Штатний розпис: підстави для розробки, етапи й затвердження

Штатное расписание - залог соблюдения трудового законодательства

Нормативного определения штатного расписания нет. Однако ст. 64 ХКУ содержит норму о том, что предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание. Из этого следует, что организационная структура, наименования структурных подразделений, должностей (профессий) и их количество являются основой для составления штатного расписания. При этом существует и такое определение штатного расписания:

штатное расписание - это организационный документ, которым определяются перечень должностей (профессий), количество штатных единиц, размер должностных окладов, надбавок и доплат при условии, если последние предусмотрены системой оплаты труда и носят постоянный характер (например, за ранг государственного служащего, ученую степень, ученое звание, выслугу лет, работу в ночное время и т.д.).

О том, почему этот документ должно утверждать каждое предприятие, мы рассказали в материале "Обязательно ли составлять и утверждать штатное расписание" газеты № 53/2017.

Вместе с тем Минсоцполитики настаивает, что составлять штатное расписание должны также предприниматели, поскольку оно необходимо для работы с персоналом (см. письмо от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06, далее - Письмо № 5907).

Давайте выясним, для чего нам нужно штатное расписание.

Во-первых, на основании штатного расписания определяют количество кандидатов на должность и проводят их отбор для занятия вакантных должностей (их также включают в штатное расписание).

Во-вторых, штатное расписание используют для определения конкретных размеров должностных окладов (тарифных ставок) по определенной должности в случае приема новых работников на работу или при переводе на другую должность.

В-третьих, именно информацию со штатного расписания используют при оформлении приказов о приеме на работу и о переводе на другую работу.

В-четвертых, на основании данных со штатного расписания вносят записи о наименовании должности (профессии) в должностную (рабочую) инструкцию, трудовые книжки и личные карточки работников.

В-пятых, штатное расписание необходимо при составлении статистической и другой отчетности, в которой используется показатель штатной численности .

В-шестых, в штатном расписании отражают увеличение и сокращение численности. Для этого вносят изменения в штатное расписание или прописывают его в новой редакции .

Следовательно, штатное расписание является внутренним (локальным) нормативным актом предприятия, регулирующий:

· разделение труда между работниками разных структурных подразделений, профессий и должностей;

· структурный, профессиональный и численный состав работников;

· применение наименований профессий и должностей согласно Классификатору профессий ДК 003:2010, утвержденному приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 г. № 327;

· размеры должностных окладов, постоянных надбавок и доплат, определенные в соответствии с установленной системой оплаты труда, схемой должностных окладов, тарифной сеткой и положением об оплате труда.

Кто должен составлять штатное расписание

Согласно ст. 64 ХКУ, предприятие разрабатывает штатное расписание самостоятельно. Управление предприятием осуществляет собственник или уполномоченный им орган. То есть именно руководитель предприятия самостоятельно определяет порядок разработки штатного расписания, в частности:

· в какие сроки его нужно подготовить;

· кто отвечает за своевременную подготовку штатного расписания;

· на какой срок его утверждают и как часто пересматривают;

· каков порядок внесения изменений в штатное расписание.

Заметим: законодательство не предусматривает согласования штатного расписания с профсоюзом или представителями трудового коллектива. Для этого нет никаких оснований, поскольку при составлении штатного расписания используют установленную на предприятии систему оплаты труда и положение об оплате труд, предусмотренные колдоговором, либо при его отсутствии - приказом (распоряжением) по согласованию с профсоюзом или представителями трудового коллектива. Ведь формы, системы, нормы, тарифные сетки, схемы должностных окладов и условия их введения уже должны быть согласованы с профсоюзом или представителями (представителем) трудового коллектива.

Формы и системы оплаты труда, нормы труда, расценки, тарифные сетки, ставки, схемы должностных окладов, условия введения и размеры надбавок, доплат, премий, вознаграждений и прочих поощрительных, компенсационных и гарантийных выплат устанавливаются предприятиями, учреждениями, организациями самостоятельно в колдоговоре с соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным и отраслевыми (региональными) соглашениями. Если колдоговор на предприятии, в учреждении, организации не заключен, собственник или уполномоченный им орган обязан согласовать данные вопросы с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем), представляющим интересы большинства работников, а при его отсутствии - с другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.

(ч. 1 ст. 97 КЗоТ)

На практике руководитель может поручить разработку проекта штатного расписания определенному структурному подразделению (скажем, отделу кадров, отделу по организации труда или подразделению по управлению персоналом) либо финансовому отделу или отдельным работникам. На небольших предприятиях, как правило, данную работу поручают бухгалтеру, кадровику или секретарю.

Этапы разработки штатного расписания

Как правило, руководитель издает приказ (распоряжение) о разработке штатного расписания, в котором он определяет ответственное лицо, обязывает согласовать его с руководителями структурных подразделений, кадровой службой и бухгалтерией и устанавливает предельный срок разработки...