Бухгалтер обчислює кількість невикористаних днів для щорічної відпустки у двох випадках: або для розрахунку грошової компенсації за ці дні, або для надання інформації працівнику про кількість днів щорічної відпустки, якими він може скористатись. Розглянемо алгоритм цього обрахунку.
Відправною точкою для відліку права на щорічну відпустку виступає дата прийняття працівника на роботу (ч. 1 ст. 6 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР, далі – Закон про відпустки). Її вносять до наказу про прийняття на роботу, повідомлення ДПС про прийнятих працівників, Особової картки працівника. Упродовж роботи вона не змінюється, тож і старт робочого року для надання щорічної відпустки теж не зміщується.
Наприклад, якщо працівник прийняли на роботу із 13.09.2021 року, то перший робочий рік для надання щорічної відпустки – 13.09.2021– 12.09.2022.
Тому роботодавець на кожну конкретну дату може порахувати скільки днів щорічної відпустки уже заробив працівник, починаючи із дати його прийняття на роботу. Для цього потрібно знати кількість уже відпрацьованих працівником календарних днів роботи, а також тривалість щорічної (основної або додаткової) відпустки, яка гарантована працівнику Законом про відпустки або профільним законодавством для окремих категорій осіб.
В загальному випадку кожен із працівників має право щонайменше на 24 календарних дні щорічної основна відпустка за відпрацьований робочий рік. Якщо ж працівник належить до особливої категорії, для якої законом або іншим нормативним документом, або ж колдоговором, встановлена більша тривалість щорічної відпустки, то беремо саме її.
В ст. 4 ст. 6 Закону про відпустки вказано, що щорічні основна та додаткові відпустки надають працівнику з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року. Для цього і складають на початку календарного року узгоджений між роботодавцем та працівниками графік відпусток.
Однак у перший рік роботи після закінчення шести місяців безперервної роботи у роботодавця працівник набуває право на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості (ч. 5 ст. 10 Закону про відпустки). Є також певні категорії працівників (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки), які за бажання можуть отримати щорічну відпустку повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи.
Водночас зважайте, що при звільненні працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець відраховує із зарплати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року (ч. 1 ст. 22 Закону про відпустки). Алгоритм такого обрахунку віднайдете у статті «Відпускні за невідпрацьований час у разі звільнення: розрахунок, облік, оподаткування».
Усі шаблони та інструкції з кадрового обліку є у рішенні LIGA360:HR-менеджер. Замовте прямо зараз, щоб економити робочий час.
Однак перш, аніж перейти до розрахунків, треба зважати, що ст. 9 Закону про відпустки передбачає врахування до стажу роботи, який дає право на щорічну відпустку, визначених періодів роботи:
1) для щорічної основної відпустки:
– час фактичної роботи (в т. ч. на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надають відпустку;
– час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно з законодавством зберігалися місце роботи (посада) та зарплата повністю або частково (в т. ч. час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу);
– час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соцстрахуванню, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
– час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася зарплата у порядку, визначеному ст. 25 і 26 Закону про відпустки, за винятком відпустки без збереження зарплати для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку, а якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний) або якщо дитина, якій не встановлено інвалідність, хвора на тяжке перинатальне ураження нервової системи, тяжку вроджену ваду розвитку, рідкісне орфанне захворювання, онкологічне, онкогематологічне захворювання, дитячий церебральний параліч, тяжкий психічний розлад, гостре або хронічне захворювання нирок IV ступеня, – до досягнення дитиною 16-річного віку, а якщо дитині встановлено категорію "дитина з інвалідністю підгрупи А" або дитина, якій не встановлено інвалідність, отримала тяжку травму, потребує трансплантації органа, потребує паліативної допомоги – до досягнення дитиною 18-річного віку;
– час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів;
– інші періоди роботи, передбачені законодавством;
2) для щорічної додаткової відпустки:
– час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади;
– час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці;
– час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів.
Як бачимо, для зарахування до стажу роботи для щорічної основної відпустки важливо, чи зберігалося за певний проміжок місце роботи та заробіток працівника, а для щорічної додаткової відпустки – належний облік робочого часу із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці.
Зверніть увагу! Святкові та неробочі дні, які передбачені у ст. 73 КЗпП, при визначенні тривалості щорічних відпусток не враховують (ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки).
Розглянемо найбільш поширені періоди роботи, з якими можуть виникнути питання із врахування їх до стажу для щорічних основних відпусток.
