Паперова трудова книжка поступово переходить у категорію кадрових анахронізмів попри те, що чимало роботодавців ще не готові відмовлятися від цього документа під час прийняття працівника на роботу. Тому з'ясуємо, чому роботодавцям варто більше приділяти уваги саме електронній трудовій книжці та не обмежувати працівників у їх праві вибору способу фіксації трудового стажу.
Електронний облік трудової діяльності обов'язковий!
Електронний облік трудової діяльності запроваджено з 10.06.2021 після внесення змін до КЗпП у частині нових правил обліку трудової діяльності працівника. Зміни були внесені Законом № 1217.
Тож, іще з 2021 року розпочався процес переведення обліку трудової діяльності працівників із паперової форми в електронну, тобто відомості з трудової книжки переносяться до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (ст. 48 КЗпП).
Відповідно, це вплинуло на процедуру працевлаштування. З 10.06.2021 під час прийняття на роботу особа зобов'язана надавати:
- трудову книжку (у разі наявності) або
- відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.
Наявність паперової трудової книжки - за рішенням працівника
За працівниками зберігається право мати трудову книжку з усіма відповідними записами (ст. 48 КЗпП). Працівник має право вимагати від роботодавця вносити записи до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Із цією метою працівник подає заяву, наприклад, такого змісту:
"На підставі статті 48 Кодексу законів про працю України прошу внести до моєї паперової трудової книжки, яка зберігається особисто в мене, запис про прийняття мене на роботу в ТОВ "Омега". Паперову трудову книжку додаю".
Роботодавець не має права відмовляти працівнику в цьому питанні.
Також у ст. 24 КЗпП закріплено право працівника під час укладення трудового договору подавати роботодавцю вимогу про оформлення трудової книжки. У такому разі трудова книжка оформляється роботодавцем в обов'язковому порядку не пізніше ніж 5 днів після прийняття на роботу (ст. 48 КЗпП).
Де зберігати паперові трудові книжки
Відповідно до ст. 48 КЗпП трудові книжки зберігаються в працівників. Але трудові книжки, які станом на 10.06.2021 зберігалися в роботодавця, передають працівникам поступово. Щодо таких трудових книжок діє правило, зазначене в п. 2 розд. ІІ Закону № 1217, у якому вказано, що трудові книжки потрібно видавати працівникам особисто під підпис після того, як ПФУ завершить протягом 5 років (до 10.06.2026) унесення до Держреєстру відомостей про трудову діяльність працівників. Звісно, видавати трудову книжку працівнику до вказаної дати потрібно в разі його звільнення.
Утім на практиці трудові книжки видають працівникам на підставі їх заяв і під час продовження дії трудового договору, адже у воєнних реаліях сьогодення роботодавцю складно гарантувати працівникам збереження трудових книжок. Для цього працівник може подати заяву й зазначити в ній, скажімо, так:
"Прошу видати мені на зберігання мою паперову трудову книжку".
Під час видачі працівнику трудової книжки він має розписатися в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них про те, що він отримав свою трудову книжку. Така вимога передбачена в п. 7.1 Інструкції № 58:
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, що видані працівникам знову.
У разі одержання трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується у особистій картці і у книзі обліку.
Більше аналітичних матеріалів за темою є в LIGA360. Замовте презентацію менеджера прямо сьогодні.
Формування електронної трудової книжки
Електронна трудова книжка - це частина персональної електронної облікової картки, яка заведена на кожну застраховану особу в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (п. 5 ч. 4 ст. 20 Закону № 2464).
До електронної трудової книжки включаються відомості про трудову діяльність (про прийняття на роботу, присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, складення присяги, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення).
Формування відомостей в електронній трудовій книжці сьогодні здійснюють переважно на підставі даних, які подаються роботодавцями в Податковому розрахунку (зокрема, у додатку Д5). Проте до електронної трудової книжки мають бути також унесені дані з паперових трудових книжок.
У п. 6 Порядку № 1084 зазначено:
6. Відомості про трудову діяльність працівника подаються Пенсійному фонду України через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування з обов'язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису. Зазначені відомості можуть бути подані також в оцифрованому вигляді. Вимоги до формату подання інформації встановлюються Пенсійним фондом України.
У п. 4 Порядку № 11-1 передбачено, що передати скановані копії сторінок трудової книжки до ПФУ може як роботодавець, так і безпосередньо працівник, якщо трудова книжка зберігається в нього (див. лист Мінекономіки від 22.11.2024 р. № 4701-05/83553-09).
