Найважче передбачити, коли ми захворіємо, і звичайно ж буває так, що працівник недужає під час відпустки. Але відпустки бувають різні, як і лікарняні можуть бути виписані з різних причин, тому давайте розберемся під час якої відпустки роботодавцю можна оплачувати працівнику лікарняний та як саме це зробити.
Які відпустки може отримати працівник
Згідно зі ст. 4 Закону України "Про відпустки" працівник, за наявності підстав, має право на наступні відпустки:
- основна та додаткова щорічна відпустка;
- відпустка у зв’язку з навчанням;
- творча відпустка та відпустка для підготовки й участі у змаганнях;
- різного роду соціальні відпустки (відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною, відпустка у зв’язку з усиновленням дитини, додаткова відпустка на дітей, відпустка при народженні дитини);
- відпустка без збереження заробітної плати.
Відчуйте силу інформації на вашому боці - з LIGA360 PRO. Експертна аналітика допоможе знайти правильний алгоритм дій для керівника, юриста, бухгалтера чи комплаєнс-офіцера. Замовте доступ за посиланням.
Коли дозволено переносити відпустку через лікарняний
Щорічна відпустка, а також додаткова відпустка на дітей, обов’язково мають бути перенесені на інший період або продовжені у випадку відкриття працівником лікарняного через власну тимчасову непрацездатність чи у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 11 та ст. 20 Закону України "Про відпустки"). Перенесення решти видів відпусток, що зазначені у списку вище, у зв’язку з відкриттям лікарняного українським законодавством не передбачено.
Звернімо увагу, що листок непрацездатності, виписаний для догляду за хворою дитиною під час щорічної відпустки чи відпустки без збереження заробітної плати, вважатиметься недійсним. Адже згідно з п. 3.15 Інструкції № 455 лікарняний не видається для догляду за хворою дитиною в період щорічної (основної та додаткової) відпусток, відпустки без збереження заробітної плати, відпустки для догляду за дитиною до 3-х років.
Згідно з ч. 6 ст. 16 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» однією з підстав для відмови в наданні допомоги по тимчасовій непрацездатності є перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням.
Але згідно з ч. 3 ст. 18 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» допомога по вагітності та пологах надається з дня виникнення права на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами під час щорічної (основної чи додаткової) відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, додаткової відпустки у зв’язку з навчанням та творчої відпустки.
Які дії у разі відкриття працівнику лікарняного під час щорічної відпустки
У випадку відкриття лікарняного під час щорічної відпустки, працівник повинен повідомити роботодавця, написавши заяву, в якій він зазначить, що продовжить свою відпустку після закінчення періоду непрацездатності або хоче перенести відпустку на інший період, а роботодавець зобов’язаний його вимогу виконати. Водночас відпустка не може бути перенесена на термін більше ніж 12 місяців після закінчення робочого року, за який надано відпустку (ст. 11, ст. 12 та ст. 20 Закону України "Про відпустки").
Зі свого боку роботодавець здійснює нарахування допомоги у зв’язку з втратою працездатності, якщо листок непрацездатності має статус «готовий до сплати (виданий)». Зазвичай цей статус листок непрацездатності набуває через сім днів після дати його закриття (п. 3 Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності). Переглянути статус листка непрацездатності як роботодавцю, так і працівнику можна на порталі Пенсійного фонду України. Тимчасово у період воєнного стану та три місяці після, якщо у лікаря, який видаватиме листок непрацездатності, не буде можливості видати його в електронному вигляді, він може виписати листок непрацездатності у паперовому вигляді, а роботодавець може прийняти його в роботу (п. 6 Наказу №1066).
Як зазначено у ст. 24 та ст. 30 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», роботодавець має призначити допомогу по тимчасовій непрацездатності не пізніше 10 робочих днів з дня, коли лікарняний матиме статус виданий, а для призначення допомоги по вагітності та пологам – не пізніше трьох днів з дня видачі листка непрацездатності. Для цього роботодавець оформляє рішення про призначення або відмову у призначенні такої страхової виплати.
