Неоплачувана відпустка на час карантину від А до Я

26.03.2020, 10:21
57934

Який вид неоплачуваної відпустки надати, як погодити, оформити та відобразити в обліку відпустку без проблем — поради для бухгалтера та кадровика

Який вид неоплачуваної відпустки надати, як погодити, оформити та відобразити в обліку відпустку без проблем — поради для бухгалтера та кадровика

Здавалось би, вітчизняних роботодавців та працівників складно чимось здивувати. Непрості 90-ті, мінливі двотисячні, політичні кризи, інфляційні стрибки, недосконале законодавство, прискіпливі контролери — той, хто пройшов крізь ці вогонь і воду, сприймають життя та його виклики філософськи. Та ось громом крізь ясне небо прийшла нова криза — епідемія коронавірусу, що спричинила карантин в масштабах держави, а відповідно — й зупинку роботи величезної кількості підприємств та фізосіб-підприємців. При цьому сталася у стислі строки й для більшості як роботодавців, так і працівників безальтернативно: якісь види діяльності були напряму зупинені урядовим рішенням, інші опинилися в безвиході через мінімізацію роботи транспорту та інші обмеження. В таких умовах гостро постало питання правильного оформлення трудових відносин на період карантину. У числі найпоширеніших рішень — застосування відпустки без збереження зарплати. Тим більше, законодавці уточнили щодо неї правові норми в контексті карантину. Тим не менше, для багатьох роботодавців та працівників застосування цієї процедури, а тим більше — пов’язані з нею аспекти щодо ЄСВ та звітування, можуть виявитися пасткою в умовах відсутності роз’яснень з боку органів влади. Тому в цій статті ви знайдете усі необхідні алгоритми для застосування такої форми зупинення активної трудової діяльності.

Неоплачувана відпустка на час карантину – право чи обов’язок працівника?

Розмова про таку відпустку була б дещо іншою, якби законотворці Законом № 530-IX не доповнили оперативно ст. 26 Закону України "Про відпустки" (далі — Закон про відпустки) новою нормою. Вона звучить так: "У разі встановлення Кабінетом Міністрів України карантину відповідно до Закону України "Про захист населення від інфекційних хвороб" термін перебування у відпустці без збереження заробітної плати на період карантину не включається у загальний термін, встановлений частиною першою цієї статті".

При цьому у п. 1 розділу ІІ "Прикінцеві положення" Закону № 530-IX  передбачили: на період встановлення карантину або обмежувальних заходів, пов'язаних із поширенням коронавірусної хвороби (COVID-19) роботодавець може доручити працівникові виконувати протягом певного періоду роботу, визначену трудовим договором, вдома, а також надавати працівнику за його згодою відпустку.

Чому важлива новація, запроваджена Законом № 530-IX? Бо у загальному випадку відпустка за власний рахунок, встановлена за згодою сторін тривалістю більше, ніж 15 календарних днів, — порушення КЗпП. Тому без відповідної появи у Законі про відпустки ч. 2 ст. 26 усі роботодавці, які б перехопили край зі строком неоплачуваної відпустки (а це сталось би неодмінно, бо з 17 березня по 3 квітня — уже маємо 18 календарних днів), ризикували отримати адмінштраф за порушення трудового законодавства. А за такий проступок посадовим особам юрособи-роботодавця доводиться викладати зі своєї кишені від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП).

Однак, на жаль, законотворці не уточнили, про який саме вид відпусток йдеться у п. 1 р. ІІ "Прикінцеві положення" Закону № 530-IX. Тож, якщо прямо слідувати вимогам цього нормативу, то потрібно зробити висновок: це правило поширюється на усі види відпусток під час карантину, за виключенням тих, щодо яких діють спеціальні норми, які передбачають надання роботодавцем відпусток в обов’язковому порядку за бажанням працівника.

Отже, коли йдеться про надання відпустки працівникам на час карантину відповідно до ст. 26 Закону про відпустки, вважаємо, що таку відпустку надають за згодою сторін — працівника та роботодавця. Тож надати таку безоплатну відпустку працівникам можна лише за бажанням працівника, а не з ініціативи роботодавця. Свого часу аналогічний висновок щодо надання відповідних відпусток саме за угодою сторін робило й Мінсоцполітики у листі від 19.09.2013 р. № 416/13/116-13. Тому ми не радимо роботодавцям виступати ініціаторами надання зазначених відпусток. Працедавець, на нашу думку, може лише повідомити працівників про те, що згідно з нещодавно прийнятими змінами у законодавстві вони мають право піти в неоплачувану відпустку на період карантину. Своєю чергою працівник може прийняти на озброєння таку інформацію і побажати піти у таку відпустку. Якщо так, то працівнику потрібно своє бажання піти у безоплатну відпустку "викласти на папері", тобто повідомити про нього роботодавця письмово.