- Тимчасова непрацездатність. Період, на який відкривали листок непрацездатності, враховують до стажу для надання щорічних основних відпусток. Бо за дні непрацездатності компенсують повністю або частково втрату зарплати за кошти роботодавця або Фонду соцстраху, залежно від причини непрацездатності та її тривалості.
Як розрахувати лікарняні переглядайте у статті «Розрахунок лікарняних: практичні приклади». Більше аналітики в LIGA360: Бухгалтер. Усі переваги дізнайтеся за посиланням.
- Щорічні відпустки. Вони належать до часу коли працівник фактично не працював, але за ним згідно з законодавством зберігалися місце роботи (посада) та зарплата. Тому їх не виключають із стажу для щорічної основної відпустки.
- Соціальні відпустки. Оплачувані коштом роботодавця додаткові відпустки на дітей та відпустка при народженні дитини татусям (або іншому повнолітньому родичу дитини) враховують до стажу для надання щорічних основних відпусток. Аналогічне відбувається і з відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами, яка повністю оплачується коштом Фонду соцстраху та надається на підставі листка непрацездатності. Проте, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку (в деяких випадках 6-річного віку), працівник не заробить собі стажу для надання щорічної основної відпустки. Адже цей вид відпустки не оплачується ані коштом роботодавця, ані за рахунок Фонду соцстраху.
- Відпустки без збереження зарплати. З огляду на п. 4 ч. 1ст. 9 Закону про відпустки до стажу для надання для щорічної основної відпустки повинні враховувати відпустки без збереження зарплати, які надані у порядку, визначеному ст. 25 і 26 Закону про відпустки. Тобто, неоплачувані відпустки за підставах, які перелічені в ст. 25 і 26 Закону про відпустки, будуть входити до «відпускного» стажу. Це ж стосується відпустки без збереження зарплати на час карантину.
Натомість відпустки без збереження зарплати, які надані, понад установлені терміни, аніж в ст. 25 і 26 Закону про відпустки, а також на інших підставах, встановлених законами України або підзаконними нормативними актами, не враховують до «відпускного» стажу.
- Відрядження, військова служба та інші періоди збереження середнього заробітку. Працівникам, які направлені у службове відрядження (ст. 121 КЗпП), які в робочий час виконують державні або громадські обов'язки, зокрема, прийняті (призвані) на військову службу в особливий період (ст. 119 КЗпП), проходять обов’язкове медобстеження (ст. 123 КЗпП), виступають донорами (ст. 124 КЗпП) гарантують збереження місця роботи та заробітку. Тому усі ці періоди зараховують до стажу для надання щорічної основної відпустки.
- Простій. Час простою не з вини працівника, в тому числі на період оголошення карантину, а також час простою, коли виникла виробнича ситуація, небезпечна для життя чи здоров'я працівника або для людей, які його оточують, і навколишнього природного середовища не з його вини, оплачує роботодавець (ст. 113 КЗпП). Тому цей період враховують до стажу для надання щорічної основної відпустки. Однак час простою з вини працівника не оплачують. Тож такий час виключають із вказаного стажу.
Тепер перейдемо до алгоритму обчислення кількості невикористаних днів щорічної основної відпустки.
Крок 1. Обчислити в к.дн стаж, який дає право на щорічну основну відпустку за останній відпрацьований рік (відлік стартує щороку з дати прийняття на роботу та звершується днем звільнення).
Крок 2. Обрати тривалість щорічної основної відпустки залежно від категорії, до якої відносять працівника. Переважна більшість працівників мають право на щорічну основну відпустку 24 к.дн.
Крок 3. Розрахувати кількість к.дн відпустки, які припали на останній відпрацьований рік (для тих, хто працює менше року, обчислення відразу ведуть із дати прийняття до дати звільнення) за формулою:
тривалість щорічної відпустки к.дн : 354 (355 якщо рік «високосний») к.дн. × стаж роботи за останній робочий рік к.дн. = к-ть невикористаних к.дн щорічної відпустки
Отриманий результат заокруглюємо до цілого числа за математичними правилами.
Крок 4. Визначаємо кількість невикористаних днів щорічної основної відпустки. Для цього треба від результату із кроку 3 відняти кількість уже використаних к.дн щорічної відпустки за останній рік та додати кількість к.дн невикористаної щорічної відпустки, які залишились за попередні робочі роки. Пам’ятайте, що дані про надані за відпустки за робочими роками повинні бути внесені до розділу V «Відпустки» Особової картки працівника (форма № П-2).