Тож, якщо рішення про призначення страхової виплати роботодавцем прийнято, але він, керуючись ст. 115 Кодексу законів про працю України та ст. 21 Закону України "Про відпустки", уже виплатив працівнику середню заробітну плати за весь час щорічної відпустки, тоді як діяти в такому випадку? Все досить просто, відпускні за календарні дні лікарняного сторнуються, далі нараховуються лікарняні за календарні дні, зазначені в листку непрацездатності, та донараховуються відпускні за період перенесеної відпустки.
Де читати про трудові зміни в умовах воєнного стану? У рішенні LIGA360:HR. Особливості дистанційної роботи, найму і звільнення працівників, бронювання й війського обліку та інші актуальні питання. Замовте LIGA360 - дізнавайтеся першими про найважливіше.
Коригування податкової звітності
Коригування відпускних в Додатку 1 Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, відповідно до розділу IV Порядку №4 здійснюється в місяці нарахування лікарняних за допомогою зазначення рядка з від’ємним значенням відпускних (графа 9, код типу нарахувань 10) та додавання рядка з лікарняними (графа 8, зазначається код застрахованої особи в залежності від типу лікарняного та категорії застрахованої, згідно з Додатком 1 до Порядку №4).
Додаток 4 Податкового розрахунку за попередні періоди також в такому випадку не коригується, заробітну плату зазначають в поточному періоді з кодом 101 з урахуванням здійснених коригувань відпустки та лікарняних, адже сума тимчасової непрацездатності в ПКУ прирівняна до заробітної плати. Сума ж допомоги по вагітності та пологам зазначається окремим рядком з кодом 128 (Додаток 2 до Порядку №4).
Допомога по тимчасовій непрацездатності для працівника-резидента Дія.Сіті відображається в додатку 4 з кодом 127 (ЗІР 103.25).
Як швидко аналізувати великі масиви законодавчої інформації? З рішенням LIGA360 PRO. Легко знайдіть пов'язану аналітику, НПА, судову практику для будь-якого документа. Більше переваг за посиланням.
Як здійснити розрахунок страхової виплати
Сам же розрахунок страхової виплати здійснюється за наступним алгоритмом:
СВ = ЗПср х СТ% х ДНтн, де:
СВ – сума страхової виплати по лікарняним;
СТ% – відсоток страхового стажу (ст. 17 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»):
- 50% — страховий стаж менше 3-х років;
- 60% — страховий стаж від 3-х до 5-ти років;
- 70% — страховий стаж від 5-ти до 8-ми років;
- 100% — страховий стаж більше 8-ми років;
- або незалежно від страхового стажу: чорнобильцям, постраждалим учасникам Революції Гідності, членам сімей загиблих ветеранів війни або загиблих Захисників і Захисниць України, донорам крові, працівникам або гіг-спеціалістам резидента Дія.Сіті;
ДНтн – кількість днів тимчасової непрацездатності, за які нараховується виплата;
ЗПср – середня заробітна плата, яка розраховується за формулою: ЗПср = ЗП/(ДНкл-ДНпп), де:
ЗП – заробітна плата за період 12 місяців, що передують настанню страхового випадку. У випадку, якщо працівник відпрацював менше 12 місяців, береться заробітна плата за фактично відпрацьовані місяці з першого числа. А якщо менше місяця, тоді береться заробітна плата за фактично відпрацьовані дні (п.п. 25-27 Порядку №1266);
ДНкд – кількість календарних днів у періоді, за який береться заробітна плата;
ДНнп – кількість календарних днів, які не відпрацьовані з поважних причин у періоді, за який береться заробітна плата. До таких днів належать: тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку та 6-річного віку за медичним висновком, відпустка без збереження заробітної плати, призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією російської федерації проти України, період, протягом якого працівник проходив строкову військову службу, військову службу за призовом і за ним не зберігався середній заробіток (п. 3 Порядку №1266).
У випадку, якщо працівнику не нараховувалася заробітна плата у всі 12 місяців, що передують настанню страхового випадку (наприклад, коли працівниця була у відпустці по догляду за дитиною до трьох років), тоді середня заробітна плата розраховується за наступною формулою (п. 28 Порядку №1266):
ЗПср = ЗПо/30,44,
де ЗПо – оклад працівника встановлений на дату настання страхового випадку.