З іншого боку, зважайте: те, що працівник бажає піти у безоплату відпустку на час карантину відповідно до ст. 26 Закону про відпустки, аж ніяк не гарантує 100%-го її надання роботодавцем. Адже останній вправі як надати таку відпустку, так і відмовити у її наданні. І в разі відмови працедавця перевести трудові відносини на "карантинні рейки" слід іншим способом, скажімо через встановлення режиму надомної (дистанційної) праці, простою тощо.

Винятком буде ситуація, передбачена в Законі про відпустки для іншого виду відпустки без збереження заробітної плати на час карантину, яку надають працівникам на підставі суб'єктивного права, тобто в обов'язковому порядку, не зважаючи на бажання чи небажання цього з боку працедавця. А саме: у п. 3-1 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки передбачено: відпустка без збереження заробітної плати надається працівникові в обов'язковому порядку, якщо це матері або інша особа, зазначена у ч. 3 ст. 18 цього Закону, а відпустка потрібна для догляду за дитиною віком до 14 років на період оголошення карантину на відповідній території.

Інші особи, крім матері, які можуть претендувати на таку відпустку: батько дитини, баба, дід чи інший родич, який фактично доглядає за дитиною, або особа, яка усиновила чи взяла під опіку дитину, один із прийомних батьків чи батьків-вихователів.

Отже, у наданні такої відпустки роботодавець не може відмовити працівнику. Для того, щоб піти у таку відпустку працівнику слід написати заяву про її надання, а роботодавцю видати на його підставі відповідний розпорядчий документ. Відмовляти працівнику в наданні такої "батьківської" відпустки означає роботодавцю наражати себе на штрафи за ст. 265 КЗпП, а безпосередньому керівнику підприємства (директору чи фізособі – підприємцю) – наражатися на адміністративний штраф згідно з ч. 1 ст. 41 КпАП.

До речі, для того, аби піти у відпустку "за власний рахунок", зовсім не обов’язково відпрацьовувати 6 місяців у перший рік роботи. Адже стаж не впливає на можливість використання такої відпустки. Роботодавець надає її в з огляду на виникнення певних обставин, у зв’язку з особливим статусом співробітника або за взаємною згодою сторін, тобто за погодженням з відповідним працівником.

На який строк можна надати неоплачувану відпустку у зв’язку з карантином?

У КЗпП та Законі про відпустки щодо відпусток без збереження заробітної плати, званих у народі "за свій рахунок", передбачено зараз: у разі встановлення Кабміном карантину відповідно до Закону № 1645, час перебування у відпустці без збереження заробітної не включається у загальний 15-денний строк, встановлений для відпусток такого типу. Отже, працівнику можна надати таку безоплатну відпустку на увесь час карантину, незалежно від його тривалості.

На сьогодні карантин на усій території України встановлено постановою КМУ від 11 березня 2020 р. № 211 із 12 березня 2020 р. до 3 квітня 2020 р. Окрім того 25 березня з’явилася інформація, що уряд продовжив карантин до 24 квітня. З іншого боку, Закон № 530-IX набрав чинності 17 березня. Таким чином правомірним буде надання "карантинної" відпустки "за свій рахунок", тобто не обмеженої в часі у період з 19.03.2020 р. по 03.04.2020 р. включно, а після появи офіційного документа щодо подовження карантина — на відповідний строк.

Залишається відкритим питання, як бути з відрізком часу з 12 березня по 16 березня включно. Адже в цей час не було ще норми про "безстроковість" обговорюваної нами відпустки. Якщо не буде прямо сформульована інша позиція (роз’ясненням Мінсоцполітики чи судовою практикою), вважаємо, що цей період повинен бути оформлений відпусткою без збереження заробітної плати, тривалість якої враховується в рамках загального 15-денного строку відведеного Законом про відпустки на річний максимум відпусток без збереження зарплати. Адже закон зворотньої сили не має (крім випадків пом’якшення відповідальності), тож і застосувати заднім числом норму, яка з’явилася завдяки Закону № 530, неможливо. А ось вже з 17 березня — будь ласка — скільки завгодно в межах урядом встановленого карантину може тривати відпустка без зарплати й її строк не враховують в 15-денну річну норму для таких відпусток.

