Після того, як згідно з наказом Державної служби статистики № 95 від 19.03.2013 р. втратив чинність Наказ Державного комітету статистики № 74 від 17.02.1998 р. «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» та згідно з наказом Міністерства інфраструктури України та Міністерства економічного розвитку України № 1005/1454 від 10.12.2013 р. втратив чинність Наказ Міністерства транспорту України та Міністерства статистики України № 488/346 від 29.12.1995 р. «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля», — перед підприємствами постало питання чи обов’язково вести подорожні листи. Це питання актуальне і досі, тому давайте розберемось кому і навіщо створювати подорожні листи в 2024 році.
Без подорожнього листа не обійтись якщо на підприємстві використовується автомобіль чи то власний, чи орендований. Також цей документ складається у випадку використання працівником особистого автомобіля для потреб підприємства і йому виплачується компенсація за використання автомобіля на підставі ст. 125 КЗпП. Саме подорожній лист є підставою для ведення обліку роботи транспорту та використаного пального чи кількість спожитої електроенергії для електромобіля. І оскільки типова форма такого подорожнього листа скасована, підприємство самостійно може розробити форму, яку потім буде використовувати в обліку.
Згідно з п. 2 ст. 9 Закону України про бухгалтерський облік первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Раніше в інструкціях, що втратили чинність, зазначалось, що подорожній лист виписують один на робочий день або на кілька днів, якщо водій виконує перевезення вантажів у міжміському сполученні понад одну добу. Але зараз періодичність виписування подорожніх листів законодавством не визначено, тому підприємство може їх створювати з будь якою періодичністю, це може бути: раз на день, раз на тиждень чи раз на місяць залежно від потреб в обліку.
Всі джерела інформації для вашої роботи - в новому рішенні LIGA360 PRO. Доступ до найповнішої бази законодавства, судових рішень та інструментів перевірки контрагентів. Дізнайтеся більше переваг за посиланням.
Відповідно до ст. 1086 пункту 11.3 оновленого в січні 2024 року Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів затвердженого № 578/5 від 12.04.2012 р. строк зберігання подорожніх листів становить 5 років.
На практиці в більшості випадків працівники заправляють автомобілі на автозаправних станціях, адже відповідно до ст. 15 Закону України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» № 481/95-ВР від 19.12.1995 р. зберігання пального здійснюється суб’єктами господарювання лише за наявності ліцензії. На автозаправних станціях працівнику в обмін на талон (п 3. Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України від 20.05.2008 р. N 281/171/578/155) видають касовий чек, який потім прикріплюється до подорожнього листа. У випадку, якщо працівник самостійно оплачував паливо для автомобіля чи зарядку електромобіля він має підготувати звіт про використання коштів/електронних грошей виданих на відрядження або під звіт та надати до нього касовий чек.
Подорожній лист ведеться для контролю роботи водія, транспорту та контролю списання палива чи спожитої електроенергії. В формі подорожнього листа зазвичай зазначають ті ж реквізити, що і в скасованій типовій формі з урахуванням потреб підприємства: марка автомобіля, рік випуску автомобіля, державний номер автомобіля, тип двигуна, об’єм двигуна, водій, відмітки про медичний огляд, час виїзду, час повернення, маршрут, температурні умови, показники одометра при виїзді та при повернені, пройдену відстань, вагу вантажу, марку пального, залишок в баку на момент виїзду та на момент приїзду, кількість виданого палива або кількість заправки на АЗС, фактичні витрати палива, нормативні витрати палива, тощо. На основі заповненого подорожнього листа підприємства складають акт на списання палива.
2 листопада 2023 року Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті від 10.02.1998 р. № 43 були скасовані наказом Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури від 02.11.2023 р. N 1011, тому зараз підприємство, яке має необхідність, може самостійно розробити норми списання палива для автомобілів або спожитої електроенергії, якщо на підприємстві використовуються електромобілі. Також підприємство для списання палива може користуватися Методичними рекомендаціями з нормування витрат палива, електричної енергії мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, розробленими ДП «ДержавтотрансНДІпроект», що, власне, є оновленими Нормами № 43.
Також важливо, що згідно з статтею 18 Закону України про автомобільний транспорт автомобільні перевізники зобов’язані:
- організовувати роботу водіїв транспортних засобів, режими їх праці та відпочинку відповідно до вимог законодавства України;
- здійснювати заходи, спрямовані на забезпечення безпеки дорожнього руху;
- забезпечувати виконання вимог законодавства з питань охорони праці;
- здійснювати організацію та контроль за своєчасним проходженням водіями медичного огляду, забезпечувати їх санітарно-побутовими приміщеннями й обладнанням.
Тому заповнюючи подорожній лист потрібно не забувати про режим роботи працівника та про проходження працівниками медичного огляду перед та після відправки у рейс.
Не витрачай час на пошук аналітики на різних ресурсах. Тепер усі видання LIGA ZAKON для бухгалтерів доступні у рішенні LIGA360. А ще ти можеш налаштувати свою стрічку професійних новин та обраних посилань для роботи. Замовляй LIGA360 прямо сьогодні.
Час не стоїть на місці, типові форми первинного обліку скасували, тепер мало хто заповнює документи від руки, адже введено електронний документообіг. Але, звичайно ж, скасування типової форми не відміняє необхідності створення документів, особливо якщо підприємство перебуває на загальній системі оподаткування та є платником ПДВ. Саме оформлення подорожнього листа слугуватиме підтвердженням того, що автомобіль використовувався в діяльності підприємства, тому витрати на заправку (заряджання), технічне обслуговування можуть бути підтверджені, що важливо для податковому обліку.
Марія Біленька,
старший консультант з бухгалтерського обліку KPMG в Україні
Отримай доступ до найповнішої інформаційної бази для бухгалтера прямо сьогодні! Понад 1,8 млн нормативно-правових актів й аналітики, форми та бланки для бухгалтерського обліку. Дізнайся ще більше переваг за посиланням.