Продемонструємо, як працюють ці правила, на прикладі.
Приклад 1. Жінка прийнята на роботу начальником виробничого відділу з 20.03.2017 року. За період до 13.09.2021 року вона брала частину щорічної основної відпустки тривалістю 14 к.дн. за 2017-2018 робочий рік. Із 06.02.2018 року до 16.06.2018 року перебувала у відпустці у зв’язку із вагітністю та пологами, а із 17.06.2018 року до 16.06.2021 року у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років. Скільки днів щорічної основної відпустки вона може використати до кінця 2021 року?
Робочі роки для розрахунку кількості днів щорічної відпустки:
– 20.03.2017 – 19.03.2018;
– 20.03.2018 – 19.03.2019;
– 20.03.2019 – 19.03.2020;
– 20.03.2020 – 19.03.2021;
– і за час роботи із 20.03.2021 до 31.12.2021.
Крок 1. За період із 20.03.2021 до 31.12.2021 стаж роботи для надання щорічної відпустки:
12 к.дн + 30 к.дн + 28 к.дн + 28 к.дн + 31 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн = 279 к.дн.
Крок 2. Тривалість щорічної основної відпустки за робочий рік – 24 к.дн.
Крок 3. Кількість к.дн щорічної основної відпустки за період 20.03.2021 до 31.12.2021 р.:
24 к.дн : 354 к.дн х 279 к.дн = 18,92, з округленням 19 к.дн.
Крок 4. Рахуємо кількість днів щорічної основної відпустки за попередні робочі роки:
1) 20.03.2017 – 19.03.2018 – 24 к.дн, адже жодні періоди не виключали із стажу.
2) 20.03.2018 – 19.03.2019 – треба виключити період із 17.06.2018 р. до 16.06.2021 р. (відпустка по догляду за дитиною до 3-х років).
Тоді стаж для надання щорічної відпустки:
11 к.дн + 29 к.дн + 28 к.дн + 16 к.дн = 84 к.дн.
Кількість к.дн щорічної основної відпустки:
24 к.дн : 354 к.дн х 84 к.дн = 5,69, з округленням 6 к.дн.
3) 20.03.2019 – 19.03.2020 та 20.03.2020 – 19.03.2021 – права на щорічну основної відпустки не виникало, адже обидва робочі роки припали на відпустку по догляду за дитиною до 3-х років.
Крок 5. Кількість невикористаних днів щорічної відпустки за весь період роботи і до 31.12.2021 складатиме:
19 к.дн + 24 к.дн + 6 к.дн – 14 к.дн = 35 к.дн.
Приклад 2. Працівника прийнято на посаду адміністратора із 05.10.2020 року. Із 30.11.2020 року до 10.05.2021 року він перебував у відпустці без збереження зарплати у зв’язку із COVID-19 – карантином. Працівник звільняється із 20.09.2021 року. Скільки днів щорічної основної відпустки йому компенсують?
Як вже відзначалось, «карантинна» відпустка без збереження зарплати не скорочує стаж для надання щорічної основної відпустку. Тому за весь період роботи він набув право на к.дн щорічної основної відпустки.
Крок 1. За період із 05.10.2020 р. до 20.09.2021 р. стаж роботи для надання щорічної відпустки:
26 к.дн + 30 к.дн + 30к.дн + 29 к.дн + 28 к.дн + 30 к.дн + 30 к.дн + 28 к.дн + 28 к.дн + 31 к.дн + 30 к.дн + 20 к.дн = 340 к.дн.
Крок 2. Тривалість щорічної основної відпустки за робочий рік – 24 к.дн.
Крок 3. Кількість к.дн щорічної основної відпустки за період 05.10.2020 р. до 20.09.2021 р.:
24 к.дн : 354 к.дн х 340 к.дн = 23,05, з округленням 23 к.дн.
Під час надання відпусток радимо ознайомитися з публікаціями:
– «Щорічні відпустки: надаємо, оформлюємо, розраховуємо»;
– «Щорічні додаткові відпустки: кому, коли та як надають»;
– «Відпусткова кадрова документація: умови й особливості складання»;
– «Компенсація за невикористану відпустку: нюанси розрахунків й обліку»;
– «Яка відповідальність за ненадання працівникові щорічної відпустки».
Більше аналітики в LIGA360: Бухгалтер. Тут об’єднані ключові професійні видання “БУХГАЛТЕР&ЗАКОН” та “Інтербух”. Усі переваги дізнайтеся за посиланням.