Зверніть увагу: час "карантинної" відпустки без збереження зарплати (незалежно від того — "батьківська" вона чи на загальних підставах) на врахують при подальшому обчисленні середнього заробітку для відпускних для розрахункового періоду. А все тому, що при визначенні середнього заробітку для розрахунку відпускних із розрахункового періоду обов’язково прибирають часові відрізки, протягом яких працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (п. 2 Порядку № 100).

Як оформити надання відпустки без збереження заробітної плати на час карантину?

Наголосимо ще раз і твердо: незалежно від підстав надавати безоплатні відпустки працівникам можна лише на підставі їх письмових заяв. Оскільки безоплатні відпустки на час карантину можуть бути різними, їх по-різному слід оформляти.

Так, Управління Держпраці в Миколаївській області стверджує, що в заяві мають бути зазначені:

1) причина, з якої працівник просить надати йому неоплачувану відпустку;

2) дата початку такої відпустки;

3) тривалість відпустки.

Керуючись зазначеними рекомендаціями, наведемо розроблені нами зразки заяв працівників та наказів роботодавців про надання відпусток двох типів: відповідно до п. 3-1 ст. 25 Закону про відпустки ("карантинна" відпустка працівникам, які мають дітей віком до 14 років) та відповідно до ч. 2 ст. 26 Закону про відпустки ("карантинна" відпустка, яку можуть надати усім працівникам).

 Зразок 1

Заява про надання відпустки на час карантину працівнику згідно з п. 3-1 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки

Зразок 2

Наказ про надання відпустки на час карантину згідно з п. 3-1 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки

 

 Зразок 3

Заява про надання відпустки на час карантину працівнику згідно з ч. 2 ст. 26 Закону про відпустки

 Зразок 4

 Наказ про надання відпустки на час карантину згідно з ч. 2 ст. 26 Закону про відпустки

 

Зверніть увагу! З такими формулюваннями заяв та наказів у разі продовження урядом строку дії карантину працівникам знову потрібно буде писати заяву про надання безоплатної відпустки, а роботодавцю на її підставі — видавати наказ. Але це вимушене, адже на момент написання заяви та видачі наказу сторони трудового договору знають лише про первісно встановлену дату закінчення карантину і не можуть припускати щодо його пролонгації.

Альтернативою, на нашу думку, може стати наступний механізм: у заяві та наказі про відпустку передбачають можливість автоматичного продовження "карантинної" відпустки у разі продовження урядом карантину. Це позбавить потреби повторно писати заяву і видавати наказ, тим більше, що в умовах карантину ці документи доведеться доводити до відома іншої сторони у формі фотографій чи іншим віддаленим способом. Погляньте, як, на нашу думку, слід оформити зазначені документи з урахуванням наміру на автоматичну пролонгацію відпустки.

 Зразок 5

Заява про надання відпустки на час карантину працівнику згідно з ч. 2 ст. 26 Закону про відпустки

 Зразок 6

Наказ про надання відпустки на час карантину згідно з ч. 2 ст. 26 Закону про відпустки

 

За такого оформлення заяви і наказу про відпустку залишається тільки порадити роботодавцю забезпечити належним чином додаткове інформування працівників про необхідність їм стати до роботи у зв’язку із закінченням карантину. В умовах карантину найбільш очевидним способом буде таке повідомлення телефоном з дублюванням у месенджерах та/або електронною поштою — з умовою, що працівник своєю відповіддю підтверджує ознайомлення з повідомленням.

