Подання нової об'єднаної звітності за І квартал 2021 р. для переважної більшості бухгалтерів стало справжнім випробуванням. Попри те, що новий Розрахунок було анонсовано як спрощений варіант подання звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ, на практиці все вийшло навпаки. Основна причина - неякісне програмне забезпечення й велика кількість технічних помилок, які не давали можливості подати Розрахунок вчасно. Можливо, подання Розрахунка за ІІ квартал цього року буде простішим (адже в ДПСУ є час вирішити питання з технічним забезпеченням процесу подання звітності), але це покаже час. Наразі ж варто звернути увагу на методологічні питання, які виникають під час заповнення окремих додатків до Розрахунка. Зрозуміло, що таких питань безліч, тому зосередимося на найпоширеніших із них.
Як відображати нарахування працівнику за листком непрацездатності, якщо дата його подання працівником припадає на один місяць, а фінансування надходить від Фонду соцстраху наступного місяця (кварталу) або із запізненням на декілька місяців?
Щоб відповісти на це запитання, розглянемо ситуацію:
працівник надав у квітні листок непрацездатності за період з 12 по 20 число цього місяця. Сума нарахованих лікарняних - 2700 грн, у т. ч. 1500 грн - за рахунок роботодавця та 1200 грн - за рахунок Фонду (надійшли в червні). Сума зарплати за квітень - 4500 грн. Оклад працівника - 9000 грн.
У цьому разі суму лікарняних має бути відображено в додатку Д1 до Розрахунку за квітень у повній сумі і враховано в базі ЄСВ цього місяця (див. зразок 1). Факт несвоєчасного фінансування Фондом суми допомоги (1200 грн), на жаль, не звільняє роботодавця-страхувальника від обов'язку своєчасної сплати суми ЄСВ, нарахованої на суму лікарняних. Відповідно до ч. 8 ст. 9 Закону № 2464 ЄСВ мало бути сплачено не пізніше ніж 20 число місяця, наступного за місяцем нарахування виплати (тобто не пізніше ніж 20 травня).
Для ПДФО та ВЗ також діє правило щодо обов'язкової їх сплати не пізніше ніж 30 календарних днів, наступних за місяцем нарахування доходу, незалежно від факту його виплати (пп. 168.1.5 ПКУ). Тому, якщо фінансування від Фонду до настання граничних строків сплати податків не надійшло, роботодавець сплачує ПДФО та ВЗ із нарахованої суми допомоги за рахунок власних коштів. Отже, ПДФО та ВЗ у цій ситуації мало бути сплачено не пізніше ніж 30 травня.
У додатку 4ДФ відображення лікарняних здійснюють так. Сума допомоги з тимчасової непрацездатності з точки зору ПКУ є заробітною платою, а тому в 4ДФ її потрібно відображати у складі зарплати за звітний місяць з ознакою доходу "101".
Додаток 4ДФ за квітень необхідно заповнити в такий спосіб (див. зразок 2):
у графі 3а - сума нарахованої зарплати, у т. ч. загальна сума нарахованих лікарняних - 7200 грн (4500 грн + 2700 грн);
у графі 3 - сума нарахованої зарплати без урахування суми допомоги, не профінансованої Фондом, тобто 6000 грн (4500 грн + 1500 грн). Оплату перших 5 днів непрацездатності роботодавець може здійснити в найближчий строк для виплати зарплати, навіть не очікуючи коштів Фонду;
у графах 4а і 4 - сума ПДФО, яка нарахована та сплачена на суму зарплати, у т. ч. на загальну суму лікарняних;
у графах 5а і 5 - сума нарахованого та сплаченого ВЗ, яка нарахована на суму зарплати, у т. ч. на загальну суму лікарняних.
На практиці іноді трапляються випадки, коли графи 4 і 5 заповнюють податкові агенти в подібних ситуаціях не в місяці нарахування доходу (не виплаченого протягом звітного місяця), а наступного місяця, тобто в місяці сплати ПДФО та ВЗ. Якщо зважати на вказану ситуацію, то графи 4 і 5 можна було б заповнити не у квітні, а у травні. Але фактично це лише додає роботи бухгалтеру під час складання додатка 4ДФ, і тому такий спосіб заповнення граф 4 і 5 не дуже поширений.
У додатку 4ДФ за червень (див. зразок 3) потрібно зазначити:
у графах 3а і 3 - суму зарплати за червень (9000 грн) та суму допомоги від Фонду, яка надійшла та виплачена в червні (1200 грн);
у графах 4а, 4, 5а і 5 - суму ПДФО та ВЗ, утриману з виплат червня. Сума ПДФО та ВЗ, нарахована й утримана із суми допомоги, фактично є переплатою, тож її може врахувати роботодавець під час сплати ПДФО та ВЗ у наступних періодах.
З фрагментами заповнення додатка 4ДФ та рештою практичних ситуація із заповненням Розрахунку читайте у статті за посиланням.
Також переглядайте публікацію "Об'єднана зарплатна звітність: актуальні запитання - відповіді. Частина ІІ".
Для доступу до професійної аналітики видання БУХГАЛТЕР&ЗАКОН, інших документів та інструментів інформаційно-правової системи ЛІГА:ЗАКОН поспішіть оформити заявку та оцініть зручність і швидкість пошуку необхідних вам матеріалів.