Водночас потрібно не забувати про правило, що середньоденна заробітна плата не може перевищувати максимальну величину бази нарахування єдиного внеску з розрахунку на один календарний день, яка розраховується за наступною формулою (п.4 Порядку №1266):
ЗПср = ЗПєсв/30,44,
де ЗПєсв – максимальна база нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, для резидента Дія.Сіті — це мінімальна заробітна плата.
Якщо ми розраховуємо допомогу по вагітності та пологам, то вона не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (ч. 2 ст. 19 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»):
ЗПср = ЗПмін/30,44,
де ЗПмін – мінімальна заробітна плата, встановлена на час настання страхового випадку.
У разі, коли у працівника протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку страховий стаж становить менше 6 місяців, то допомога по тимчасовій непрацездатності нараховується не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної зарплати, встановленої на час настання страхового випадку, а допомога по вагітності та пологах — не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (ст. 4 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).
Чи будуть ПДФО, ЄСВ і військовий збір
Відповідно до п. 1 та п. 4 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ на суми допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами здійснюється нарахування ЄСВ. У більшості випадків ставка єдиного внеску становить 22% та для осіб з інвалідністю ця ставка становить 8,41% (ч. 5 та ч. 13 ст. 8 Закону про ЄСВ).
Суми допомоги по вагітності та пологах не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу в цілях нарахування ПДФО на підставі пп. 165.1.1 ПКУ. Також такі виплати на підставі пп. 1.7 п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ не оподатковується військовим збором.
Що стосується допомоги по тимчасовій втраті непрацездатності у зв’язку з захворюванням працівника, то вона, згідно з ПКУ, прирівнюється до заробітної плати. Тому лікарняні у зв’язку з хворобою працівника оподатковуються ПДФО за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 1,5%. До цієї виплати також застосовується податкова соціальна пільга у випадках, передбачених ст. 169 ПКУ.
Особливості оплати лікарняних та її виплати
Нагадаємо, що оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності у випадку захворювання самого працівника здійснюється за рахунок коштів роботодавця, а з шостого дня виплата здійснюється за рахунок коштів Пенсійного фонду України. А у випадку тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами виплата здійснюється повністю за рахунок Пенсійного фонду України (ст. 15 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).
Перші п’ять днів тимчасової непрацездатності оплачуються в найближчу виплату заробітної плати після видачі лікарняного листка зі статусом «готовий до сплати» (Порядок №440). Далі протягом п’яти робочих днів з дати прийняття рішення про призначення лікарняних роботодавець подає через портал Пенсійного фонду заяву-розрахунок (п. 2 Порядку №12). В заяві-розрахунку заповнюються реквізити роботодавця, його рахунок для страхових виплат, дані про листок непрацездатності та суми, які мають бути відшкодовані. Після перевірки Пенсійним фондом заяви-розрахунку страхова виплата надсилається на банківський рахунок для страхових виплат роботодавця, який був вказаний в заяві-розрахунку впродовж трьох банківських днів. Далі роботодавець повинен перерахувати отриману допомогу по тимчасовій непрацездатності або по вагітності та пологам під час найближчої виплати зарплати.
Водночас не забуваємо, що згідно з Порядком № 291 під час виплати допомоги роботодавець має обов’язково сплатити ЄСВ, а також у випадку виплати лікарняних у зв’язку з тимчасовою втратою непрацездатності ще й ПДФО та військовий збір.
Після проведення виплат за рахунок коштів Пенсійного фонду України страхувальник надсилає повідомлення про проведення виплат. Таке повідомлення подається впродовж одного місяця з дня виплати через портал Пенсійного фонду України (Порядок №12).
Біленька Марія,
старша консультантка з бухгалтерського обліку KPMG в Україні
Усі зміни в оплаті праці, кадровому та військовому обліку в 2024 році відстежуйте в LIGA360. Слідкуйте за розілом "Персонал" - отримуйте інформацію про зміни законодавства, оплати лікарняних та оподаткування заробітної плати. Замовте свою LIGA360 прямо сьогодні.