Власне, поклавши руку на серце, слід визнати: процедуру за алгоритмом "працівник пише заяву — сканує/фотографує її — надсилає фото/сканкопію заяви роботодавцю —роботодавець видає наказ — сканує/фотографує його — надсилає фото/сканкопію наказу працівнику — працівник електронною поштою чи через погоджений месенджер письмово (текстовим повідомленням) повідомляє про ознайомлення з наказом такого-то числа та згоду з ним" більшості вітчизняних роботодавців слід було здійснити і з первісними заявами-наказами щодо "карантинних" відпусток. Адже для більшості зупинення роботи виявилось несподіванкою й у той момент мало хто думав про належне оформлення документів з кадрових питань. Багато хто обмежився погодженням такої відпустки в телефонному режимі. Але ми б не радили затягувати вирішення цього питання і відкладати його до завершення карантину. Хай краще кадровик чи керівник вже зараз пройдуться ланцюжком наведеного вище алгоритму, а паперові оригінали варіантів заяви і наказу оформлять чи дооформлять уже після завершення карантину. Головне — не забувайте вказувати вірні дати написання заяви, видачі наказу та ознайомлення працівника з ним.

Чи платити ЄСВ за час перебування працівника в неоплачуваній відпустці?

Усе залежить від двох обставин:

1) хто скористався правом на відпустку без збереження зарплати — працівник за основним місцем роботи чи сумісник;

2) тривалості такої відпустки, а саме, чи припала така відпустка на усі робочі дні місяця працівника, чи ні.

Якщо відпустку без збереження заробітної плати через карантин надано суміснику, то ЄСВ слід нараховувати і сплачувати лише виходячи із нарахованих йому сум зарплати. Жодних донарахувань ЄСВ за "мінзарплатним" правилом робити не потрібно.

Коли ж правом на таку відпустку скористався працівник за основним місцем роботи, то відповідь залежатиме від того, чи охопила така відпустка усі робочі дня місяця, чи ні.

Так, наприклад, якщо працівнику надали таку відпустку у березні 2020 року з 12.03.2020 р., то за частину березня працівнику буде нарахована заробітна плата або інші зарплатні виплати (лікарняні, відпускні тощо). Така зарплатна виплата є базою нарахування ЄСВ за звичайною ставкою 22%. Якщо ж через надану неоплачувану відпустку база нарахування ЄСВ  за основним місцем роботи працівника буде нижчою за мінімальну зарплату, то ЄСВ потрібно нарахувати за "мінзарплатним" правилом. Тобто слід розрахувати різницю між мінімальною зарплатою і фактично нарахованим роботодавцем заробітку за березень 2020 р. та донарахувати на неї ЄСВ (абз. 2 ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ).

Якщо відпустка без збереження зарплати охопить увесь місяць, нараховувати ЄСВ не потрібно. Також нараховувати і сплачувати ЄСВ не потрібно і в тому випадку, коли відпустка охопила не всі робочі дні місяця, однак працівник у цьому місяці не мав жодних нарахувань. Яскравим прикладом цьому буде ситуація, коли у березні у жінки закінчилася неоплачувана відпустка по догляду за дитиною до трирічного віку або 6 років і вона одразу пішла у відпустку без збереження заробітної плати на час каратнину.

Як відображати у Звіті з ЄСВ неоплачувану відпустку на час карантину?

У Звіті з ЄСВ перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати на час карантину не відображається у таблиці 5. Інформацію про таку відпустку слід зафіксувати лише у таблиці 6 Звіту з ЄСВ. Так, за загальним правилом, інформацію про кількість днів наданої працівнику відпустки за свій рахунок (у т. ч. на час карантину) слід відобразити у графі 14 таблиці 6 у тому ж рядку, де працівнику відображено нараховану зарплату (або іншу виплату). При цьому не важливо, охопила така неоплачувана відпустка увесь місяць чи лише його частину.

Як продовжити неоплачувану відпустку через продовження строку карантину?

У разі, якщо уряд ухвалює рішення про продовження карантину, і роботодавець не може (через заборону на відповідну діяльність чи обмеження доступу свого до території/приміщення), чи не хоче відновлювати виробничий процес, а працівник бажає продовжити відпустку без зарплати (адже пам’ятаємо, що відправити у неї волею одного роботодавця неправомірно), то маємо два варіанти.

Перший описано вище – і в заяві про надання відповідної відпустки, і у виданій на підставі такої заяви наказі зазначається можливість автоматичної пролонгації відпустки у разі ухвалення КМУ рішення про продовження карантину.

