формально за договором транспортний засіб передано орендарю.

В орендаря автомобіль обліковують на позабалансовому рахунку 01 "Орендовані необоротні активи".

Орендна плата

Розмір орендної плати сторони встановлюють за домовленістю (ст. 632 ЦКУ). Важливо визначити періодичність та умови нарахування орендної плати, порядок і строк оплати. Положення договору оренди можна сформулювати так:

"1. Орендна плата становить ______________ грн на місяць.

2. Загальна сума орендної плати за період дії цього Договору становить __ (______________________) грн __ коп.

3. Підставою для оплати Орендодавцеві послуг оренди є акт про надання послуг, який Сторони підписують не пізніше __ робочих днів після закінчення звітного місяця.

4. Орендар оплачує послуги оренди протягом _____ банківських днів після підписання акта про надання послуг.

5. Відповідно до Податкового кодексу України Орендар утримує з орендної плати податок із доходів фізичних осіб і військовий збір, а тому орендна плата підлягає виплаті Орендодавцю за вирахуванням податку з доходів фізичних осіб та військового збору.

6. Орендну плату Орендар сплачує за вирахуванням сум, визначених згідно з п. 5 цього Договору, не пізніше __ числа місяця, наступного за розрахунковим, за допомогою переказу грошових коштів на особистий (картковий) рахунок Орендодавця, указаний у цьому Договорі. Якщо реквізити рахунка для переказу орендної плати є відмінними від тих, що зазначені в цьому Договорі, Орендодавець повідомляє Орендаря про них додатково".

Оподаткування орендної плати

Операції з отримання авто в оренду та його повернення не є об'єктом оподаткування ПДВ (пп. 196.1.2 ПКУ). Оскільки орендодавець, як фізична особа, не є платником ПДВ, податковий кредит за сумами орендної плати не виникає.

Сума орендної плати є доходом орендодавця, адже доходи у формі доходів від надання резидентам або нерезидентам в оренду (користування) майна, розташованого в Україні, є доходом із джерелом походження з України (пп. 14.1.54 ПКУ), який, своєю чергою, зараховують до об'єкта оподаткування ПДФО за ставкою 18 % та військовим збором за ставкою 1,5 % (пп. 163.1.2, п. 167.1, пп. 1.3 п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

Орендар як податковий агент повинен нарахувати й утримати ПДФО та військовий збір виходячи з фактично нарахованого доходу, а сплатити - одночасно з виплатою доходу в разі безготівкової сплати орендної плати (пп. 168.1.2 ПКУ) або протягом трьох банківських днів із дня, що настає за днем виплати орендної плати готівкою з каси (пп. 168.1.4 ПКУ).

ПДФО та військовий збір сплачують за місцезнаходженням податкового агента (пп. 168.4.4 ПКУ).

Суму орендної плати за рухоме майно відображають у додатку 4 ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу "127" (див. роз'яснення з категорії 103.25 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).

Поточний та капітальний ремонти й техобслуговування автомобіля

У п. 1.3 розд. I Положення № 102 визначено такі терміни:

Поточний ремонт (ПР) - ремонт, який виконується для забезпечення або відновлення роботоздатності виробу і полягає в заміні і (або) відновленні окремих частин [...];

капітальний ремонт (КР) - ремонт, який виконується для відновлення справності та повного або близького до повного відновлення ресурсу виробу із заміною чи відновленням будь-яких частин, у тому числі базових.

Тобто поточний ремонт не призводить до поліпшення автомобіля або збільшення строку служби, а полягає лише в усуненні несправностей, тобто в заміні або ремонті пошкоджених деталей, крім базових. Натомість капітальний ремонт дає змогу не лише відновити справність автомобіля, а й певною мірою відновити ресурс автомобіля, що може збільшувати строк його експлуатації.

У договорі оренди варто визначити, яка зі сторін здійснює поточний і капітальний ремонти й забезпечує техобслуговування автомобіля. Інакше діятимуть загальні норми, вказані в ч. ч. 1 та 2 ст. 776 ЦКУ:

1. Поточний ремонт речі, переданої у найм, провадиться наймачем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом.

2. Капітальний ремонт речі, переданої у найм, провадиться наймодавцем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом. [...]

З огляду на це положення договору оренди щодо поточного й капітального ремонтів можна сформулювати так:

- орендар зобов'язується власним коштом здійснювати поточний ремонт автомобіля;

- орендар має право здійснювати власним коштом переобладнання, технічне переоснащення, поліпшення предмета оренди за письмовим погодженням з орендодавцем. У разі зроблених із письмового дозволу орендодавця технічного переоснащення, переобладнання або поліпшення предмета оренди - вимагати від орендодавця відшкодування зроблених для цієї мети необхідних витрат, за умови документального підтвердження останніх.

Якщо орендодавець не відшкодує витрат орендаря на капітальний ремонт автомобіля (переобладнання, технічне переоснащення, поліпшення), то виникає ризик того, що під час податкової перевірки суму таких витрат буде визнано додатковим благом на підставі пп. "е" пп. 164.2.17 ПКУ (див. роз'яснення з категорії 103.02 розділу "Запитання - відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).

Також у договорі важливо вказати, що орендар зобов'язується проходити технічний огляд автомобіля за власний кошт і підтримувати його в належному технічному стані. Це відповідатиме положенням ст. 801 ЦКУ:

1. Наймач зобов'язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані.

2. Витрати, пов'язані з використанням транспортного засобу, в тому числі зі сплатою податків та інших платежів, несе наймач.

ПРИКЛАД.

Умова:

З метою доставки товару клієнтам підприємство використовує автомобіль фізичної особи на підставі договору оренди. Розмір щомісячної орендної плати - 5000 грн.

Рішення:

Порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій із нарахування та виплати орендної плати, а також оподаткування наведено в таблиці.

Таблиця

Відображення в обліку підприємства орендних операцій

Також на цю тему читайте статті:

• "Оренда приміщення у фізособи: коли достатньо пролонгації укладеного договору, а коли потрібен новий";

• "Що є належним способом захисту переважного права орендаря землі";

• "Оренда нерухомості у фізособи: облік і податкові наслідки для орендаря";

• "Орендодавець відмовив у подальшій оренді земділянки, але орендар продовжує нею користуватись: що стосовно цього думає ВС";

• "Орендну плату виплачують іноземцю: що врахувати орендарю";

• "Чи можуть сторони зазначити в договорі орендну плату в інвалюті";

• "Оренда нерухомості у ФОП: податкові наслідки".

ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ

1. ЦКУ - Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

2. ПКУ - Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

3. Положення № 102 - Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затверджене наказом Міністерства транспорту України від 30.03.98 р. № 102.

4. Податковий розрахунок - Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, форму якого затверджено наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2024

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті LIGA ZAKON, посилання на LIGA ZAKON обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Автор

Інна Журавська,

експертка LIGA ZAKON