Це можна зробити через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua/) у розділі "Комунікації з ПФУ", пункт "Відомості про трудові відносини".
Відомості про трудову діяльність працівника подають через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до Порядку № 11-1.
Але за періоди до 10.06.2021 відомості передають одним із таких способів:
1) у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
2) в оцифрованому вигляді - шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі ПФУ, до якого додають скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
Вимоги до сканованих копій трудової книжки та документів про стаж наведені в п. 5 Порядку № 11-1:
- виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
- мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких унесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів;
- бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів;
- рекомендована роздільна здатність під час сканування - 300 dpi;
- формат зображення повинен бути jpg або pdf;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Відповідно до п. 9 Порядку № 1084 після опрацювання в ПФУ отриманих сканкопій застрахованій особі - фізособі має бути надіслано повідомлення через її електронний кабінет на вебпорталі ПФУ, якщо у сканкопіях будуть виявлені недоліки, як-от:
- відсутність у трудовій книжці необхідних записів;
- неправильні чи неточні записи про періоди роботи;
- інші розбіжності (зокрема, за періоди страхового стажу після 01.07.2000 за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування).
Нова LIGA360 допоможе вивчити цю тему детальніше. Аналітика від експертів, роз?яснення держорганів, практичні кейси та їх вирішення. Замовте персональну презентацію для ваших потреб.
Працівник без паперової трудової книжки
Чи можна прийняти на роботу працівника, який не надає трудову книжку? Так, можна. Відсутність трудової книжки не є перешкодою для працевлаштування. Про це свідчить ч. 2 ст. 24 КЗпП. Тож працівник має надати документ, який підтверджує його попередню діяльність і наявність чи відсутність трудових відносин з іншим роботодавцем:
- трудову книжку (за наявності) або
- відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування. Мова йде про довідку "Витяг з ЕТК", яку фізособа може отримати безпосередньо у відділі обслуговування громадян (сервісному центрі) територіального органу ПФУ або самостійно замовити через вебпортал ПФУ.
Законодавство про працю не зобов'язує роботодавця перевіряти трудову книжку на наявність усіх необхідних записів, які мав унести попередній роботодавець (див. лист Мінекономіки від 08.11.2023 р. № 4706-05/60275-09).
Тож новий роботодавець не має права вимагати від особи надати трудову книжку із записом про звільнення. Так само він не має права вимагати від працівника, який уперше приймається на роботу, придбати трудову книжку для працевлаштування.
Оскільки відомості про звільнення працівника вносять до електронної трудової книжки на підставі даних, поданих роботодавцем у додатку Д5 до Податкового розрахунка за результатами звітного податкового кварталу, то має пройти певний час для актуалізації таких даних. За відсутності підтвердженої інформації про звільнення працівника на попередній роботі роботодавець формально не може прийняти його за основним місцем роботи.
Тож, якщо довідка "Витяг з ЕТК" не містить інформації про припинення трудових відносин за попереднім місцем роботи, то працівник повинен надати новому роботодавцю копію наказу про своє звільнення, яку в обов'язковому порядку йому мав надати попередній роботодавець відповідно до вимог ст. 47 КЗпП:
Роботодавець зобов'язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (стаття 116) та провести з ним розрахунок у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.
На цю тему радимо почитати такі публікації:
ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ
1. КЗпП - Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
2. Закон № 1217 - Закон України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" від 05.02.2021 р. № 1217-IX.
3. Закон № 2464 - Закон України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування" від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
4. Порядок № 1084 - Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.2019 р. № 1084.
5. Положення № 10-1 - Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, затверджене постановою правління ПФУ від 18.06.2014 р. № 10-1.
6. Порядок № 11-1 - Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1.
7. Інструкція № 58 - Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.
8. Податковий розрахунок - Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.
_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2024
У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті LIGA ZAKON, посилання на LIGA ZAKON обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.
Автор
Інна Журавська,
експертка LIGA ZAKON
Хочете отримувати експертну аналітику з гарячих бізнес-питань? В LIGA360 є матеріали для всієї команди: для юристів, бухгалтерів, комплаєнс-фахівців та керівників. Побачте всі переваги роботи в комплексній інформаційно-аналітичній платформі LIGA360, замовивши персональну презентацію.