Другий – працівник пише заяву з проханням продовжити тривалість наданої відпустки без збереження зарплати до нової дати завершення карантину, а роботодавець видає наказ про таке продовження. Заява і наказ надсилаються візаві дистанційним способом, вочевидь найпоширенішим буде електронна пошта, якщо тільки хтось не захоче скористатися послугами кур’єрської доставки чи використати такі анахронічні способи для повідомлень як факс або поштові голуби. А вже після завершення карантину і відновлення нормальної роботи обидва документи, заява і наказ, з відповідними "живими" підписами ляжуть у паперовому вигляді в документацію роботодавця.

Ось і спеціалісти Управління Держпраці в Івано-Франківській області зазначали: оскільки весь період карантину може тривати кілька тижнів і за потреби може продовжуватися та запроваджуватися кілька разів протягом року, така відпустка може бути продовжена та надаватися стільки разів, скільки впродовж року буде відповідних подій.

Алла Король,

головний редактор порталу "Бухгалтер.UA"

В умовах екстренно проголошеного карантину як працівники, так і роботодавці задаються низкою питань:

  • Неоплачувана відпустка на час карантину – право чи обов’язок працівника?
    Піти у відпустку без збереження заробітної плати на час карантину — право працівника, яким він може скористатися лише за його бажанням. Якщо працівник не хоче іти в таку відпустку, відправити працівника у таку відпустку роботодавець не має права.
  • На який строк можна надати безоплату відпустку у зв’язку з карантином?
    Таку відпустку можна надати на увесь час, поки триватиме встановлений рішенням КМУ карантин. Тривалість цієї безоплатної відпустки не обмежується 15-денним строком.
  • Як оформити надання відпустки без збереження заробітної плати на час карантину?
    Працівник має написати заяву з проханням надати йому відпустку без збереження заробітної плати на час карантину, а роботодавець — видати на його підставі наказ (розпорядження).
  • Чи платити ЄСВ за час перебування працівника в неоплачуваній відпустці?
    Усе залежить від двох обставин: 1) хто скористався правом на відпустку без збереження зарплати — працівник за основним місцем роботи чи сумісник; 2) тривалості такої відпустки, а саме, чи припала така відпустка на усі робочі дні місяця працівника, чи ні.
  • Як відображати у Звіті з ЄСВ неоплачувану відпустку на час карантину?
    Інформацію про тривалість такої відпустки слід зафіксувати у таблиці 6 Звіту з ЄСВ.
  • Як продовжити неоплачувану відпустку у разі продовження строку карантину?
    Як правило, продовження такої відпустки оформляють заявою працівника та наказом. Хоча під час надання відпустки на час карантину в заяві про надання відповідної відпустки та наказі можна одразу зазначити можливість автоматичної пролонгації відпустки у разі ухвалення КМУ рішення про продовження карантину.

    В умовах екстренно проголошеного карантину як працівники, так і роботодавці задаються низкою питань:

    • Неоплачувана відпустка на час карантину – право чи обов’язок працівника?
      Піти у відпустку без збереження заробітної плати на час карантину — право працівника, яким він може скористатися лише за його бажанням. Якщо працівник не хоче іти в таку відпустку, відправити працівника у таку відпустку роботодавець не має права.
    • На який строк можна надати безоплату відпустку у зв’язку з карантином?
      Таку відпустку можна надати на увесь час, поки триватиме встановлений рішенням КМУ карантин. Тривалість цієї безоплатної відпустки не обмежується 15-денним строком.
    • Як оформити надання відпустки без збереження заробітної плати на час карантину?
      Працівник має написати заяву з проханням надати йому відпустку без збереження заробітної плати на час карантину, а роботодавець — видати на його підставі наказ (розпорядження).
    • Чи платити ЄСВ за час перебування працівника в неоплачуваній відпустці?
      Усе залежить від двох обставин: 1) хто скористався правом на відпустку без збереження зарплати — працівник за основним місцем роботи чи сумісник; 2) тривалості такої відпустки, а саме, чи припала така відпустка на усі робочі дні місяця працівника, чи ні.
    • Як відображати у Звіті з ЄСВ неоплачувану відпустку на час карантину?
      Інформацію про тривалість такої відпустки слід зафіксувати у таблиці 6 Звіту з ЄСВ.
    • Як продовжити неоплачувану відпустку у разі продовження строку карантину?
      Як правило, продовження такої відпустки оформляють заявою працівника та наказом. Хоча під час надання відпустки на час карантину в заяві про надання відповідної відпустки та наказі можна одразу зазначити можливість автоматичної пролонгації відпустки у разі ухвалення КМУ рішення про продовження карантину.